シェアオフィスとは？利用するメリットや利用時に確認するべきこと

■シェアオフィスとは

シェアオフィスとは1つのオフィスを複数の企業や個人が共有するオフィスのことです。半個室などの個別ブースや個別の固定席が設けられているケースもありますが、多くの場合専用のスペースが設けられているのではなく、フリーアドレス形式で仕事をできる環境が提供されています。フリーアドレス形式とは、オフィスで固定席を設けず、自由に席を決めて働く形態です。

シェアオフィスではオフィスを共同で利用することで、オフィスの維持費や備品にかかる費用を大幅に削減できます。

またコロナ禍でリモートワークが浸透し働き方が多様化している現在、シェアオフィスは海外や地方を拠点に活動したい企業や、テレワークを推進してオフィス面積の縮小を行いたい企業にも人気です。

シェアオフィスに似たオフィスの形態に、レンタルオフィスとコワーキングスペースなどがあります。それぞれ違いがあるので詳しく見ていきましょう。

●シェアオフィスとレンタルオフィスの違い

シェアオフィスは原則フリーアドレス形式で働く場所が提供されていますが、レンタルオフィスでは専用のスペースや個室が用意されている点が異なります。シェアオフィスは個人単位、レンタルオフィスは部屋単位での料金設定となっているケースもあり、個室が用意されている分、レンタルオフィスの方が月額の費用が高くなる傾向にあります。

シェアオフィスとレンタルオフィスでどちらを利用するか迷ったら、専用スペースが必要かどうかで検討するといいでしょう。

ただし、シェアオフィスとレンタルオフィスには明確な区分けがあるわけではなく、利用するオフィスの運営会社によって呼び名と実体に違いが生じることがあります。例えばシェアオフィスが主なサービスでも、専用ブースや個別のロッカーを提供しているケースもあります。したがって、検討の際は呼び名にとらわれず、運営会社のサービス内容を事前に確認することが重要です。

●シェアオフィスとコワーキングスペースの違い

コワーキングスペースもシェアオフィスと同様、複数の人や企業でオフィスを共有する形態です。どちらもフリーアドレス形式でオフィスを利用しますが、少し違いがあります。

コワーキングスペースは英語で「coworkingspace」と表記されます。接頭についている「co」は「共同の」という意味です。コワーキングスペースでは、他の利用者とコミュニケーションを取ったり、互いに交流したりする場が提供されています。

シェアオフィスも他の利用者とコミュニケーションを取れますが、コワーキングスペースの方が、お互いにコミュニケーションを取れる雰囲気があります。対してシェアオフィスは、より仕事に集中できる環境が整っている点が特徴です。

■シェアオフィスを利用するメリット

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シェアオフィスを利用するメリットは、以下の5つです。

1.初期費用を削減して業務を開始できる
2.都内のシェアオフィスでも安く借りられる
3.立地の良い場所にオフィスが置ける
4.場所によっては法人登記ができる
5.オフィスサイズの変更がしやすい

それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。

●1.初期費用を削減して業務を開始できる

通常のオフィスをレンタルする場合、家賃の他に敷金・礼金・保証金がかかるので、高額な初期費用が発生します。ビジネスを始めた段階で、まだ売上が不安定な時期なら、大きな負担となるでしょう。

シェアオフィスならスペースをシェアする形態なので家賃を抑えられるだけでなく、敷金・礼金・保証金が安く設定されている、もしくは不要になるケースもあり、初期費用を抑えられます。

また仕事を始める上で必要なコピー機やデスク・チェアなどの備品、インターネット環境も準備されていることが多く、すぐに業務を開始することが可能です。

●2.都内のシェアオフィスでも安く借りられる

都内、とくにビジネス街やオフィス街にある立地の良いオフィスは、高額な賃料が発生します。

シェアオフィスを活用すれば、上記のような通常賃料の高いエリアのオフィスでも、賃料が抑えられている分利用しやすくなります。都内だと通常のオフィスを借りる場合、少なくとも月10万円以上の出費が見込まれるケースが大半ですが、シェアオフィスの場合は1人当たり月数千円～数万円程度まで抑えられます。

