サテライトオフィスとは？サテライトオフィスの種類や利用するメリット・デメリットについて解説

■サテライトオフィスとは

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サテライトオフィスとは企業が勤務先とは別に設けた、比較的小規模のワーキングスペースのことです。総務省は「企業または団体の本拠から離れた所に設置されたオフィスのこと」と定義しています。（※）

サテライト（satellite）は「衛星」を意味する言葉です。衛星とは惑星のまわりを運行する天体のこと。本拠地（惑星）を中心として衛星のように設置されることから、サテライトオフィスの名前が付けられました。

サテライトオフィスは支店や支社のように、法務局で商業登記する必要がありません。企業がレンタルした場所を一時的に利用する形態が大半です。レンタルオフィスなどの必要最低限の設備がある小規模施設を利用するのが一般的でしょう。

サテライトオフィスは多くの場合、利用する社員にとって本社より通勤しやすくなる場所に設けられます。そのため社員が移動時間を短縮できたり、通勤ラッシュを避けたりするメリットも得られるでしょう。場所や時間に制約されず柔軟に働けるのが、サテライトオフィスを活用した働き方の特徴です。

※出典：総務省「おためしサテライトオフィスとは」（参照2022-12-19）

■サテライトオフィスが注目を集める理由

サテライトオフィスが注目を集めているのは、時代の要請があるためです。今の時代がサテライトオフィスを必要とする主な理由としては、次の3つが挙げられます。

●働き方改革が施行されたから
●テレワークの導入が進んだから
●コストが削減できるから

それぞれの理由を詳しく解説します。

●1. 働き方改革が施行されたから

サテライトオフィスが注目される背景には、政府が2018年に公布した「働き方改革推進関連法」があります。働き方改革は「少子高齢化で生産年齢人口の減少が見込まれる中、働く人がそれぞれの事情に応じた多様な働き方を選択できる社会を実現し、労働生産性を向上させる」取り組みです。（※）

サテライトオフィスを利用すると「仕事と育児を両立」させたい子育て世代や、通勤時間の短縮による「長時間労働の是正」などで、多様な働き方を実現しやすくなります。またサテライトオフィスを各地に設ければ、地域や地方の活性化に結びつきます。このように「働き方改革」や「地方再生」など、政府の取り組みと親和性が高いことも注目されている理由です。

出典：厚生労働省「働き方改革って何だろう？」（2022-12-19）

●2. テレワークの導入が進んだから

新型コロナウィルス感染拡大の影響で、テレワークの導入が一気に進んだこともサテライトオフィスに注目が集まった理由です。従来は会社への通勤が当たり前でしたが、感染症対策を理由に多くの企業でテレワークが推進されました。

サテライトオフィスでの仕事は、在宅勤務と同様にテレワークの一形態と位置付けられています。働く場所を選ばないテレワークでは在宅勤務も可能ですが「小さな子どもがいるため自宅での仕事が困難」、「快適なインターネット環境がない」、「パソコンを購入しなければならない」など、自宅での作業が困難な社員も少なくありません。

企業も在宅勤務では「セキュリティ面が不安」、「維持費などのコスト負担が大きい」などの問題を抱えています。そうしたテレワークでの在宅勤務の問題を解決するため、サテライトオフィスを導入する企業が増えています。

●3. コストが削減できるから

近年、経済情勢が目まぐるしく変化しているため、企業には改めて競争力強化に向けた取り組みが求められています。そうした中、多くの企業が取り組んでいるのが、永遠の課題でもある「コスト削減」です。上述の働き方改革をはじめとした時代背景から、コスト削減を推進する風潮はますます高まっています。

サテライトオフィスが増えているのは、企業のコスト削減にも役立つためです。後ほど詳しくご紹介しますが、サテライトオフィスを設けると、オフィスコストや社員の移動コストを抑えることができます。

■サテライトオフィスの種類

サテライトオフィスは設ける場所によって、次の3種類に分けられます。

●都市型サテライトオフィス
●郊外型サテライトオフィス
●地方型サテライトオフィス

それぞれの種類は「本社の場所」と「サテライトオフィスの設置場所」で決まります。

●1. 都市型サテライトオフィス

「都市型」は、文字どおり都市部に設けるサテライトオフィスです。都市型は更に2つに分類することができます。

一つは都市部に本社がありながら、同じ都市部に別のオフィスを設けるタイプです。例えば、丸の内に本社を構える会社でも、新宿周辺に取引先が多いのであれば、新宿にサテライトオフィスを設けると営業部員に活用してもらえるでしょう。新宿をターミナルとする沿線に暮らす社員も通うのが便利になります。

