時代が求める職場環境へ！ オフィスをリニューアルするメリットと注意点

■オフィスをリニューアルする目的

オフィスをリニューアルする目的にはさまざまなものがありますが、ここでは代表的な例を紹介します。

〇社内外に対してのアピール
リニューアルすることにより、新しい設備を備えたキレイなオフィスへと生まれ変わります。

居心地が良くキレイなオフィスでは社員のモチベーションが向上し、会社への愛着や帰属意識も高まるでしょう。近年において「快適な環境で働けるオフィス」は優秀な人材を集める際に強力なアピールポイントとなります。また、社外に対しても信用力が上がり、自社のブランディング力を高めることも可能です。
このように社内外を問わず、魅力的な企業であることをアピールできます。

〇会社の現状に合わせた合理的なオフィスづくり
事業規模の拡大によって人員を増大し、オフィス空間を適正化するためにレイアウト変更を行うといったケースもあり、仕事の生産性向上といった効果が期待できます。

さらに、仕事をする環境を改善し、働きやすい職場づくりの取り組みをすると、ウェルビーイング(幸福)な働き方を実現できます。
少子高齢化が進む中、企業の採用難が高まっていますが、これからの時代は「ただ働く」というだけでは多様な人材は集まりません。「幸せな働き方」ができる企業に人が集まりやすいといえます。
また、社員の人数や売上規模に適したオフィスに移転することにより、賃料や光熱費などのランニングコストを下げられる場合もあります。

■オフィスのリニューアルで期待できる効果

〇コミュニケーションの活性化
レイアウトの変更によりコミュニケーションを活性化できることがあります。

近年ではコミュニケーションが気軽に取れるオフィスが注目されています。たとえば、固定席ではなくフリーアドレス用の座席運用に変更する、オシャレなカフェスペースやミーティングルームで仕事ができるなど、自由な働き方ができるオフィスがよいでしょう。
自宅のリビングにいるような感覚で仕事ができるオフィスもあります。木目調の内装や観葉植物を置いた緑豊かな空間は、リラックスできる雰囲気をつくりあげ、社員同士での会話も楽しめます。

〇セキュリティの強化
情報漏洩や従業員の心理的安全性の確保の観点でも、セキュリティの強化は特に必要な施策といえます。

オフィスのセキュリティ対策が不十分だと簡単に不審者が侵入してしまい、社員が危険に遭うリスクが高い状況です。社員への直接的な危害だけでなく、空き巣などの窃盗被害もないとはいえません。
また、情報漏洩を防ぐためにネットワークシステムを強化することも必要です。万が一、企業から外部へと情報を流出させてしまった場合は、取引先や顧客から信用を失うだけでなく、法律により罰せられることもあり得ます。

〇IoTの導入
IoT もオフィスをリニューアルする際には導入したいところです。IoTとは「Internet of Things」の略称で、「モノのインターネット」と訳されており、インターネットとつながるセンサーと通信機能を持った機器やシステムのことを指します。

近年では働き方改革の一環として、新しいワークスタイルが注目されています。たとえばセンサーを利用して会議室や打合せスペースなどの利用状況をリアルタイムで確認できます。予約状況と実際の空き状態がわかるため、無駄な未使用が減り業務の効率化を改善できるでしょう。
オフィス内では座席ごとの在席情報を検知して、在席している時間帯をカウントすることも可能です。固定席を減らしてフリーアドレスを増やせば、オフィス空間をより効率良く利用できるためコストカットにも役立ちます。

■オフィスをリニューアルする際の注意点

オフィスをリニューアルするとたくさんのプラス効果も得られますが、気を付けたい点もいくつかあります。

〇予算を設定しておく
オフィスをリニューアルする際には、予算を設定しておくことが重要です。
一般的なオフィスの場合、内装工事費用の目安は1坪10万円程度となります。たとえば30坪のオフィスの場合、必要な改装費用は約300万円です。しかし、デザイン性を高める場合はさらに予算を増やす必要があるでしょう。追加費用が発生する場合も考慮して、工事費用を用意しておくのが賢明です。

〇どこまで施工できるのか
賃貸オフィスの改装は工事できる範囲が決められているため、どこまで施工できるのかを事前に不動産管理会社やオーナーに確認しなければなりません。
柱や壁など主要構造部については、建築基準法上の規定により工事ができない箇所があります。共用部分も基本的には改装できないことが多いようです。施工可能な部分を事前にビルのオーナーや管理会社に確かめてからレイアウトづくりに着手しましょう。

〇消防法を遵守する
多くの人が集まるオフィスでは火災が起きたときに被害を最小限に止めるため、消防法を遵守しなければなりません。たとえば防炎規制により、じゅうたんやカーテン等については燃えにくい防炎品を使用することになります(オフィスの場合、高さ31メートル以上の高層建築物が対象)。
また、火災報知器やスプリンクラーなどの設置も必要です。コンロ、ボイラー等の火気設備にも規制がかかります。

〇社員の意見を参考にする
快適なオフィス環境にするには、社員の意見を参考にすることも欠かせません。アンケートを実施して社員の希望を知るのもよいでしょう。たとえば、「休憩するスペースが欲しい」「ドリンクコーナーを設置してほしい」など、さまざまな意見を参考にします。働く人のモチベーションをアップできるような環境づくりが大切です。

〇目的を明確にしておく
オフィスをリニューアルする目的を明確にしておくことも重要です。目的をしっかり定めることにより、どのポイントを重点的にリニューアルすればよいのか判断しやすくなります。たとえば、社員がリラックスできる環境づくりが目的ならば、木の素材や植物などを取り入れ自然を感じられる内装にするのもよいでしょう。リニューアルすることにより、社員が幸福感を受けながら働けるオフィス環境を実現できます。

■オフィスのリニューアルには働く人の意見も反映させよう

近年、働く場所の環境を大切にする考え方が世間的に浸透しつつあります。H¹O（エイチワンオー）は、IoT技術を活用した設備制御、生体認証による高いセキュリティシステム、コミュニケーションが促進される共用ラウンジなどを備えたサービス付きオフィスです。「いつもそこにいたい場所」をオフィスにしたい方はぜひ、ご利用してみてはいかがでしょうか。