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サービスオフィスとは? レンタルオフィスやシェアオフィスとの違いも解説

コラムCOLUMN

2020.04.05 サービスオフィスとは? レンタルオフィスやシェアオフィスとの違いも解説

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通信インフラが整備された現代において、働き方が多様化し、会社員はオフィスに毎日通勤しなくても業務ができるようになりました。フリーランスや個人事業主、ベンチャー企業だけでなく、大企業の会社員にもテレワークが浸透していく中、オフィスの在り方が変わろうとしています。一人ひとりが存分に能力を発揮して、快適に働くためには、今後どのようなオフィス環境が望まれるのでしょうか。

近年注目されているオフィススタイルのひとつに「サービスオフィス」があります。今回は、サービスオフィスの特徴と、レンタルオフィスやシェアオフィスなど他のオフィススタイルとの違いについて解説していきます。

INDEX

サービスオフィスとは?

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そもそもオフィスを構えるには、物件のオーナーと賃貸契約を交わし、必要に応じて内装工事を行い、さらにデスク、チェア、キャビネットなどのオフィス家具・OA機器・設備・通信環境を整えなければならず、時間とコストがかかります。しかし事業規模が小さい個人事業主や少人数精鋭のベンチャー企業などは、少しでも利益を上げるために、オフィスにかかるコストと時間をできるだけ抑えたいものです。

そういった観点から考えると、一からオフィスを立ち上げるのではなく、ビジネスに必要な設備や環境を一通り調えた賃貸オフィスの一室を借りるという選択肢も出てきます。賃貸オフィスは、地方・海外企業の拠点づくりのほか、大手企業が働き方改革の一環として通勤・移動時間の短縮や、テレワークを目的とした分室(サテライトオフィス)、被災した際に本社機能をもたせるバックアップオフィスに利用することもあるようです。

そんな賃貸オフィスのひとつに「サービスオフィス」があります。

サービスオフィスは賃貸オフィスのビルの中に、セキュリティが確保された執務用の個室をいくつも構えており、利用希望者は部屋ごとに契約をして、月々の賃料を支払います。また、そのような“場所貸し”だけでなく、会議室やラウンジなどの共有スペースのほか、コンシェルジュサービス、人材交流、事業のサポートなどといったオプションサービスを提供しています。オフィス内に入居するテナント同士の交流が生まれるため、人脈の幅が広がり、新たなビジネスチャンスを生むきっかけをつくることができる新しいオフィススタイルとして注目されているのです。

例えば野村不動産が展開するサービス付スモールオフィス 「H¹O(エイチワンオー)」もその一つです。

サービスオフィスの特徴(メリット・デメリット)

運営会社によっても細かな内容は異なりますが、ここでは一般的なサービスオフィスの特徴としてメリット・デメリットをそれぞれ見ていきます。

メリット

・費用を抑えることができる

内装やセキュリティシステム構築に悩むことなく、設備、通信環境が整ったオフィスをすぐに利用できるのは、サービスオフィス最大のメリットです。初回契約時に入会金やクリーニング代などの支払いがある場合もありますが、通常の物件を賃貸する際に発生する敷金、内装工事費、設備投資費などと比べると初期費用を抑えることができ、すぐにオフィスとして利用することができます。

特に都心や繁華街付近で物件を借りようとすると賃貸料が高く、潤沢な費用が確保できる企業以外は何かを妥協しなくてはいけません。しかし、サービスオフィスの多くは、利便性が高い場所に設けられており、ラウンジや会議室はシェアして利用するため、賃貸面積を縮小することが可能な為結果的に月々のランニングコストを相場よりも抑えつつ、営業効率を上げることができると考えられます。

また、サービスオフィスの共有スペースには受付、共有ラウンジ、会議室などビジネスに必要な機能・サービスを備えています。そのため来訪者に対して大手企業の受付のようなきめ細やかな接客を提供されるため、取引先に良い印象を与えることができます。運営会社によっては利用するサービスを選択できる契約もあるので、事業規模やスタイルに合わせて必要なサービスを選びましょう。

・ビジネスの質を上げるサービス提供

サービスオフィスは基本プランだけでも十分充実していますが、痒いところに手が届くようなサービス提供によって、利用者はビジネスに集中できます。例えばフロントに受付スタッフが常駐しているオフィスでは、利用者宛ての郵便物や宅配便の受け取り、来客者の対応などを行ってくれます。通常ならば受付用のスタッフ雇用・育成など手間とコストをかけなければいけない事務関連を代行してくれるため、人手が足りない企業にとってはとても助かるサービスといえます。

