レンタルオフィスのメリット・デメリットとは？選び方やおすすめの職種も解説

■レンタルオフィスとは

レンタルオフィスとは、業務に必要なデスクや椅子、インターネット環境などの設備があらかじめ整えられた状態で個室として利用できる、主に月額制の貸し事務所のことです。

従来の賃貸オフィスと異なり、初期費用が大幅に抑えられ、契約後すぐにビジネスを始められるのが最大の特長です。また、受付サービスや会議室などの共用設備が充実しており、コストを抑えつつ高い利便性を得られます。

テレワークの導入や普及を進める会社も増え、オフィスの在り方も多様化しつつあり、オフィス運営の選択肢のとして近年注目を浴びています。

■他のオフィス形態との違い

レンタルオフィスは、コワーキングやシェアオフィスよりプライバシーが確保できるという特徴があります。また、バーチャルオフィスよりも利用料は高い傾向にありますが、住所利用だけでなく実際に作業場所としても活用できます。

●バーチャルオフィスとの違い

バーチャルオフィスは場所を借りずに、住所や電話番号のみ提供するオフィス形態です。法務局に申請する登記用の住所として利用できますが、物理的なオフィスや作業空間には使用できません。

そのため、仕事は自宅でできるけど自宅で登記したくない、プライバシーの観点からHPや名刺に住所を公開したくないなどの方は、バーチャルオフィスが向いています。

また、上記に該当していても、実際の店舗が必要な業種は実質的には利用できません。たとえば、人材派遣業や不動産業、建設業、リサイクル業、士業などは開業・登録・許可する際に、法令で「事務所設置基準」が厳しく定められているため、バーチャルオフィスの利用は難しいケースが多いといえます。

●コワーキングスペース・シェアオフィスとの違い

コワーキングスペース・シェアオフィスと、レンタルオフィスの違いは、専有スペースの有無です。

コワーキングスペースやシェアオフィスでは、一つの空間を企業や個人がシェアして使います。

集中して業務に取り組むというより利用者同士で交流を深めることが重視され、ときにはビジネスに役立つコミュニティの形成にもつながります。

レンタルオフィスは専用の個室で作業を行いますが、コワーキングスペースはフリーアドレス制なので、基本的にその日空いている席を好きなように使うことが可能です。時間や日単位のドロップイン利用にも対応し、とくにコワーキングスペースは、1時間当たり数百円程度で使用できる施設もあり、必要なときに必要な分だけ使える柔軟性と、安価な利用料金が魅力です。

■レンタルオフィスのメリット

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レンタルオフィスは短期での利用が可能であったり、専用の鍵付きの個室が提供されるためセキュリティが強固でプライバシーが守られやすいなど、さまざまなメリットがあります。また、事業の拡大や縮小に柔軟に対応でき、好立地な住所を安価で利用できるため、企業の利便性と信頼性の向上にも大きく貢献します。

●一般オフィスと比べて短期利用ができる

一般的なオフィスと比べて利用期間を短く設定できるので、とくに創業初期や小規模事業者に最適です。最小で1カ月から、数年単位での契約ができるところが一般的です。

まだ事業が安定していない段階では、自社にとって適正なオフィス環境を判断するのは難しいことです。お試し利用がしやすく、仮に使ってみて合わないと感じたときに即解約して別の場所を探せるという事実は、嬉しい保険になるといえます。

●安くて好立地であることが多く、利便性・信頼性の向上につながる

都心やターミナル駅周辺のような好立地のオフィスを、比較的安価に利用できます。HPや名刺に公開する住所が都内か郊外かによって、取引先や顧客に与える信頼感が変わってくるでしょう。

賃貸オフィスの場合、一等地の住所を利用するためには高額なコストが生じます。すでにオフィス設備が整っており初期費用も抑えられるレンタルオフィスを活用すれば、リーズナブルに一等地の住所を使えます。

また、物理的に好立地・好アクセスのオフィスになることで、通勤や外回り時の負担の軽減にもつながります。

●低コストで利用できる

レンタルオフィスが従来の賃貸オフィスよりもコストが安い最大の理由は、イニシャルコスト（初期費用）を格段に抑えられる点にあります。賃貸オフィスでは、通常賃料の数ヶ月〜1年分にもなる高額な保証金や敷金が必要です。しかし、レンタルオフィスでは敷金がないケースも多く、初期の資金繰りに余裕が生まれます。