事業を継続する上でランニングコストを下げることは必須なので、都内のオフィスを安価で借りられることは大きなメリットです。

●3.立地の良い場所にオフィスが置ける

シェアオフィスの多くは、ニーズの多いビジネス街や大きな駅の近くに立地しています。そのためアクセスしやすく、通勤や営業活動をスムーズに行える点がメリットです。利便性の高いオフィスを使えることで従業員の満足度が上がるでしょう。

●4.場所によっては法人登記ができる

法人を作る際は、住所を登録する必要があります。個人の住所を登録できますが、プライバシーの観点から、個人住所の公開に抵抗を感じる人もいるでしょう。

シェアオフィスを提供する企業によっては、法人登記を許可しているケースもあります。シェアオフィスの住所を法人の住所として登録すれば、プライバシーの問題も解決できます。

また好立地の場所にオフィスを構え、企業のブランドイメージを上昇させたい企業にとっても大きなメリットでしょう。

●5.オフィスサイズの変更がしやすい

シェアオフィスは、様々な広さのプランが用意されていることが多く、オフィスサイズの変更を柔軟に行える点もメリットです。

事業を続けていく中で、人員を増やし規模を拡大していきたいケースもあるでしょう。シェアオフィスを利用していれば、スムーズにオフィスを拡張できます。

またランニングコストを削るために規模を縮小したいケースも同じく、柔軟にオフィスサイズを変更できます。

■シェアオフィスを利用する際の注意点

シェアオフィスを利用する際の注意点は、以下の3つです。

1.セキュリティ面に不安がある
2.共有設備が使えないことがある
3.周りの音や目が気になりやすい

それぞれのデメリットを詳しく見ていきましょう。

●1.セキュリティ面に不安がある

シェアオフィスのデメリットとしてまずあげられることが、セキュリティ面に不安がある点です。

シェアオフィスは複数の企業や個人が出入りし、同じスペースで働く性質上、どうしてもセキュリティ対策がおろそかになりやすいです。機密情報を扱ったり、クライアントの個人データを扱ったりする場合は、パソコンの画面を見られないよう特に注意しなければなりません。重要な契約書や機密情報が書かれた文章も、机の上に置きっぱなしにしないなどの対策が必要です。

無線LANを利用する際も、セキュリティ対策が行われているか確認しなければなりません。セキュリティ対策が十分でない場合、通信を傍受され重要なデータが流出する恐れがあります。

またシェアオフィスによっては、ドロップインと呼ばれるサービスを提供しているケースもあります。ドロップインとは、時間単位や1日単位で単発利用できるサービスです。普段はいない利用者が出入りすることもあるので、情報の管理には十分注意しましょう。

●2.共有設備が使えないことがある

シェアオフィスでは、共有設備が使えないことがある点もデメリットです。

人気のシェアオフィスや小規模のシェアオフィスでは、専用のブースや個別デスクを契約しなければ、作業デスクが確保できないケースがあります。事前にシェアオフィスの利用状況や規模を確認することが重要です。

また会議室などの個室の場合も同様に、利用できない可能性があります。確実に利用するためには、利用状況を確認し、事前に予約するなどの対策を行いましょう。

●3.周りの音や目が気になりやすい

シェアオフィスでは他業種が同じスペースで仕事をしており、交流が盛んに行われます。その分、周りの音や目が気になりやすいというデメリットもあります。集中して業務を行いたい人にとっては、妨げになるでしょう。

シェアオフィスによっては、専用ブースが設けられている場合もあります。集中して仕事を進めたい場合は、そのようなシェアオフィスの利用がおすすめです。

■シェアオフィスの利用前に確認するべきこと

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シェアオフィスを利用する前は、以下の8点を確認しなければなりません。

1.立地は条件に合っているか
2.利用料は適切か
3.オフィス設備は十分か
4.他の利用者の雰囲気は良さそうか
5.法人登記ができるシェアオフィスか
6.業務に必要なスペースが確保できるか
7.セキュリティ面が配慮されているか
8.有人の受付が設置されているか

