バーチャルオフィスとは？利用するメリットや注意点について解説

■バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは「仮想」の意味を表すバーチャル（Virtual）と「事務所」の意味を表すオフィス（Office）を組み合わせた造語で、文字通り「仮想事務所」のことです。

法人・個人を問わず、事業をスタートさせる際は、郵便物の受け取りや銀行口座の開設のために住所の登録が必要です。このときバーチャルオフィスを利用すれば、物理的スペースを設ける必要がなく、事業所の住所や電話番号などをレンタルできます。もちろん、バーチャルオフィスで借りた住所は、Webサイトや名刺に記載することも可能です。

実際にオフィスを借りるよりも初期コスト・ランニングコストを抑えられる他、スピーディーにオフィスを契約できるため、スタートアップ経営者やフリーランスの方にとってはメリットの多い手段と言えるでしょう。地方や海外を拠点に活動したり、テレワークを推進し業務スペースを削減したりすることも、実現可能です。

なおバーチャルオフィスと並ぶオフィス形態の種類には、レンタルオフィスとコワーキングスペースが挙げられます。それぞれ違いがあるので、詳しく見ていきましょう。

●バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い

バーチャルオフィスと似ているオフィス形態として、まず挙げられるのがレンタルオフィスです。これらは混同されやすいですが、実際には大きな違いがあります。

バーチャルオフィスはあくまでも、事業に使う用途での仮想の住所を貸し出すサービスです。そのため利用者はバーチャルオフィスの住所とは別に、仕事場としてのスペースを確保する必要があります。その他、ビジネスに必要な機器や備品は原則自身で整えなければなりません。

一方のレンタルオフィスは、仕事に必要なオフィススペースの他、多くの場合はコピー機などの備品がある他、サービスによってはデスクやインターネット回線などの環境が整っており、その分が利用料に含まれている場合もあります。最近はいくつかの企業で業務スペースを借り、共同で利用するシェアオフィスの形態も増えています。

●バーチャルオフィスとコワーキングスペースの違い

バーチャルオフィスと混同しやすいオフィス形態には、コワーキングスペースというものもあります。物理的な空間を持たないバーチャルオフィスと違い、コワーキングスペースは在宅ワークが許可されている会社員やフリーランスの方が業務を行える、実際の共同スペースを指します。

コワーキングスペースは1名単位でスペースを設けていることが多いため、個人や少人数の組織の場合、一般的なレンタルオフィスを借りるよりも経費の削減につながるケースもあるでしょう。また他業種の利用者との交流のきっかけとなり、人脈を広げられる可能性も期待できます。

■バーチャルオフィスのサービスは2種類

一般的なバーチャルオフィスのサービスは、基本料金で受けられるサービスと有料で受けられるオプションサービスの2種類があります。

それぞれどのような内容なのか、詳しく見ていきましょう。

●1. 基本料金で受けられるサービス

以下は、基本料金で受けられるバーチャルオフィスのサービスの一例です。

●電話番号と住所の提供
●郵便物の受け取りや転送
●電話の受付や転送

バーチャルオフィスのメインサービスは住所や電話番号のレンタルなので、ほとんどの場合基本料金に含まれています。それに付随する形で、郵便物の受け取りや転送、電話の受付や転送などのサービスを受けられるケースもあります。

ただし基本料金内でサービスを利用する際は、法人登記を済ませている必要がある他、経理や税務関係の業務も自社で行わなければならないことが多いです。

●2. 有料で受けられるオプションサービス

バーチャルオフィスの有料で受けられるサービスには、以下のようなものがあります。

●法人登記の手続きのサポート
●会計・税務・経理業務のサポート
●会議室やミーティングルームの提供

なるべく手間を省き、ビジネスに集中したい場合、任せられる部分はオプションサービスを活用するのも一つの手です。

また対面での打ち合わせやミーティングが必要になるケースに備えて、会議室やミーティングの利用ができるサービスもあります。

なお上記はあくまでも一例であり、実際のサービスは利用するバーチャルオフィスによって異なるため、利用する際はきちんと確認しておきましょう。

■バーチャルオフィスを利用するメリット

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バーチャルオフィスを利用するメリットには、以下の6つがあります。

●短期間でオフィスが利用できる
●初期費用が抑えられる
●利用料を経費として計上できる
●固定電話やFAX番号が導入できる
●好立地のオフィスが安価で借りられる
●個人の住所を公開する必要がなくなる

それぞれのメリットを詳しくご紹介します。

●1. 短期間でオフィスが利用できる

バーチャルオフィスには、短期間でオフィスを利用できるメリットがあります。

賃貸契約を結んで事務所やオフィスを借りる際は、契約する前に物件の選定や内覧などの工数が発生します。契約書の作成や資金の準備にも時間がかかるので、数週間程度かかるでしょう。

