セットアップオフィスとは？　メリット・デメリット、選ぶときのポイントを解説

■入居準備の手間と時間、コストが省けるセットアップオフィスとは

セットアップオフィスとは一般的に、入居準備の手間や時間、コストを省けるオフィスサービスのことです。物件を借りてオフィスとして利用する場合、借り主が内装工事を行い費用を負担するケースが多いですが、契約前の段階で内装工事が済んでいるセットアップオフィスなら、いつ誰が入居してもすぐに事業を開始できる環境が整っている状態といえます。例えば、床・壁の内装や照明器具の設置、オフィス家具の配置などが対象となることが多いです。

入居前の準備や手間、コストを省けることは、セットアップオフィスを利用する上での大きなメリットといえるでしょう。賃貸オフィスを借りる場合、以下のような手間が発生すると考えられます。

・オフィスの内装デザインの依頼
・内装業者の選定
・内装工事に関する打ち合わせ
・電話やインターネット回線の工事
・備品やオフィス家具の搬入

上記の作業を一から行うと、入居までに数ヵ月の期間と費用が掛かることが考えられます。その点、事業開始に必要なものがそろっているセットアップオフィスなら、入居までの期間や発生するコストを大幅に減らすことが可能となるはずです。

■居抜きや他のオフィスとの違い

オフィスの契約形態には、居抜きオフィスやレンタルオフィス、サービスオフィス、シェアオフィスなどの種類が挙げられます。以下では、それぞれのオフィスの特徴と具体的な違いをご紹介します。

●セットアップオフィスと居抜きオフィスとの違い

居抜きオフィスとは、前入居者が使用した内装やオフィス家具などが残されたまま貸し出される物件を指すのが一般的です。内装工事が済んでいるため、入居後は比較的時間を待たずに業務を始められるでしょう。ただし、自社のブランドや取り扱いサービスの雰囲気と異なる内装であった場合は、内装工事が必要になることも考えられます。

セットアップオフィスとの相違点は、居抜きオフィスは契約によって原状回復義務が発生し、退去時に原状回復のための工事や修繕が必要になる場合が多いことです。セットアップオフィスは一般的に入居の時点でおしゃれな内装とビジネスに必要なオフィス家具が用意されているため、契約によっては原状回復義務もありません。ただし、退去時にクロスカーペットの張り替えなどを負担しなくてはならないようなケースもあるため、あらかじめ退去時の対応についても確認しておくとよいでしょう。

●セットアップオフィスとレンタルオフィスとの違い

レンタルオフィスとは、個室・半個室といったスペースを月単位で借りられるオフィスサービスを指し、利用するには会員登録が必要となることが一般的です。レンタルできるオフィスの種類は場所によって異なりますが、一人用から数十名が利用できるタイプまで幅広く用意されているところもあります。レンタルオフィスには、最初からオフィス家具が設置され、業務に必要な環境がそろっているケースが多いです。会議室やラウンジなど、全ての会員が自由に利用できる共有スペースを完備しているところもあるなど、ここまではセットアップオフィスと大きな違いはありません。

セットアップオフィスとレンタルオフィスは、入居にあたって発生する初期費用が異なる点といえます。レンタルオフィスは入会金を支払うことで利用する権利を得られる一方、セットアップオフィスはあくまでもスペースを借りるという契約が必要な場合が多く、入居の際に敷金や仲介業者へ支払う手数料が発生する場合もあります。

●セットアップオフィスとサービスオフィスとの違い

サービスオフィスとは、高セキュリティの個室を月単位で借りられるオフィスサービスを指すのが一般的です。共有スペースとして、会議室やラウンジなどを備え、充実したオプションサービスを利用できるところも多くあります。例えば、コンシェルジュサービスや他の利用者との人材交流、事業支援などがその一例です。サービスオフィスは、常駐スタッフがいる、オプションサービスが利用できるなど、手厚いサービスが用意されていることがセットアップオフィスとの大きな違いといえるでしょう。

●セットアップオフィスとシェアオフィスとの違い

シェアオフィスとは、フリーアドレス制のデスクや共有スペースを利用できるオフィスサービスを指すのが一般的です。フリーアドレス制は、スペースや座席を特定せず、毎日自由に座席を選択できる仕組みです。シェアオフィスの中には個室や個別ブースを設置しているところもあり、契約によっては専有スペースを確保できる場合もあります。ただし、共有の会議室は申請した時間のみ借りられることが一般的です。