運営会社ごとに提供している多様なサービスの一例を挙げると以下の通りになります。

・受付対応
・電話対応
・郵便受取対応
・不在時の宅配物対応
・秘書代行
・会議運営サポート
・文書・資料 整理・作成
・ITサービス
・清掃
・フード提供
・イベントスペース利用
・テナント交流会
・セミナー開催
・ビジネスマッチング など

・事業拡大に合わせた柔軟なスペース拡大

賃貸オフィスとは異なり、サービスオフィスでは契約内容を変更するだけで(空いているスペースがあれば)利用スペースの拡大・縮小を対応することが可能です。事業拡大による常時拡大、臨時スタッフの増員における一時的なワークスペースの追加など、柔軟に対応できるのは、サービスオフィスならではの魅力です。

・高度なセキュリティが担保できる

上質なサービスを提供するサービスオフィスでは、セキュリティ対策が施され、入退室時のICカード認証(更にランクが上がると生体認証等の最新システムを導入)の導入など、セキュリティ面でもより高い安心感を得ることができるのも特徴のひとつです。

デメリット

・利用用途・業種が限られる

サービスオフィスの貸室内は自分好み、または事業に合わせて好き勝手に改装したり、家具を入れ替えたりすることはできない物件もあります。大きな特殊機材を持ち込みたい場合や、商品や販促グッズなどの在庫スペースを確保しないといけない場合は、別途スペースを確保しないと難しいようです。B to C向けの店舗としての利用や、音が発生する生産工場の様な使い方などもNGとなります。

・共有Wi-Fiで通信速度が遅くなることも

サービスオフィスでの通信は無線LANを共有するのが一般的です。プライベートスペースは個別の有線LANが用意されているケースもありますが、共有部分の会議室やラウンジスペースなど多くの人が出入りするため、スピードが遅くなってしまう可能性も考えられます。海外との会議など、接続が不安定な状態で行うのはストレスになるため、接続スピードが重視される仕事では事前に確認するか、個別で対応する必要があります。

レンタルオフィスとの違い

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レンタルオフィスは月々の使用料を支払って、専用個室を業務に利用する点では、サービスオフィスと同じといえます。しかしレンタルオフィスでは無人運営で必要最低限のビジネス環境が備えられていることが多いのに対して、サービスオフィスはラグジュアリー感を重視しているものも多く、受けられるサービスも多様です。

ランニングコストをかけずにオフィスを借りたい人はレンタルオフィス、オフィスクオリティを保ちつつ、業務サポートを必要とする人はサービスオフィスを選ぶと良いでしょう。

ここからご紹介していく各オフィスの特徴を表にまとめてみました。

各オフィスブランドによって特徴や機能は様々なので上記は全てのオフィスに当てはまるとは言えませんが、このようなサービスが提供されている場合が多くなっています。

シェアオフィスとの違い

シェアオフィスは、オープンな空間で席がフリーアドレス制になっており、複数の利用者でシェアして利用するタイプのオフィスです。運営会社によっては個別のブース席や個室を用意しているところもありますが、サービスオフィスやレンタルオフィスのように個別契約できる占有スペースは基本的にありません。占有スペースがない分、多くの人が利用できるため、利用料はサービスオフィスと比べるとリーズナブルです。基本的な設備が整っているため、個人が使う仕事場としては最低限必要なものは揃っている環境です。

ただ、シェアオフィスは人の出入りが激しく、特に会員以外の人でも一時利用ができる施設では、セキュリティに注意が必要です。フリーアドレス制なので無線LANを共有しますが、ネットワークセキュリティが気になる業種、通信量が多くネットワークスピードが気になる業種には向いていない場合があります。企業としてセキュリティの高いオフィスでの作業が必要な場合はサービスオフィスがおすすめです。

バーチャルオフィスとの違い

バーチャルオフィスとは、「バーチャル=仮想」の事務所なので、実際に業務を行うオフィスというよりは、法人登記用に住所・電話番などの情報の取得を目的としています。作業は自宅でできるけれども自宅住所を法人登記したくない、自宅をホームページや名刺で公表したくない人などが多く利用しています。

会社のブランド力を上げようと、都心の住所を登記したいと考えている人にとって、実際の事務所を借りるよりも初期費用を抑え、住所だけを借りることができるので便利です。しかし、士業や人材派遣業、職業紹介業、建設業、探偵業、不動産業、リサイクル業・中古販売業は、実際の事務所ないと開業できないため、必然的にバーチャルオフィスは利用できません。

