【フリーランス必見】レンタルオフィスがおすすめの理由

■レンタルオフィスがフリーランスにおすすめの理由

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フリーランスにレンタルオフィスをおすすめする理由は、次のようなメリットがあるためです。
　
●プライベートと仕事を分けることができる
●個人契約ができる
●格式高い住所を利用できる
●事務代行サービスを利用できる
●会議室が使える

それぞれのメリットを具体的に見ていきましょう。

●プライベートと仕事を分けることができる

レンタルオフィスを借りるメリットとして大きいのが、プライベートと仕事をきちんと分けられる点です。フリーランスとして独立した当初は「自宅で仕事をすると、満員電車に乗らなくていい」「好きな時間に仕事ができる」と感じたかもしれません。

しかし、実際に自宅で仕事を始めてみると生活空間と仕事空間が一緒になり、仕事のスイッチが入らなかったり、集中できなかったりもします。生活が不規則になったり、中には社会から隔たりがある感覚を覚える人もいるでしょう。

その点、レンタルオフィスならプライベートを切り離して仕事に集中できます。自分自身で決めた時間にお気に入りの街で借りたレンタルオフィスに出かけて仕事に打ち込めば、一日の生活にメリハリをつけられ、パフォーマンスの向上も期待できます。

●個人契約ができる

レンタルオフィスは個人での契約が可能です。フリーランスのような個人事業主は税務署に「個人事業の開廃業等届出書（開業届出書）」を提出する必要があります。その場合にもレンタルオフィスの住所を事業所の住所として登録できます。

レンタルオフィスを事業所として登録した場合、月々の賃料や交通費を確定申告で必要経費として計上可能です。ゆくゆく個人事業を法人化するときには、レンタルオフィスを法人の住所として登記もできます。

●格式高い住所を利用できる

ブランド力の高い一等地にあるレンタルオフィスを選べば、格式の高い住所を名刺に印刷できます。フリーランスの業種によっては、イメージが重視されることもあります。
名刺の住所がブランド力の高い一等地なら、イメージがより良くなり社会的な信用度も高まるでしょう。

自宅を仕事場の住所として公開していると、住所や電話番号などの個人情報が外部に漏れてしまう可能性もあります。特に女性は自宅の住所を公開するのに抵抗感を覚える人も少なくありません。

しかし、名刺に住所を記載していないと郵便物の送付などの際に不便です。そのような場合もレンタルオフィスの場所を住所にすると安心です。

●事務代行サービスを利用できる

レンタルオフィスでは受付スタッフによる来客対応や、郵便物の受け取りなどのサービスを受けることが可能な場合もあります。中には簡単なデータ作成や翻訳作業、経理事務などの事務代行サービスをオプションとして提供しているところもあります。

最近は入居者のプライベートな悩み相談やリサーチ代行、イベント開催やコミュニティ形成などをサポートする「コンシェルジュサービス」を提供するレンタルオフィスも登場しました。

事務代行以外にコーヒーサーバーやウォーターサーバーを利用できる物件や、フードの提供サービスがあるレンタルオフィスもあります。そうしたサービスを受けられるのもレンタルオフィスのメリットです。

●会議室が使える

外部の人との打ち合わせや、チームのメンバーを呼んで会議をする必要がある場合は、会議室付きのレンタルオフィスを選ぶと良いでしょう。

レンタルオフィスの会議室は、ホワイトボードやモニターなど会議に必要なものを揃えているケースがほとんどです。中には会議室を利用するときに有料オプションでティーサーブが利用できるところもあります。

会議室以外にも、ゲストとミーティングできる応接スペースや共用ラウンジを利用できるレンタルオフィスもあります。来客が多い仕事なら、そうした物件を選ぶとメリットをより感じられるでしょう。

■フリーランスがレンタルオフィスを使うデメリット

フリーランスがレンタルオフィスを利用する際のデメリットとしては、賃料の負担が挙げられます。

賃料は場所や広さによって変わります。都心の一等地にレンタルオフィスを借りると、1人単価でおおよそ月3〜10万円が必要になるでしょう。

また、会議室や事務代行サービスなどの有料オプションサービスを利用すると、賃料にプラスしてオプション利用料が必要になるケースもあります。

中には平日のみ、あるいは昼間の時間帯など利用時間が制限される場合もあるため注意が必要です。働くスタイルによりますが、深夜や早朝に仕事が捗るタイプの方には、利用時間に制限のあることがデメリットとなるでしょう。