シェアオフィスとセットアップオフィスの相違点には、契約形態が挙げられます。シェアオフィスはサービスを利用する目的で月ごとに契約を交わしますが、セットアップオフィスは賃貸契約を交わしオフィスを利用することになります。また、セットアップオフィスは共有スペース以外に専有のスペースがあるため、従業員のプライバシーを確保しやすい点も魅力といえるでしょう。

■セットアップオフィスを利用するメリットは？

セットアップオフィスを利用すれば、さまざまなメリットを得られるでしょう。以下では、主なメリットについて一つずつ解説します。

●入退去に掛かるコスト削減

物件を借りてオフィスを開設する場合、入居にあたって主に以下のような費用が発生するでしょう。

・敷金
・仲介手数料
・内装工事費用
・オフィス家具の購入費用

セットアップオフィスは内装やオフィス家具、オフィス設備がそろった状態で借りることができ、上記の費用の節約につながる点がメリットといえます。ただし、物件によっては敷金や仲介手数料が発生する場合があるため、事前に確認しておくとよいでしょう。

オフィス物件を借りた場合は内装工事をしてから入居し、退去時に原状回復工事が必要なため、工事期間中も家賃が発生する可能性があります。入退去時に内装や原状回復の工事の必要がない場合が多いセットアップオフィスは、オフィスを移転する場合でも旧オフィスと新オフィスの家賃が2重に発生する心配をしなくてもよいでしょう。また、入退去する際に負担する費用を抑えられ、経費削減の有効な手段といえます。

●入居準備の時間・手間を省ける

セットアップオフィスは、入居準備に掛かる時間や手間を減らせることもメリットといえます。一般的な賃貸オフィスを契約した場合、入居前に内装工事やオフィス家具の購入などの準備が必要ですが、セットアップオフィスはこれらの準備が不要となるでしょう。

そのため、短期間で入居したい場合は、最短約1ヵ月で入居できる場合もあるセットアップオフィスがよいでしょう。セットアップオフィスは内装工事が完了した状態で入居できるため、借り主がオフィスのレイアウトや内装デザインを一から考えたり、内装工事の依頼や工事の打ち合わせをしたりする手間を省くことにもつながります。契約時は仕事に必要なオフィス家具や設備が設置されていることがほとんどなため、入居と同時に業務を開始できることが魅力といえるでしょう。

●従業員のモチベーションアップにつながる

環境のよい職場は、従業員のモチベーションアップにつながると考えられます。セットアップオフィスはおしゃれな内装を施しているところが多く、従業員にとって出社の楽しみの一つになるでしょう。従業員のモチベーションが向上すれば仕事に取り組む姿勢にも影響し、生産性アップも期待できます。

従業員の中には自社の雰囲気を誇らしいと考える人もいるかもしれません。また、おしゃれできれいな雰囲気がある会社は、取引先や関係者などの訪問客によい印象を与えられると考えられます。結果的に企業イメージがよくなるため、商談や採用活動を成功させられる可能性も高まるでしょう。

■セットアップオフィスのデメリット・注意点

オフィスを借りてから後悔しないためには、セットアップオフィスを利用するデメリットや注意点を理解しておくことが大切なポイントといえます。以下の内容を把握した上で、自社に適した理想的なオフィスを探しましょう。

●比較的賃料が高いケースが多い

セットアップオフィスを利用する際に注意が必要なことは、月々の賃料が高い場合が多い点です。他のオフィスサービスと比較しても、賃料は高くなる傾向にあります。

賃料が高く設定されている理由は、内装工事に掛かった費用が賃料に反映されていると考えられるためです。一般的な賃貸オフィスの費用相場よりも約1.5～1.7倍高い賃料を設定しているといわれています。セットアップオフィスを長期間借りる場合は総支払い額も高くなるため、賃料の高さも考慮してオフィスを選ぶことをおすすめします。

●内装・レイアウトを自由にデザインできない

自社の希望どおりの内装やレイアウトに変えられないことが、セットアップオフィスのデメリットといえます。物件を借りてオフィスを開業する場合は借り主が内装工事を行うため、自社のイメージに合った内装・レイアウトを決められるでしょう。

