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2020.04.15 企業がペーパーレス化を進めるメリット・デメリット

仕事をしていると、実に多くの紙媒体を扱っていることに気がつくはずです。「書類を保管するための場所がない」、「必要な資料がすぐに探せない」、「無駄な資料が多すぎる」といった書類に関する仕事上のさまざまな課題を解決するために、ペーパーレス化に取り組んでいる企業も少なくありません。では、実際にペーパーレス化を進めることによって、日々の仕事はどのように変化していくのでしょうか。

今回は、ペーパーレスのメリットとデメリット、その進め方について詳しく解説していきます。

ペーパーレス化を進める必要性

見積書や契約書、報告書、企画書、請求書、会議のレジュメなど、仕事で扱う書類の種類は多岐にわたります。しかも、ITが発達した現代でも多くの企業ではその大半がいまだに紙媒体で、印刷コストや保管場所の確保といったさまざまな課題を抱えている企業も少なくありません。こうした課題を解決するための取り組みとして注目されているのが「ペーパーレス化」です。

ペーパーレス化というのはその名の通り、紙を減らしていく取り組みのことで、これまで印刷していたさまざまな紙の書類を、電子化・データ化させてネットワーク上で活用することを意味しています。ペーパーレス化には多くのメリットがあることから、政府も企業のペーパーレス化を推進しています。

例えば、起業が扱う文書というのは「電子帳簿保存法」や「e-文書法」といった法律によって、その運用方法が決められていますが、2016年1月からはすべての契約書や領収書の電子保存が可能になったり、2017年1月からは領収書や請求書をスマートフォンや携帯電話のカメラで撮影して電子化することが認められるようになったりと、法改正によってペーパーレス化を後押ししているのです。

企業におけるペーパーレス化のメリット

仕事で扱うさまざまな書類を電子化・データ化して保存する「ペーパーレス化」は、企業にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。ペーパーレス化の主なメリットについて詳しく見ていきましょう。

コスト削減

仕事で扱う大量の書類を紙媒体で扱う場合、紙や印刷のコストが発生します。また、印刷したものを適性に管理するためには保管のためのコストもかかります。ペーパーレス化によってさまざまな書類を電子化・データ化することによって、こうしたコストを大幅に削減することができるのです。

検索性の向上

紙の資料はその数が増えれば増えるほど、探すのに時間がかかってしまいます。一方、データ化された資料であれば、検索性が向上するため必要なときに必要な書類を簡単に閲覧することが可能です。

セキュリティの向上

印刷された資料を保管する場合、紛失や盗難などの危険性が伴います。また、誰がいつどの資料を閲覧したのかを管理することも容易ではありません。その点、電子化された情報であれば、パスワードを設定することで第三者に閲覧されるリスクを軽減したり、ログ管理によって資料を誰がいつ閲覧したのかを把握したり、閲覧できる人を制限したりすることが可能です。

企業におけるペーパーレス化のデメリット

ペーパーレス化には多くのメリットがありますが、実際にペーパーレス化に取り組む場合には、デメリットについても正しく理解しておくことが大切です。では、具体的にどのようなデメリットがあるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

導入コストがかかる

ペーパーレス化をするためには、パソコンはもちろんタブレット端末などがあった方が利便性が高く、導入のためのコストがかかるというデメリットがあります。

データ化できない書類もある

業務によっては書面で交付することが義務付けられている書類もあるため、必ずしもすべての書類をデータ化できるとは限りません。ペーパーレス化を進める場合には、あらかじめどこまでデータ化が可能なのかを、きちんと把握しておくことが大切です。

オペレーションを変える必要がある

これまで紙で扱っていた書類をデータ化するということは、基本的なオペレーションが変更になるため、社内での勉強会など新オペレーションに慣れるための工夫が求められます。

システム・ネットワークの影響を受ける

電子化・データ化するということは、書類はシステム上で管理するということになるため、停電やシステム障害などが発生した場合に、その影響を受けてしまうリスクもあります。

企業でペーパーレス化を実現する方法

では、ペーパーレス化を実現するためにはどうしたら良いのでしょうか。そのポイントを詳しく見ていきましょう。

一部の書類から段階的に進める

いきなり全ての書類を電子化・データ化しようと思うと、混乱が生じてしまいます。ペーパーレス化を浸透させるためには、まずは会議書類、社内回覧など電子化する書類を一部に限定し、そこから段階的に進めていくのが理想的です。

併用する時期を設ける

これまで紙の書類だったものを電子化することで、どのような弊害が生じるのかは実際にやってみないことにはわかりません。そのため、ペーパーレス化を始める際には、紙の書類とデータの書類とを併用する期間を設けることも混乱を避ける意味では効果的でしょう。

タブレットを導入する

書類をデータ化するメリットは、手軽に見ることができるという点です。そのメリットを最大限に活かすためにも、パソコンよりも手軽で持ち運びしやすいタブレット端末を導入することをおすすめします。

政府が推進するペーパーレス化は、企業にも多くのメリットがあります。あなたの会社でも取り組んでみませんか。

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