また、デスクや椅子といったオフィス家具、高速インターネット回線などの業務に必要な設備も備わっています。これにより、内装工事費やオフィス機器の購入といった大きな設備投資が一切不要となります。

さらに、月々のランニングコストにおいても、賃料とは別に請求される光熱費や通信費、共益費などが月額利用料に包括されているケースが多く、トータルでの費用を抑えやすい構造になっています。これらの要因から、特に起業直後の資金が限られた時期において、レンタルオフィスは非常に経済的であるといえます。

●事業の拡大・縮小に合わせて広さを変更できる

創業初期の経営が不安定になりがちなスタートアップやベンチャー企業は、人員の増減に応じてオフィスが手狭になったり、反対にスペースが無駄になったりするケースが少なくありません。

しかし、そんな時もレンタルオフィスであれば、利用期間が短い契約が可能なため、事業のフェーズに応じて、広さの変更や解約などを検討しやすいのが大きな利点です。

万が一の撤退や、期間限定プロジェクトの際も、数カ月単位で契約できるため費用削減が見込めます。また、反対に事業拡大を目指す際も、支店や臨時オフィスを自社で調達する手間とコストを省けます。このように、事業の状況に応じて柔軟かつ迅速な対応が可能な点は、多くの事業者にとって魅力であるといえます。

●セキュリティが強固

コワーキング・シェアオフィスと比較して、レンタルオフィスがセキュリティ面で優れている最大の点は、専用の鍵付き個室が提供されることです。

これにより、契約者以外の立ち入りを防ぎ、プライバシーと機密情報の安全性を物理的に確保できます。オープンスペースで作業するコワーキングとは異なり、PC画面や書類を他者に見られるリスクが極めて低くなります。

また、多くのレンタルオフィスでは、カードキーによる入室管理システムや、有人受付による来客チェックも行われているため、総合的な防犯対策がなされているといえます。

●集中しやすい業務環境

レンタルオフィスは基本個室利用を前提としているため、共有スペース特有の周囲の話し声や雑音に邪魔されることなく、集中して業務に取り組みやすいといえます。Web会議や重要な電話も音漏れの心配をせずに実施できるため、高い生産性を維持できます。

コワーキングやシェアオフィスのような共有スペースでの偶発的な交流よりも、安定した集中環境を重視する人には特におすすめです。

■レンタルオフィスのデメリット

レンタルオフィスは短期利用では低コストですが、利用が長期に及ぶと、ビルのオーナーへの賃料に加えて追加費用が発生することで、賃貸オフィスより割高になる場合があります。特に秘書や会議室利用などのオプションを追加していくと、総額の負担が増大しがちです。

また、既に設備が整っているため、内装工事や間取りの変更といった自由な改装が難しいため、大規模な改修が必要な業態には不向きというデメリットがあります。

●長期で利用すると料金が高くなる場合もある

レンタルオフィスは、短期で安価に利用できる点が魅力ですが、長期利用になると費用負担が増加しやすい点に注意が必要です。

これは、運営会社が物件オーナーへの賃料に加え、利益を乗せて提供しているため、賃貸よりも割高になる構造があるためです。特に、秘書サービスや会議室利用といった便利なオプションを追加していくと、当初予定していなかった多額の追加費用が生じることがあります。

ただし、最近は更新料や保証料を無料とするレンタルオフィスも増えており、利用するサービスを厳選すれば、長期的に見ても賃貸オフィスより費用を抑えて使い続けることも十分に可能です。

●自由に改装できない場合もある

レンタルオフィスは、デスクや設備が既に整備された環境を利用するため、内装工事や間取りの変更といった自由なアレンジが非常に難しいことも、デメリットのひとつです。

自分たちのビジネスの種類や規模に合わせてオフィスを大幅にカスタマイズすることは、原則としてできません。例えば、厨房機器など大規模な什器や改修が必要となるような業態には不向きです。