いずれも重要な項目なので、詳しく見ていきましょう。

●1.立地は条件に合っているか

シェアオフィスを選ぶ上で、立地の条件は重要です。多くのシェアオフィスは都心に集まっていますが、中には例外もあります。駅からの距離や周りの建物を把握するためにも、シェアオフィスを契約する前に、一度足を運んでみることをおすすめします。

顧客の訪問が多い業種の場合は好立地にあるシェアオフィスを借りることで、クライアントも訪ねやすく営業活動を行いやすくなるので、事前に立地を確認しましょう。

●2.利用料は適切か

シェアオフィスによって利用料や敷金・礼金・保証金の料金設定は異なります。オフィス代は固定費の中でも全体に占める割合が大きいため、予算にあわせてシェアオフィスを選択することが重要です。

またシェアオフィスの利用形態には、月額料金を支払うタイプと使用時間に応じた料金を支払うドロップインがあります。

どの程度の時間オフィスを利用するかを見極めて、なるべくコストをかけないようにシェアオフィスを選びましょう。

●3.オフィス設備は十分か

シェアオフィスのオフィス設備が十分にそろっているのかも、利用するサービスを選ぶ上で重要な指標です。シェアオフィスを選ぶ際に確認すべき項目には、以下のようなものが挙げられます。

●受付サービスの有無
●コピー機やFAX機能の有無
●外装・内装の作りがしっかりしているか
●専用ブースや個室が設けられているか
●利用できる時間帯
●インターネット環境が整っているか
●個別ロッカーがあるか

シェアオフィスごとに上記のオフィス設備は異なり、基本料金内で利用できず、追加料金が必要になるケースもあります。シェアオフィスを契約する前に、事前に把握しておきましょう。

●4.他の利用者の雰囲気は良さそうか

シェアオフィスは他業種の人も同じスペースで働くので、他の利用者の雰囲気も重要です。

契約後に雰囲気が合わないと気付いた場合、オフィスの利用が億劫になってしまうでしょう。

シェアオフィスを利用する前には、見学に行って雰囲気を確かめたり利用者の声を聞いたりしておくことをおすすめします。

●5.法人登記ができるシェアオフィスか

法人登記ができるシェアオフィスもありますが、シェアオフィスによっては、利用規約で法人登記ができないケースもあります。

契約後のトラブルを避けるためにも、事前に確認しておきましょう。

●6.業務に必要なスペースが確保できるか

シェアオフィスはオフィススペースを共有することで、利用料金を抑えられる点が特徴です。しかしスペースの割に利用する人数が多い場合、作業スペースが狭く業務に支障を来すことも考えられます。

そのため業務に必要なスペースが確保できるのかも、利用前に確認すべき項目です。

十分な業務スペースがあることはもちろん重要ですが、業務スペース以外にもくつろげる空間やリラックスできるラウンジなどがあるとメリハリを付けることができ、より仕事にも身が入るでしょう。

●7.セキュリティ面が配慮されているか

シェアオフィスのデメリットは、セキュリティ面が不安な点です。そのためどのようなセキュリティ対策が行われているのかを、事前に確認しましょう。

確認すべきオフィスセキュリティは、以下のとおりです。

●入退室管理が適切に行われているか
●ネットワークセキュリティの強度はどうか
●書類が外部に漏れないようになっているか

共有スペースへの入退室の管理も重要ですが、ビルへの入退館も管理しているとより安心です。また防犯カメラは設置されているか、警備会社と連携が取れているか、オートロックキーになっているかなどもチェックポイントです。

シェアオフィスがフリーWi-Fiの場合、第三者に通信を傍受される可能性があるので、ネットワークセキュリティの強度に不安が残ります。シェアオフィスの契約者だけが利用できるよう、SSID（ネットワーク名）とパスワードが設定されていると安心です。

書類が外部に漏れないための対策が行われているかどうかも、確認すべき項目です。指紋や暗証番号で認証するタイプの印刷機なら、書類の取り違えの可能性が低くなります。またシュレッダーがあれば、安全に書類を廃棄できます。