もう一つの都市型は、地方に本社を持つ企業が都市部に設けるサテライトオフィスです。地方にある地域密着型企業でも、人と情報が集まる都市部にサテライトオフィスがあると、ビジネスが有利になるケースがあります。都市部での仕事が頻繁にある地方企業の場合、コスト削減につながることもあるでしょう。

●2.郊外型サテライトオフィス

「郊外型」は東京都心などの都市部に本社を置く企業が、郊外のターミナル駅などに設置するサテライトオフィスです。郊外型サテライトオフィスを置く場所には、社員の多くが暮らす場所に近い街が選ばれる傾向にあります。

都心で働く社員の中には、郊外から片道1時間以上かけて通勤している人も少なくありません。郊外にオフィスがあると、そうした社員の働き方を改善できます。職住近接で通勤時間が短縮できると、社員が通勤で体力を消耗しないため、生産性の向上も期待できるでしょう。

●3. 地方型サテライトオフィス

「地方型」は都市部に本社を持つ企業が、地方に設けるサテライトオフィスです。地方で増えている空き家や遊休施設をオフィスとして利用すると、地方の人材活用や地域活性化にもつながります。

地方型サテライトオフィスを地方進出の拠点として設置する企業も多いのですが、社員のUターンや田舎暮らしにあこがれる社員のIターンなどに活用する企業もあります。

総務省や地方自治体が都市部の企業を地方に誘致するなど、官公庁が地方型サテライトオフィスを設置して、地域活性化や雇用促進などに役立てようとする動きも目立つようになりました。

■サテライトオフィスを利用するメリット

サテライトオフィスを設置して社員に利用してもらうと、次のようなメリットがあります。

●従業員の移動コストが削減できる
●オフィスに掛かるコストが削減できる
●育児や介護を両立しやすくなる
●地方の人材が確保しやすくなる
●BCP対策になる

具体的にどのようなメリットがあるのか、それぞれを詳しくご紹介しましょう。

●従業員の移動コストが削減できる

移動コストとは、社員の通勤費や社員が取引先訪問として移動する際に使う交通費などのことです。「都市型」や「郊外型」のサテライトオフィスを活用すると移動コストを削減できます。移動時間の短縮で業務効率化も進み、生産性の向上も期待できるでしょう。

社員の移動コストには、出張時の交通費や宿泊費、出張手当なども含みます。社員が地方に出張する機会が多い会社にとって「旅費交通費」は大きなコストになりかねません。「地方型」サテライトオフィスを設置できると、出張にかかるコストも削減できるでしょう。

●オフィスに掛かるコストが削減できる

支店や支社を抱えると、さまざまなコストが発生します。特に大きな割合を占めるのが賃料や共益費です。サテライトオフィスとして利用するレンタルオフィスは、大規模なオフィスに比べて賃料を安価に設定しているところが大半です。

サテライトオフィスには最低限の設備や通信環境があれば十分と言えます。そのため大規模なオフィスに比べ、ランニングコストを低く抑えることが可能です。テレワークへの移行で必要面積が減ったため、出社人数に合わせ小さなオフィスに移転して賃料を抑える企業も増えています。

●従業員の育児や介護を両立しやすくなる

郊外型のサテライトオフィスでは、社員の通勤時間が短縮され、プライベートな時間が増えるためワークライフバランスの向上も現しやすくなるでしょう。

働く意欲はあるものの、育児や介護を理由に離職せざるを得ない人も増えています。フレックスタイム制などと組み合わせてサテライトオフィスで働けると、子育て・介護と仕事の両立もしやすくなるため、出産・育児・介護で離職する社員を減らすことも期待できます。福利厚生の一つに位置付けられ、採用力へのよい影響も期待できます。

●地方の人材が確保しやすくなる

地方型のサテライトオフィスを設置すると、地方在住の優秀な人材を雇用できます。支社や支店がなかったことで採用できなかった地方の優秀な人材を採用できることは、労働力人口の減少が続く日本で大きなメリットとなります。地方でビジネス展開する際に地方の人材を採用すると、地元人材ならではのネットワークやコネクションも活用できるでしょう。

●BCP対策になる

災害大国の日本では、企業にBCP（事業継続計画）対策が求められます。BCPとは、企業が地震などの自然災害をはじめとした緊急事態に遭遇した場合に、事業資産の損害を最小限にとどめながら、中核事業の継続・早期復旧を可能とするために準備しておく計画のことです。