中にはシェアオフィス、レンタルオフィスなどと一緒にバーチャルオフィスを提供している運営会社があり、バーチャルオフィスを契約しても、事務所内の会議室を利用できるなどオプションサービスが付く場合もあるので確認しましょう。

コワーキングスペースとの違い

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シェアオフィスと運営形態が似ているのが、コワーキングスペースです。基本的にフリーアドレス制のオープンな空間で、会議室や個別に契約できるブース席が設けられているところもあります。

“共同”を意味するCoがついた「Co-Working(コワーキング)スペース」は、直訳すると「共同で仕事をする場所」です。つまり、業務に集中するシェアオフィスよりも、利用者同士が交流を図り、ビジネスに活きるようなコミュニティを形成できる性格をもっています。テナント同士での交流機会があるサービスオフィスと少し似ていますが、スペースの特性上、より多くの人が出入りできるため、企業や事業の規模に関わらず、幅広い人脈を築くことができるといえるでしょう。

インキュベーションオフィスとの違い

インキュベーションオフィスは簡単にいうと、起業家をサポートするためのレンタルオフィスです。“孵化(インキュベートincubate)する前”の起業家たちを支援するべく、その多くは国や自治体などの公的機関、もしくは公的機関から委託された民間企業が運営している場合が多くなっています。

インキュベーションオフィスを利用するには“起業前であること”が条件です。また、入居には各運営団体による審査を通過する必要があります。利用期間中は提携する起業コンサルティング、司法書士、行政書士といった専門家に相談でき、起業のためのアドバイスを受けることができます。

中には、将来見込みのある事業への投資を目的に、金融機関やその関連会社が運営しているオフィスもあります。事業計画書やビジネスアイディアを審査され、入居中は経営に関するアドバイスや起業家同士の交流のほか、投資元のベンチャーキャピタルから顧客紹介をされるなど金融機関ならではのサポート体制が用意されています。

起業して軌道に乗れば、数年以内に事務所を移転する決まりがあるオフィスもあります。単なる場所貸しだけではなく、利用期間が限定的で、利用目的が明確な点ではサービスオフィスや他のオフィスとは一線を画しているといえるでしょう。

サービスオフィス「H¹O(エイチワンオー)」の特徴

H¹Oでは働く人が生き生きとモチベーション高く働ける環境を提供しています。

(1)きめ細やかな配慮が行き届いたサービス
有人受付による来客対応や、遮音性の高い個室、全室個別空調付き、かつIoT技術を用いた貸室内の空調・照明の遠隔操作、センサリングによる共用部の混雑状況の「見える化」など、快適性・利便性にこだわったきめ細やかなサービスを提供しています。

(2)賃貸スペースの効率化(充実した共用部)
H¹Oではビジネスに必要とされる受付機能、会議室、リフレッシュ・スペースなどを入居者でシェアすることで、貸室スペースの効率化を実現しています。

(3)オフィスコストの削減
H¹Oは従来オフィスと比べ、初期コスト及びランニングコストを削減することが可能です。初期コストにおいては、受付、共有ラウンジ、会議室等を共用部に設置することで、従来オフィスに比べ、内装費やセキュリティー工事費を抑えることができます。また、ランニングコストについても、貸室スペースの効率化による月額賃料の圧縮のみならず、施設内に複合機、シュレッダー、コーヒーサーバー、ウォーターサーバー等が完備しているため、それに掛かる維持コストを圧縮することができます。

H¹Oは、今後も更なる利便性の向上を実現すべく、進化を続けるこれからの時代のサービスオフィスです。

▼H¹Oの入居者インタビューはこちら

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サービスオフィス「H¹O」他社比較表

まとめ

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オフィスにはそれぞれ特色があるので、個人事業主やベンチャー企業は事業規模、ワークスタイルによって選ぶと良いでしょう。経営状況によってすぐにワークスペースを変更できるのも、サービスオフィスの大きな利点です。

本社を持つ企業はサービスオフィスを分室として利用すると、働き方改革推進に一役を買うほか、地方・海外企業にとっては、新たな拠点づくりに対するハードルが低くなり、フットワークを軽く地方の市場を開拓することができます。従業員にとっても、オプションサービスで事務作業の負担を減らすことができ、本社で業務をするのと同じように仕事に集中できると考えられます。

サービス付スモールオフィス「H¹O(エイチワンオー)」はBCP対策としてのサテライトオフィスや大企業のプロジェクトベースでの利用、働き方改革のためのオフィス縮小など、様々なニーズでご利用いただいております。まずはHPからお気軽にお問い合わせください。

■サービス付スモールオフィス「H¹O(エイチワンオー)」
https://h1o-web.com/

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