●8.有人の受付が設置されているか

企業によっては、シェアオフィスを拠点として活動するケースもあるでしょう。そうなると、一般的なオフィスのようにクライアントが訪問してくることも考えられます。有人の受付がいると、シェアオフィスに不在でも対応してもらえるので安心です。

また受付が電話対応を行ってくれるのかどうかも、事前に確認しておきましょう。

■シェアオフィスが向いている業種とは？

シェアオフィスが向いている業種には、以下のようなものがあります。

●コンサルタント業
●ライター業やデザイナー業

それぞれの業種で、どのようにシェアオフィスを活用できるかを見ていきましょう。

●コンサルタント業

コンサルタント業はこれまでの実績や経験、成果に加えてコンサルタント自身の信頼性が重視されます。そのため拠点とする住所も、評価の対象に入ります。名刺やホームページにビジネス街にあるシェアオフィスを住所として記載していると、より信頼を得られるでしょう。シェアオフィスは都内の有名な企業が軒を並べるエリアに多く、ブランドイメージも向上させられます。

コンサルタント業は職業柄、打ち合わせを行うことが多いです。好立地に拠点とするオフィスがあれば、交通の便がいいのでクライアントが訪問しやすくなります。

またコンサルの種類によっては、必ずしも対面で行う必要はなく、リモートで済むことも増えています。クライアント先を訪問することも多いので、大きな固定費のかかる賃貸オフィスを契約しなくてもスムーズに仕事を行えるでしょう。このようなケースでは費用を抑えて利用でき、かつ法人登記も行えるシェアオフィスが、コンサルタント業の間では人気です。

●ライター業やデザイナー業

ライター業やデザイナー業は、パソコンがあれば場所や時間を選ばず働けるので、フリーランスに多い業種です。これまでカフェや自宅を仕事場として選ぶフリーランスが多かったですが、最近はシェアオフィスを利用するフリーランスも増えています。

その理由のひとつが、シェアオフィスでは他業種との交流もある点です。ライター業やデザイナー業は、黙々と作業を進めていく必要があり、クライアント以外との接点が希薄になりがちです。シェアオフィスを利用すれば、コミュニケーションを取ることができ、気分のリフレッシュにもなります。シェアオフィスでの出会いを通して、新たな仕事につながることも期待できます。

さらに、シェアオフィスが自宅やカフェよりも、仕事に集中できる環境が整っている点も挙げられます。プライベートの時間も過ごす自宅で作業をすると、仕事とプライベートの気持ちの切り替えが難しく、モチベーションを維持しにくいことがあります。またカフェで作業すると、混雑時の長時間利用で周りに迷惑がかかる、BGMや他の利用者の声が気になるなどが懸念点です。シェアオフィスを利用すれば、仕事とプライベートのオン・オフをはっきり切り替えられるだけでなく、長時間の利用でも周りの目が気にならないので仕事に集中できます。

■まとめ

今回はシェアオフィスの概要やメリット・デメリット、利用前に確認すべきことをご紹介しました。シェアオフィスには初期費用や利用料が抑えられる、好立地の物件を借りられる、オフィスサイズを変更しやすいといったメリットがあり、フリーランスやスタートアップ企業、海外や地方を拠点にする企業など、リモートワークを行いたい層に人気です。

一方、セキュリティ面に不安がある他、周りの目や雑音が気になる、共有設備が使えないこともあるなどのデメリットもあるので、利用する際は立地やオフィス設備とあわせて確認しましょう。

シェアオフィスのセキュリティ面などが不安であれば、専用スペースが用意されているレンタルオフィスも検討してみてください。例えば「H¹O（エイチワンオー）」のレンタルオフィスなら、顔認証を中心とした生体認証システムを採用しており、厳重な入退館管理を行っています。専用アプリを使えば共用スペースの混雑状況が確認できるため、「行ってみたら満席だった」といった状況に陥ってしまうような心配は不要です。ラグジュアリーな内装かつ、受付サービスもしっかりしているので、クライアントにも好印象を抱いてもらえるでしょう。
また、H¹Oでは2名利用の小さな区画から10名以上の区画までさまざまなプランをご用意しております。オフィスの拡大、縮小のどちらにも対応できるため、ぜひご検討ください。