一方バーチャルオフィスは、必要な書類が限られるため、すぐに事業をスタートさせたい時に便利です。個人なら本人確認書類、法人なら登記簿謄本と代表者の本人確認書類を用意できれば、住所を即日で登録できるところもあります。オンラインで登録できるケースも多く、手続き自体も簡単です。

●2. 初期費用が抑えられる

賃貸オフィスを借りる場合、初月の家賃に加えて敷金・礼金・保証金がかかるので、多額の初期費用が必要です。ビジネスをスタートさせた時期は売上が不安定なことも多く、大きな負担となり得ます。

その点バーチャルオフィスを利用すると、初期費用として必要な項目は、入会金と保証金、月額利用料など必要最低限の費用のみとなります。コストを抑えられるため、その分売上アップに必要な施策へ、予算を充てることができるでしょう。

●3. 利用料を経費として計上できる

バーチャルオフィスの利用料は、経費として計上できます。利用料は「支払手数料」という勘定科目で仕訳することが一般的です。経費として計上することで節税にもつながります。

●4. 固定電話やFAX番号が導入できる

バーチャルオフィスのサービスには、原則固定電話やFAX番号の導入なども含まれています。そのため固定回線の登録や契約などをしなくても、固定電話やFAXを使えるケースが多いです。

会社設立や事務所を登録するにあたって、固定電話の登録は必須ではありませんが、登録していると社会的な信用を得やすくなります。実際に銀行口座の登録やクレジットカードの作成などの場面で、固定電話の番号を求められるケースもあります。

また最近はペーパーレス化が進んでいるものの、FAXでのやり取りを中心にしている企業も存在します。取引する企業の幅を広げるためにはFAXの導入も検討すべきでしょう。

●5. 好立地のオフィスが安価で借りられる

好立地のオフィスはブランドイメージの向上につながりますが、人気のビジネス街、オフィス街にあるオフィスを借りるとなると、比較的高額な賃料が必要です。

一方バーチャルオフィスを利用すれば、好立地のオフィスも比較的安価で借りることができ、会社の住所として登録できます。Webサイトの会社概要や名刺に記載すれば、クライアントや金融機関からの信用を得やすくなるでしょう。スタートアップの段階から、競合企業に差を付けられるかもしれません。

●6. 個人の住所を公開する必要がなくなる

オフィスにかかるコストを抑えるシンプルな方法は、自宅をオフィスの住所として登録することです。とはいえプライバシーの観点から、自宅の住所を公開することに抵抗を感じる人もいるでしょう。

バーチャルオフィスを利用すると、実際の業務は自宅で行いながら、対外的には個人の住所を公開せずに済みます。

■バーチャルオフィスを利用する際の注意点

メリットが多いバーチャルオフィスですが、利用する際は以下の4つに注意しなければなりません。

●別の場所に仕事をするスペースを置く必要がある
●融資が受けにくいことがある
●業種によっては開業できない場合がある
●バーチャルオフィスだと信用が得にくいこともある

それぞれ順に解説します。

●1. 別の場所に仕事をするスペースを置く必要がある

先述の通り、バーチャルオフィスのサービスには実際の空間が含まれないため、利用する際は別の場所に仕事をするスペースを作る必要があります。自宅で仕事ができないのであれば、別途場所を確保する必要が生じてしまうため、レンタルオフィスやコワーキングスペースの方が適していると言えるでしょう。

●2. 郵便物の受け取りが遅れやすい

バーチャルオフィス宛ての郵便物はその住所に届くので、住所と実際に仕事をする場所が離れている場合、郵便物が手元に届くまでに時間がかかるという懸念事項もあります。郵便物を転送してくれるサービスもありますが、一度バーチャルオフィスとして設定した住所から転送する必要があるので、通常の郵便と比べるとどうしても受け取りが遅れてしまいがちです。

●3. 融資が受けにくいことがある

バーチャルオフィスを利用していると、融資が受けにくくなってしまうことがある点にも注意しなければなりません。

ビジネスをスタートさせた当初は、運転資金や設備投資のために銀行や信用金庫などの金融機関からの融資を受ける方も多いでしょう。このときバーチャルオフィスを利用していると、金融機関側から「事業の実態が把握しづらい」と判断され、条件が厳しくなったり融資を断られてしまったりする可能性があります。

当然のことですが、融資を受けるには、金融機関からの信頼を得なければなりません。バーチャルオフィスを利用していて、融資を受けたい場合は、事業の実態を明確に説明する必要があります。

●4. 業種によっては開業できない場合がある

人材派遣業、弁護士業など、業種によっては開業の際に行政機関の許可や認可、届出が必要とされている事業もあります。これらに該当する場合、事務所として登録する住所の条件として、実際のスペースを伴うことやある程度の面積を持っていなければならないケースも多いです。事前にルールをしっかりと調べ、該当する業種の方は他の方法を検討しましょう。