しかし、ビジネス環境に合った内装になっているセットアップオフィスは、内装・レイアウトを自由に決められないのが一般的です。入居後に内装・レイアウトが合わなくても、基本的には勝手に内装工事をすることはできません。そのため、内装・レイアウトに納得できるセットアップオフィスを見つけられない場合は、自社で自由にデザインできる物件や他の内装変更ができるオフィスサービスを選ぶのも一つの方法でしょう。

●原状回復費用が掛かる場合もある

セットアップオフィスは、原状回復費用が発生する契約になる場合があります。

一般的に、セットアップオフィスは退去後も同様の内装・レイアウトのまま次の入居者が利用するため、原状回復費用は掛かりません。しかし、契約内容に原状回復に関する記載がされている場合は原状回復費用が発生し、自己負担になるケースもあるようです。原状回復費用の支払いの有無はセットアップオフィスの契約書に記載されていることが多いため、契約前に契約内容を入念に確認しておきましょう。契約内容で不明な点がある場合は、事前に確認してから契約を交わすことをおすすめします。

●セットアップのオフィス物件探しが難しい

セットアップオフィスは都心を中心に広まっているものの、物件数や取り扱う業者はまだ多くはないようです。そのため、自社に適した物件を探すのが比較的難しいといわれています。
例えば、人気のエリアにある物件や、おしゃれできれいなデザインの物件はすぐに入居者が決まる傾向にあるため、希望する立地や従業員が働きやすい広さを確保できるセットアップオフィスを見つけられないケースもあるかもしれません。セットアップオフィスへの移転を検討しているのなら、できるだけ早い時期から物件探しを始めましょう。

■セットアップオフィスはこんな企業におすすめ

セットアップオフィスはメリット・デメリットがあることから、おすすめの企業とそうでない企業があります 。以下では、先述したメリット・デメリットを踏まえた上で、セットアップオフィスの利用 をおすすめ する企業の特徴を解説します。

●スタートアップ・ベンチャー企業

セットアップオフィスにおすすめの企業は、スタートアップ・ベンチャー企業です。セットアップオフィスなら、少ない資金でも好立地できれいなオフィスで業務を開始できるでしょう。

スタートアップ・ベンチャー企業のように開業から浅く、知名度や実績が少ないとしても、人気のエリアやアクセスのよい立地にあるセットアップオフィスを選ぶのがおすすめです。おしゃれできれいなオフィスを確保することで、しっかりとしたオフィスを構える企業のイメージを持ってもらいやすいため、社会的な信用度も高められるでしょう。

また、企業イメージのアップにより、自社に興味を持つ応募者が増えれば採用活動も進めやすくなります。セットアップオフィスは初期費用を抑え、好立地のオフィスを構えたいスタートアップ・ベンチャー企業におすすめです。

●移転費用を抑えたい企業

セットアップオフィスを利用する際に必要なコストは毎月支払う賃料となるため、オフィスの移転費用を抑えたい企業におすすめです。セットアップオフィスは内装工事が完了しており、オフィス家具やオフィス設備などビジネス環境が整えられていることがほとんどです。内装工事費用や業務に必要なものを購入する費用を最小限にでき、移転費用を抑えられるでしょう。

また、自社で内装工事の手配やオフィス家具・設備を購入する負担もなくせるため、入居後は早々に業務を開始できるはずです。オフィスの移転を検討しているが、移転準備にコストや手間が掛かることに悩んでいる企業は、セットアップオフィスの利用を選択肢の一つに入れてみるとよいでしょう。

●数年後に別のオフィスへの移転を視野に入れている企業

セットアップオフィスは、新オフィスへの移転の予定がある企業に向いています。例えば、オフィスを改装するために一時的な仮のオフィスが必要な企業や、事業拡大・合併などによって従業員の増加が見込まれる企業がその一例です。

セットアップオフィスはおしゃれできれいな内装や入居間もなく仕事ができるビジネス環境がそろっていることから、仮のオフィスとして活用するのも一つの方法です。オフィス家具やオフィス設備を一からそろえる負担を減らし、仮のオフィスへの移転に掛かるコストを抑えることもできるでしょう。セットアップオフィスは契約期間のみ借りられるオフィスで退去しやすいといわれているため、数年後に別のオフィスへの移転が決まっている企業におすすめです。