2011年の東日本大震災のときも首都圏で交通網の麻痺や計画停電があり、多くの企業で事業継続が困難になりました。今後も首都圏直下型地震の発生など、万が一に備えておくことが必要です。

都心に本拠地を持つ企業が地方に拠点を持てば、自然災害により都市部の本社機能が麻痺した際に、バックアップできます。地方型サテライトオフィスは、BCP対策の一環として従業員や取引先、顧客を守ることにもつながるのです。

■サテライトオフィスを利用する際のデメリット

サテライトオフィスの利用にはメリットがある一方、デメリットがあることも頭に入れておきましょう。主なデメリットは以下のようなものです。

●コミュニケーションが取りにくい
●高いセキュリティを保ちにくい
●評価基準が成果・結果ベースになりやすい
●社員の自己管理能力が重要になる

それぞれのリスクも把握した上で、サテライトオフィスの導入を検討してみてください。

●コミュニケーションが取りにくい

サテライトオフィスを設けた場合、同じフロアで顔を合わせて仕事をしていたときに比べると、社員同士のコミュニケーションが希薄になります。

そのためチームで行う業務の場合には、情報が共有できていなかったり、認識の違いなどが生じたりして作業が滞ることもあるかもしれません。上司が部下の勤務状況や業務の進捗状況を把握するのが困難になる可能性もあります。

そうしたコミュニケーションロスの支障をカバーするには、Web会議システムや手軽にメッセージを送り合えるビジネスチャットツールの活用が必要です。

コミュニケーションを取るタイミングなどに関するルールも設定しておくとよいでしょう。
例えば、「定期的に本社への出社日を設ける」、「午前9時にWeb会議システムで朝会を開く」などが挙げられます。グループチャットを活用して常に情報共有できる環境を整え、互いの進捗状況も把握できるようにすると、コミュニケーションロスを防げます。

●高いセキュリティを保ちにくい

テレワークの導入に関しては、ハッキングやコンピュータウイルスなどの情報セキュリティを不安視する企業が少なくありません。情報セキュリティ対策は後ほど詳しくご紹介しますが、VPNやデバイス認証による端末管理などが必須となります。

またサテライトオフィスでは第三者による人為的な被害の想定も必要です。サテライトオフィスには「専用型」と「共有型」の2種類があり、専用型は自社社員など利用者を限定したスペースですが、共用型はシェアオフィスやコワーキングスペースを利用します。

共有型を利用する場合、気を付けたいのは同じ空間に多くの利用者の出入りがあることです。万が一、機密情報が入ったパソコンやタブレットが盗難に遭うと、情報が漏洩（ろうえい）するかもしれません。第三者への情報漏洩を防ぐには「サテライトオフィスでは機密情報を扱わない」「仕切られ作業スペースがある」「部外者の出入りが困難」などのルールを設け、社員には場所を選んで業務を進めてもらうことが大切です。

盗難以外にもWeb会議の会話などから情報が漏れてしまう恐れもあります。専用の会議室や個室ワークブースなどがあるレンタルオフィスを選んで、声が外に聞こえないよう考えることも必要です。

●評価基準が成果・結果ベースになりやすい

テレワークの導入で課題としてよく挙げられるのが、マネジメント層による部下の「人事評価」が難しいことです。テレワークの場合、上司は実際に部下の勤務態度が不透明になってしまうことがあります。

そのため、結果や成果につながるプロセス（行動・工数など）を細かく把握しづらく、数字に表れる成果や結果のみで評価してしまいがちです。成果・結果ベースで評価されると「正しい評価がなされていない」と、不満を持つ社員も出てきます。

正しく評価するためには、サテライトオフィスで働く社員に勤務状況や業務内容に関するレポートを提出してもらい、勤務状況を把握するなどの方法があります。「人事評価システム」を導入して評価項目を明確化したり、評価基準を明確化したりすることも必要でしょう。

●社員の自己管理能力が重要になる

サテライトオフィスでの仕事や在宅勤務では、上司や他の社員からの監視がありません。つい怠けてしまう社員が現れ、生産性が低下する可能性もあります。

社員にサテライトオフィスで仕事をさせる場合、担当業務が予定どおり進むように自己管理してもらうことが必要です。

自己管理のためには、業務の締め日を設けて、期日までの業務完了や成果物提出が実現できるよう業務計画を策定してもらうなどの方法があります。正確な労働時間・就業状況を把握する勤怠管理ツールの導入や、メールやチャットでの報告をルール化しておくことも有効です。