そうした場合は、24時間365日利用できるタイプを選ぶと良いでしょう。時間を気にせず自由な働き方ができます。

■フリーランスがレンタルオフィスを選ぶポイント

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一口に「レンタルオフィス」と言っても、さまざまなタイプがあります。共有スペースの面積が大きく、入居者同士の交流を重視したタイプ。ラグジュアリーな空間をセールスポイントとしたタイプ。低価格をアピールポイントとしているタイプなどがあり、何を重視するかによって選ぶオフィスも変わってきます。

フリーランスがレンタルオフィスを選ぶ際に気を付けたいのは主に次の4つです。

●立地・賃料
●料金設定
●サービスの充実性
●セキュリティ

それぞれのポイントを説明します。

●立地・賃料

レンタルオフィスでは立地と賃料に相関関係のあるケースがほとんどです。一般的には人気やブランド力が高いエリアほど賃料が高くなります。東京都内で言えば都心5区（中央区・千代田区・港区・渋谷区・新宿区）などです。これらの一等地は不動産の坪単価が高いため、比例して賃料が高くなります。

立地で言えば「駅から徒歩5分以内」など、アクセスの良い場所ほど人気で、賃料も高くなるでしょう。反対に「駅から徒歩10分以上」「電車の路線数が少ない」「オフィスまでの道が平坦でない」など、アクセスが良くない場所は坪単価が低いため、賃料も安く設定されています。

●料金設定

立地だけでなく、ビルの築年数や内装や設備の充実度によっても、賃料を含む料金設定は変わってきます。築年数が古く内装のリフォームもされていない物件は料金が安い傾向です。

仕事をするために必要な設備が整っていないオフィスや、「騒音がある」「空調が効かない」「法人登記が不可」などの悪条件があるオフィスは、その分料金も安くなるでしょう。

月の賃料が安くても、物件によっては初期費用や更新料、退去費用がかかるケースもあります。また、不在時の宅配物対応や電話対応などのサービスにオプション料金が必要なケースもあるため、トータルの利用料金がいくらなのかを把握して契約するようにしましょう。

●サービスの充実性

来客がある仕事の場合、不在時に来訪者があった場合に対応してくれるかどうか、会議室やミーティングルームがあるかどうかも選ぶ際のポイントです。

中にはWi-FiやLANケーブル、複合機などの利用サービスが備わっていないケースもあります。自分の仕事に最低限必要なサービスがあるかどうかも確認しておきましょう。

実際に利用した方の話を聞いてみると、コーヒーやココアなどのドリンクサービスがあると、一息つくときに落ち着くと感じる人が少なくありません。

他にも「コネクターや文房具の貸し出しサービスがある」「フードの提供サービスがある」「書類溶解サービスやシュレッダーがある」といったサービスによって、毎日の使用がより快適なものになるでしょう。

●セキュリティ

複数の人が出入りするレンタルオフィスでは、セキュリティがしっかりしているかどうかも重要なポイントです。誰でもビルに入れるようだと、盗難などの被害に遭う恐れもあります。

盗難が心配なら、セキュリティカードや顔認証・指紋認証のような、しっかりしたセキュリティ対策のあるレンタルオフィスを選ぶ方が良いでしょう。有人受付や監視カメラの有無なども確認してください。人感センサーなどで不法侵入などの異変を感知できるシステムがあるとより安心です。

レンタルオフィスを選ぶ際は、情報漏れなどの情報セキュリティ対策も頭に入れておきましょう。有線LANが使用できるとサイバーセキュリティ対策として有効です。

また、電話やテレワークの話し声が外部に漏れるようなスペースでは情報漏れの心配があります。音漏れを防ぐには、パーソナルスペースに防音対策が施されている物件を選ぶことが大切です。

■レンタルオフィスを借りるまでの流れ

レンタルオフィスを借りるには、次のような流れで契約するのが一般的です。

1.自分の希望に合ったオフィスを探す
2.見学・内覧予約をする
3.実際に貸室・共用部などを確認する
4.必要書類（身分証明書・収入証明書など）を用意
5.申し込みをして書類提出・審査を受ける
6.初期費用を入金して契約を締結する
7.契約の手続き完了後、利用を開始する

運営会社や物件によって流れは変わります。気になる物件がある場合は、運営会社の公式サイトを参照したり、問い合わせたりして確認してください。

■まとめ

自宅で仕事をしているフリーランスの方で「公私の区別をつけるのが難しい」「仕事に集中できる環境を整えたい」「名刺に格式高い住所を掲載したい」などと考えている方はレンタルオフィスの利用がおすすめです。

フリーランス以外でも「オフィスを新設したい」、「オフィスの面積縮小・効率化を行いたい」、「分室・BCP対策拠点がほしい」などの要望がある企業の方や、スタートアップ企業の方も検討に値するでしょう。

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