中には改装について相談できるレンタルオフィスもありますが、その可否は施設側の事情に左右されるため、大規模な改修が伴う場合は、契約前に入念な確認が必要です。

■レンタルオフィスの利用が向いている職種

レンタルオフィスは、特に個人事業主やベンチャー企業（スタートアップ）に向いてるといえます。

業務負荷のかかりやすい個人事業主にとっては、静かな業務環境の確保は優先度が高い傾向にあり、また、自宅住所を使わずに一等地の会社所在地を利用できることで、信頼性を高める有効な手段にもなります。

さらに、不安定な初期フェーズに従業員の増減が激しいスタートアップにとっては、短期契約や迅速な規模変更が可能なレンタルオフィスは柔軟に体制変更できるため最適です。

ほかにも、リモートワーク普及によりオフィスを縮小・再編したい既存企業にとっても、柔軟な利用形態が選べるレンタルオフィスは現実的な解決策となり得ます。

●個人事業主

個人事業主の方は自宅で作業をする人も多く、家族の生活や周囲の環境音が気になり業務に集中できないというケースも多いでしょう。そんな時も、レンタルオフィスであれば静かで利便性の良い環境で業務効率を高められます。

また、プライバシーを考慮し自宅住所を使いたくない人にとって有効な解決策となり、一等地に気兼ねなくオフィスを構えることで、クライアントとの間に信頼関係を獲得できます。

事業が安定しないうちは費用を安価に抑えつつ、将来的に法人化を目指す「1人親方」にとっても、事務所移転の手間が少ないレンタルオフィスはおすすめの選択肢と言えます。

●ベンチャー企業（スタートアップ企業）

業績や従業員数の変動が激しいスタートアップにとっても、レンタルオフィスはおすすめです。

短期契約のベースのため、人員が増えれば増えた分、減れば減った分だけ契約を調整すれば、迅速かつ柔軟な体制変更が可能です。業務や規模が安定するまでは利用する、といった使い方でリスクヘッジに繋げられます。

また、業務に必要な設備は全て揃っているため、入居後すぐにビジネスを始められ、アクセスの良い一等地に拠点を構えられるのも、スピード感とブランディングが求められるスタートアップには大きなメリットであるといえます。

●賃貸オフィスで余剰面積が出ている企業

リモートワーク普及後にオフィスの出勤率が下がり、余剰面積を抱える企業が増えています。

このような状況で、賃貸から思い切って移転するのが難しい企業にとって、レンタルオフィスは現実的な解決策のひとつです。柔軟な契約形態により、出勤率に応じた最適なサイズをリーズナブルに確保し、拠点の縮小・再編をスムーズに行えます。

柔軟な労働形態を推奨する働き方改革との相性も良く、需要は継続的に伸びると見られており、拠点数や事業者数は増加を続ける可能性は高いでしょう。

■レンタルオフィスを選ぶ際のポイント

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レンタルオフィス選びでは、従業員の通勤や来客を考慮し、アクセスのしやすさを重要視する必要があります。また、賃料だけでなく、郵便物転送や電話秘書などの有料オプションサービスを含めた総額費用を事前に確認し、必要なものだけを厳選することが大切です。

さらに、事業の拡大や縮小に柔軟に対応するため、契約期間中の部屋変更のしやすさや、途中解約の条件（手数料や通知期間）を契約前に必ずチェックしておきましょう。

●アクセスしやすいか

レンタルオフィスを選ぶ上で、アクセスのしやすさは最重要ポイントの一つです。通勤や来訪者の往来を考えると、優先的に考慮すべきポイントだといえます。

とはいえ、レンタルオフィスはターミナル駅周辺や都心に立地する場合が一般的なので、好アクセスの物件を見つけるのは難しくありません。

外回りが多い職種や顧客の来訪が多いビジネスの場合、駐車場の有無も確認しましょう。ビル自体に駐車場がなくても、周辺の月極駐車場を使えることもあります。

また、アクセス面や周辺の雰囲気など、立地面で敬遠されて有能な社員が退職を検討する可能性も考慮するようにしましょう。

●賃料以外のオプションサービス

オプションサービスの例として、届いた郵便物を随時転送するリアルタイム転送、郵便物をスキャンしてメールで送る到着通知、依頼時にのみ転送できるスポット転送など郵便関連のオプションがあります。