●5. バーチャルオフィスだと信用が得にくいこともある

バーチャルオフィスを住所として登録すると、信用が得にくいことがある点にも注意しなければなりません。

バーチャルオフィスが信用を得にくい原因に、他の事業者と住所が被る点が挙げられます。インターネットを使って住所を検索したときに、複数の企業や個人が同じ住所を利用していることが判明してしまうケースもあるでしょう。クライアントが知ってしまうと、「実態のない企業なのでは」といったマイナスイメージを抱かれる可能性もあります。

ビジネスの世界では、相手から信用を得ることが欠かせません。確かにバーチャルオフィスの利用は一般的になりつつありますが、スタートアップの時点から信用を重視したい場合や、経営が安定してきて実際のオフィスを構える余裕が出てきた場合は、他の方法も検討してみてください。

■バーチャルオフィスが向いている業種

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バーチャルオフィスの利用が向いている業種には、Web関連の業種、製造業や販売業、出張ビジネス業などがあります。それぞれの業種で、どのように活用できるのかを見ていきましょう。

●Web関連の業種

ebデザイナーやエンジニア、マーケター、ライターなどのWeb関連の業種に従事している方は、パソコンとインターネット環境があればどこでも働けます。自宅や、土地代の安い地方にスペースを確保する方も多いのではないでしょうか。

こういったケースで、法人登記や事務所の住所を登録するにあたって自宅以外を使いたい、好立地の拠点を名刺に載せたいなどの意図があれば、バーチャルオフィスの利用はおすすめです。

クライアントの立場になって考えると、地方よりも都市圏の好立地な場所に所在している方が、印象が良い可能性もあります。

●製造業や販売業

製造業や販売業も、バーチャルオフィスの利用に適している業種です。

自宅でハンドメイド品や食品、服飾などを製造し、ECで販売する場合、バーチャルオフィスを利用すると、拠点を複数作ることができます。

●出張ビジネス業

出張して業務をこなすことの多い整体師やプログラマー、営業職の方にもバーチャルオフィスはおすすめです。バーチャルオフィスを使えば、自宅を事務所とすることで生じるプライバシーの侵害や、信頼度の問題などを解消できます。クライアントが自宅に訪ねてくるようなリスクも防ぐことができるでしょう。

■バーチャルオフィスの選び方

バーチャルオフィスは、運営会社によってサービスや料金が異なるので、どのように選ぶかは重要です。

まずはサービスの内容と必要な費用を確認しましょう。予算内に収めることも大切ですが、オプションの具体的な内容と費用が見合っていれば、利用を検討してみるのも良いでしょう。初期費用だけでなく、ランニングコストや延長時、解約時の条件なども確認しておいてください。

また実際のスペースを伴わないバーチャルオフィスを利用するにあたって、運営会社の信用度は重要です。企業規模や拠点数、営業時間、顔を合わせるスタッフの有無など、さまざまな角度からチェックしましょう。オフィスを契約するには審査がつきものですが、バーチャルオフィスだからこそ、厳格な審査を行っているかどうかもポイントです。

バーチャルオフィスの住所の場所となる物件が、運営会社の自社物件かどうかも聞いておくのがおすすめです。もし自社物件ではなかった場合、大家さんとの余計なトラブルに巻き込まれてしまうリスクも考えられます。

迷う場合は、どのようなユーザーが使用しているのかをチェックしてみるのも良いでしょう。Web上の口コミも参考になりますが、知り合いなどが利用したことのある場所の場合は、リアルな感想を聞くことができて安心です。

■まとめ

バーチャルオフィスは「スピーディーに住所を登録できる」「好立地のオフィスを安く借りられる」「個人の住所を公開せずに済む」といったさまざまなメリットがあります。そのためスタートアップ経営者やフリーランスの方、海外や地方を拠点にしたい企業、テレワークを推進し業務スペースを縮小したい企業などにおすすめです。

バーチャルオフィスは運営会社によって、サービス内容に違いがあります。予算や立地、内装・外装、過去のトラブルの有無などを事前に調べた上で、サービスの利用を検討しましょう。

また自宅で仕事ができない方、スピーディーな郵便物のやりとりが必要な方、開業にあたりオフィスの実態が必要条件となっている業種の方などは、これらのデメリットを解消できるレンタルオフィスの利用も検討してみてください。
例えば「H¹O（エイチワンオー）」のレンタルオフィスは、法人登記はもちろん、ご不在時の郵便物受取や宅配の対応を依頼することも可能です。
業務スペースを縮小したいニーズにもお答えし、物件によっては最小2名区画でのご用意もございます。

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