■セットアップオフィスを選ぶときに意識すべきポイント

セットアップオフィスを選ぶ際は、いくつか考慮しておきたいポイントがあります。オフィスサービスを選ぶ際は、以下のポイントを意識して探しましょう。

・オフィスとしての機能性に問題ないか
・業務に集中できるレイアウトか
・セキュリティは安全か
・アクセスしやすい立地か
・共有部の使い勝手がよいか
・セットアップオフィスが最適なのか

ここでは、それぞれのポイントを詳しくご紹介します。

●オフィスとしての機能性に問題ないか

オフィスとして活用する上で必要なものがそろっているか確認することも、セットアップオフィスを選ぶ際の大切なポイントです。セットアップオフィスには、オープンスペースや個室、ミーティングルーム、休憩室などが用意されているところもあります。しかし、必要なスペースがあることと、そのスペースが使いやすいかどうかは別の問題といえます。

機能性が高いオフィスでは、用途に応じて利用するスペースを使い分けられます。例えば、個人で作業をする際はオープンスペースを利用し、部署・チームで会議や打ち合わせをする場合は個室を使用するなどの複数の活用方法が考えられます。このように、オフィスとしての機能性に問題点がないか確認してからセットアップオフィスの利用を決めましょう。

●業務に集中できるレイアウトか

セットアップオフィスを選ぶ際に意識したいポイントとして、業務に集中できるレイアウトであるかが挙げられます。具体的には、従業員数や事業内容に合った広さであるか、使いやすいかなどがポイントといえます。

セットアップオフィスで働く従業員数が多すぎると、隣席との間隔が狭く圧迫感のあるオフィスになる恐れがあるでしょう。また、執務スペースの横に休憩室があると休憩中の人の話し声が気になって仕事に集中できなかったり、逆に仕事をする人がいるためにリラックスできなかったりする可能性があります。

「業務に集中できない」「ゆっくり休憩できない」という従業員の不満は、作業効率や満足度の低下につながる場合もあるため、業務に集中できる広さやレイアウトのセットアップオフィスを選ぶようにしましょう。

●セキュリティは安全か

セキュリティの安全性を確認しておくことも、セットアップオフィスを選ぶ際に重要なポイントです。セキュリティの安全性が低いと従業員のプライバシーを保てず、他社に内部の情報が漏えいする恐れがあります。

セキュリティの安全性が高いセットアップオフィスを見極めるためには、壁が厚く防音性が高いか、入退室者の管理ができるか、従業員が一人で作業したいときに利用できるスペースを確保できるかなどをチェックしておくことをおすすめします。

●アクセスしやすい立地か

機能性やセキュリティが高いオフィスであっても、最寄り駅から遠い場所にあると不便に感じる人が多い可能性が高いため、セットアップオフィスがアクセスしやすい立地にあるかの確認も必要になるでしょう。例えば、毎日の通勤や出張・営業活動で社外に出るときなどのケースが想定されます。

立地がよくない場所にオフィスを構えてしまうと、通勤に苦労する従業員のモチベーションが低下したり、取引先や銀行からの印象が悪くなったりする場合もあるため、アクセスのよい立地にあるセットアップオフィスを選ぶようにしましょう。

●共有部の使い勝手がよいか

共有スペースは他社の従業員も利用するため、セットアップオフィスを選ぶ際は使い勝手のよさを確かめておくことも大切なポイントといえるでしょう。具体的には、共有スペースの清掃が行き届いていて整理整頓されているか、フリードリンクが用意されているか、休憩するための椅子やテーブルなどがそろっているかが挙げられます。フリードリンクがない場合は、自社でポットやティーバッグなどを用意し、そのスペースを確保できるかも確認しておく必要があるでしょう。

●セットアップオフィスが最適なのか

セットアップオフィスを選ぶ前に、レンタルオフィスや居抜きオフィス、サービスオフィスなどの他のオフィスサービスの特徴と比較することをおすすめします。オフィスサービスにはさまざまな種類があり、それぞれの特徴やメリット・デメリットは異なります。セットアップオフィス以外のオフィスサービスと比較し、自社にとってセットアップオフィスが最適なオフィスなのかを検討しましょう。

■まとめ

一般的なセットアップオフィスは、内装工事が完了し、入居後すぐに業務を始められるオフィスサービスを指します。オフィスサービスにはさまざまな種類があるため、特徴やメリット・デメリットを比較した上で、自社に合ったものを選びましょう。

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