また、電話転送や電話秘書代行サービスなどもあり、電話秘書は電話対応業務を代わりに行い、対応内容をメールで残します。他にはロッカーや会議室、プロジェクターなど、設備によるオプションもあります。

ただし、賃料だけなら安い金額であっても、有料オプションサービスも含めると月々の費用が高額になる場合もあります。事前に検討中のレンタルオフィスが提供するオプションサービスを見極め、必要なものを判断しましょう。

●館内の移動や他物件への移転のしやすさ

事業の縮小や新たな拠点進出など、状況の変化に柔軟に対応するためには、契約部屋の変更しやすさや、他物件への移転（解約）のしやすさを必ず確認しましょう。

レンタルオフィスの多くは、一名から数十名まで対応できるよう複数の個室を用意しており、契約期間の途中であっても希望に合わせて大きな部屋や小さな部屋に移動できることもあります。これにより、引っ越しや住所変更にかかる手間やコストを大幅に省けます。

また、解約のしやすさ、特に途中解約の条件についても契約前のチェックが必須です。オフィスによって解約時の手数料の有無や、何ヶ月前に通知が必要かといった条件が異なります。事業計画の変更などでやむを得ず途中解約が必要になるケースも少なくないため、必ず確認しておきましょう。

さらに、利用者のマナー違反やルール不徹底を理由に契約解除されるリスクもあるため、利用前に解約条件だけでなく、禁止事項や守るべきマナーも把握しておくことが大切です。

■レンタルオフィスのメリット・デメリットに関するよくある質問

●レンタルオフィスって具体的にどんなものなの？

レンタルオフィスとは、デスクや通信設備などの業務に必要なインフラが一式揃えられた状態で、専用の鍵付き個室として月額制で利用できる貸し事務所のことです。従来の賃貸オフィスよりも初期費用が安く、コワーキングスペースよりも高いプライバシーとセキュリティを確保できるのが特徴です。

●レンタルオフィスを利用するメリットをまとめると？

最大のメリットは、賃貸と比べて初期費用やランニングコストを大幅に抑えられ、すぐに業務を開始できることです。また、事業の拡大や縮小に柔軟に対応して部屋の規模を変更でき、好立地な都心の一等地を安価に利用できるため、企業の信頼性や利便性の向上に繋がります。

●レンタルオフィスを利用するデメリットをまとめると？

デメリットとして、短期では安価でも長期利用になるとオプション追加などで総額が高くなる場合があります。また、既に設備が整っているため、内装工事や間取りの変更といった自由な改装ができない点も挙げられます。利用前に、料金体系と改装の可否を必ず確認する必要があります。

■まとめ

レンタルオフィスの最大の魅力は、賃貸オフィスと比べて初期費用とランニングコストを大幅に抑えられる点にあります。このコスト効率の良さに加え、好アクセスな都心の一等地を安価で利用できるため、企業の利便性と信頼性を同時に高められます。また、事業の拡大や縮小に応じて部屋の移動や解約も柔軟にできるため、業績が不安定なスタートアップや、拠点の見直しをしたい既存企業にも最適です。

さらに、コワーキングスペースやシェアオフィスと比べても、よりセキュリティが強固な専用個室環境は、プライバシーが確保され集中しやすい環境であるといえます。なかでも、野村不動産グループが運営するサービスオフィス「H¹O（エイチワンオー）」は、全室個別空調や最新の生体認証セキュリティを完備。レンタルオフィスながら、大型オフィスの快適性と安心感を両立しております。

ただし、どのシェアオフィスを利用する場合もオプション追加による料金増加や、内装の自由度が低いといったデメリットや、解約条件などの選定ポイントを事前にしっかりと確認することが成功の鍵となります。レンタルオフィスを賢く活用し、あなたの事業をスムーズに次のフェーズへ進めていきましょう。

料金がリーズナブルで移転にも適したレンタルオフィスは、ビジネスへの利用機会が大きな施設です。レンタルオフィスをご検討の際は、ぜひ「H¹O（エイチワンオー）」のホームページを参考にしてみてください。