■サテライトオフィスの活用事例

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ここまで、サテライトオフィスの概要やメリット・デメリットについて解説しました。しかし、企業によるサテライトオフィスの活用事例がイメージできていない方もいるかもしれません。そこで代表的な企業による活用事例をご紹介します。

ソフトバンク株式会社：社員アンケートの結果、業務の生産性が2割ほど上昇

ソフトバンク株式会社では、新型コロナウィルスの感染拡大防止が必要となった2020年2月より、テレワークの推進に合せて全社員に向けてサテライトオフィスを開放しています。同社の在宅勤務に関するアンケートでは、新型コロナウィルス感染拡大前、つまり働き方が変わる前と比べて、業務の生産性が２割ほど上昇した結果となりました。

富士通株式会社：社員アンケートの結果、業務の生産性が約10%上昇

富士通株式会社は、2022年9月時点で全国に23拠点約2,500席のサテライトオフィスを設置しており、今後も拡大させていく予定です。働きやすい環境にもこだわり、スペースやネットワークなどの整備に力を入れています。2020年11月に行った同社のアンケートでも、生産性が65％から75％に増えています。

出典：厚生労働省総務省テレワーク総合ポータルサイト「企業の取組み事例」（2022-1-5）

■サテライトオフィスの導入方法

企業が実際にサテライトオフィスを導入する際には、どのような点に注意して導入を進めればよいのでしょうか。最後に導入する際のポイントをご紹介します。

●導入目的や課題などを把握する

サテライトオフィスは設置自体が目的ではありません。何のためにサテライトオフィスを設けるのか、目的を明確にしておきましょう。目的によって設置するサテライトオフィスの種類や場所も変わってきます。

利用頻度が少なければかえってコストパフォーマンスが悪くなります。設置する際は、サテライトオフィスが「社員にとってどのようなメリットがあるか」を共有しておくことも大切です。メリットを実感すると社員も積極的に利用するでしょう。

また設置前には、サテライトオフィス運営にあたって考えられる課題も洗い出し、情報共有の仕方やコミュニケーションロスの解消方法、自己管理方法などの対策を立てておくことが重要です。

●セキュリティ対策を検討する

サテライトオフィスを設置するなら、情報セキュリティ対策が欠かせません。開設前に「OSやソフトウェアの最新アップデート」「ウイルス対策ソフトの導入」「パスワードの強化」「機密情報の共有設定の見直し」などをあらためて行い、技術的なセキュリティを強化してください。

「パソコン画面を第三者にのぞかれる」「Web会議の音が漏れる」「盗難の恐れがある」などの人為的なリスクに対するセキュリティ対策も必要です。人為的なセキュリティを強化するなら、業務スペースに第三者が入ってこない環境のオフィスを選びましょう。鍵の代わりに顔認証や生体認証システムなどがあると、より安心です。

●社内ルールを整備する

社内ルールとして、サテライトオフィスの「対象業務」「対象者」「利用頻度」などもあらかじめルールとして設定しておく必要があります。

また円滑なコミュニケーションを取るための方法やツールの使い方なども決めておきましょう。労務管理の観点からは、「テレワークにおける人事評価制度」や「テレワークの費用負担の取扱い」なども定めておくと、トラブルを未然に防げます。

実際にサテライトオフィスの運用を始めた後に、不備があるようならルールを改善していき、その都度周知するのも大切です。実施して課題や反省点が明らかになったらルールを更新して、より良いサテライトオフィス環境を整備してください。

●ICT環境を整備する

サテライトオフィスでは、セキュリティの観点からもICT環境の整備が必要です。専用型サテライトオフィスを設置する場合には、本社オフィスと同程度のセキュリティ対策が必要です。予算をあまりかけられない場合も、クラウドアプリ方式を導入するなどしてコストを抑えながらセキュリティ対策を実施してください。

共有型サテライトオフィスを活用する場合には、専用型サテライトオフィスよりも、高いレベルのセキュリティ対策が必要です。暗号化による情報漏洩対策や復帰時のパスワード対策、離席時に自分の荷物を見張ってくれる監視アラームなどを活用して、端末の盗難防止を講じることも検討してみてください。

■まとめ

サテライトオフィスは社員の多様な働き方を促進できる第二のオフィスです。うまく利用すると働く人のワークライフバランスが実現できるだけでなく、企業のコスト削減にも役立つ可能性があります。メリット・デメリットを把握した上で、メリットを最大化してリスク対策をしてください。

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