レンタルオフィスを借りるときに見落としやすい契約内容と他入居者企業の情報
公開日 2022.03.15 更新日 2022.03.15
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レンタルオフィスなどの賃貸契約を結ぶなら、契約内容を見落として後悔することになるのは避けたいところです。見落としやすい契約内容や、必ず確認しておきたい事項を理解しておくと契約後に後悔する可能性は少なくなります。また、契約内容だけでなく、入居している他入居者企業の情報も把握しておくと安心です。
今回は、オフィスを借りるときに見落としやすく確認しておきたい契約内容について説明し、他入居者企業の情報を確認する際にどのような点に気をつけるべきか解説します。
<目次>
■契約する上で重要なオフィス形態の種類
一般的な賃貸オフィス以外で、オフィスを契約する場合の形態は大きく分けて3つあります。それぞれの形態によって満たせる需要も異なるため、理解していなければ思うような契約ができない可能性があります。代表的なオフィスの形態は下記の通りです。
●レンタルオフィス
レンタルオフィスは、インターネット環境などの設備が整った今すぐビジネスで使用できるワークスペースを貸し出してもらいたい場合に契約するオフィスです。契約期間中は他人が利用できないので、業務上の機密情報を取り扱う場合でも安心して利用できます。個人または中小企業のオフィス新設から、大企業のサテライトオフィスとしても需要があるオフィス形態です。
●バーチャルオフィス
バーチャルオフィスは、レンタルオフィスとは異なり、実際には入居せずに、法人として必要な住所、電話番号のみを借りられる仕組みです。法人登記に必要な住所のみを借りたいという需要があり、レンタルオフィスよりも賃料が安いことから、こちらの形態でオフィスサービスを展開する運営会社も増えました。レンタルオフィスと間違えてバーチャルオフィスを契約してしまうとワークスペースの利用ができないので注意が必要です。
●シェアオフィス
シェアオフィスは、複数の利用者が集まる作業環境の整ったオフィスをシェアする契約です。オフィスの利用形式はシェアオフィスによって異なりますが、基本的にはレンタルオフィスのような自分専用の個室が存在しないオフィスのことを指します。フリーランスを中心に需要があるオフィスです。賃料はレンタルオフィスと比べると安い傾向にありますが、機密情報の秘匿やセキュリティを気にするならレンタルオフィスを契約するほうが無難です。
■オフィス契約において見落としやすい契約内容
自身がどのオフィス形態で契約を進めるべきか把握できた方は、契約において見落としやすい内容や、必ず確認しておきたい内容を抑えておきましょう。
●初期費用に関する条件
オフィス契約では入居時にさまざまなコストがかかります。具体的な例を挙げると、保証金と事務手数料などの手数料です。オフィスを借りる場合は初期費用が大きくかかるケースが多いため、できる限りイニシャルコストを削減したい場合は初期費用の内訳を最初に確認しましょう。
●解約に関する条件
契約では中途解約に関する特約が定められていることもあります。中途解約に違約金が発生するケースもあるので必ず確認するようにしましょう。中途解約をする場合は、事前告知が必要になるため、やむを得ず解約せざるを得ない状況になった場合に備えて、何カ月前に予告しなければならないのかを把握することが重要です。
●再契約に関する条件
オフィスにおいて契約期間が満了した後に再契約できるかどうかは、定期借家契約においては貸主と借主双方共に再契約の意思があることが重要になります。また、定期借家契約の期間が終了し再契約をする場合は、契約条件によっては再契約手数料が発生します。オフィスを借りる際は、契約期間が終了した後の流れや条件も確認するようにしましょう。
●サービスに関する条件
オフィスの運営事業者によって、賃料にどこまでのサービスが含まれるかは異なります。例えば、電話応対サービスがあるサービスオフィスでは、1カ月に応対した電話対応回数に応じて賃料に料金が加算される場合があります。月額料金が安い場合でも、サービス条件によって月額が大きく変動する可能性もあるので、どこまでのサービスが月額賃料に含まれているのかを確認することが重要です。
■オフィスを契約する際は他入居者企業の情報も確認する
オフィスを契約する際は他入居者企業の情報も確認しておくと、後々に発生する可能性があるトラブルを未然に防げます。他入居者企業の情報を確認する際に重視すべきことを紹介します。
●暴排がなされているか
契約するオフィスが入っているビルに暴力団や、怪しい事業を展開している企業が存在する場合、思わぬ不利益を被る可能性もあります。また、オフィスの運営会社が暴力団であることを知りながらオフィスの貸し出しを行った場合、犯罪の幇助をした責任を追及され契約を続けることが困難になることも考えられます。暴力団や詐欺集団が使用したオフィスで仕事を継続するのは信用を損なう危険性が高いため、入居前に契約書に暴排条項が盛り込まれているか確認することが重要です。
●ペーパーカンパニーが入っていない
契約したオフィスに事業内容が明確でないペーパーカンパニーが入っている場合も不安要素になります。実際に反社会的勢力が利用したオフィスではなくても、形だけでも住所が使われれば、取引先との信用関係の構築においてリスクとなるでしょう。オフィスを契約する場合は、入居している他入居者企業の事業に関する情報を明確に把握できる運営会社が望ましいです。
■まとめ
オフィス契約する上で重要なのは、まず自身の目的を満たせるオフィス形態で契約できる運営会社を探すことです。その上で契約内容の見落としや、他入居者企業に関わるトラブルは事業に影響を及ぼすこともあるので、必ず確認してから契約するようにしましょう。
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