効率を上げるオフィスの形 プロジェクトで拠点を分ける効果とは？
公開日 2021.09.30 更新日 2021.10.01
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- 効率を上げるオフィスの形 プロジェクトで拠点を分ける効果とは？
2020年以降のコロナ禍によって、オフィスの在り方が大きく変わりました。いま、業務効率を上げるオフィスの形が求められています。そのなかで注目されるのが、プロジェクトによって拠点を分ける新しいオフィス戦略です。
<目次>
プロジェクトごとに少人数向けオフィスの利用が増加している
会社の事業内容によっては、プロジェクトを立ち上げて業務を行う場合もあるでしょう。プロジェクトにかかわる社員は仕事の方向性が同じですので、本来はまとまったデスクで仕事をしたほうが効率はよいはずです。しかし、プロジェクトが立ち上がる度にオフィスのレイアウトを変えるわけにもいきません。そこで、少人数向けオフィスを利用してプロジェクトで拠点を分ける会社が増えています。この流れはコロナ以前から始まっていました。
それを裏付けるように、東京都心5区におけるフレキシブル・オフィス（サービス・オフィスとコワーキング・オフィス）市場は2018年に急拡大しました。2018年12月末時点のフレキシブル・オフィスの貸床面積は15万6,000平方メートル、前年末比で48％増と大幅に増えたのです。
出典：総合不動産サービス大手JLL（ジョーンズラングラサール）のプレスリリース（2018年12月13日付）
オフィスを分散させる3つのメリット
オフィスを分散させるメリットには以下の3つが考えられます。プロジェクトによって拠点をつくる場合に当てはめて解説していきます。
生産性が上がり、満足度が上がる
本社勤務のみの場合、プロジェクトを組んでチームが出来てもデスクや階層が離れ離れで、いちいち会議室に集合して話し合わなければならないケースもあります。プロジェクトチームの社員専用の拠点をつくれば常に一緒に仕事が進められ、生産性が大幅に向上します。
社員の定着と多様性の実現
社員が働きやすい勤務体系やオフィス環境になることで満足度が高まり、定着率が高くなります。その結果、社員を補充することが少なくなり、採用コストを抑えることができます。業績が拡大して新規に社員募集を行うときも、多様な勤務体系を提示することで人材が集まりやすくなります。社員の満足度が高まれば、会社にとっても満足できる結果となるのです。
BCP対策になる
オフィスの分散はBCP（Business Continuity Planning）対策にもなります。BCPとは、地震や台風など緊急事態が起きたとき、損害を最小限に抑え早期に事業体制を復旧できるように立てる「事業継続計画」のことをいいます。本社のみだと災害時にリスクが集中しますが、オフィスを分散していれば本社に影響が出たとしても、影響を受けていない少人数向けオフィスで勤務することが可能です。本社が復旧するまで少人数向けオフィスで業務を進められることは大きなメリットです。
オフィスを分散させる3つのデメリット
一方で、オフィスを分散させるには以下のようなデメリットがあります。プロジェクトによって拠点をつくる場合にも注意が必要です。
セキュリティ面の不安
オフィスを分散させ、働く場所が機動的に変化すると、業務に使うPCのセキュリティ対策や、社員へのセキュリティ教育が必要になります。共同でフロアを使うシェアオフィスの場合は、第三者も出入りするので資料やPCの扱いは慎重に行う必要があります。
本社以外に固定コストがかかる
本社以外にオフィスを持つと、家賃や光熱費、通信費などの固定コストが増大します。とくに大型のテナントビルに入居する場合は家賃水準も高いため、諸費用も比例して高くなります。本社以外にオフィスを持つ場合は社員数によってフレキシブルに調整できる少人数向けオフィスを選んだほうがコストを抑えられます。
短期間で契約することが難しい
通常、テナントビルに入居する場合、2年契約などが一般的で、数カ月単位の短期間で契約することは難しいでしょう。
オフィス分散のデメリットに対応した新しいオフィスの形
普通のオフィスではデメリットになることも、「H¹O」のサービス・オフィスなら解決できます。
最短3ヵ月から入居可能
「H¹O」のサービス・オフィスは最短3ヵ月間の利用も可能です。短期間だけ入居したいという会社の需要にも対応できます。たとえば、期間限定イベントの準備室が1年間だけ必要という場合にも利用しやすいオフィス形態といえます。
少人数向けオフィスならコストも抑えられる
「H¹O」のサービス・オフィスは初期費用が賃料の2ヵ月程度で、通常のオフィスよりもコストを抑えられます。会議は毎日行うとは限りませんので、会議室は使った時間だけ料金を支払うシステムで、15分単位から利用することができます。水道光熱費や清掃費は賃料に含まれています。
コストを効率化しながらクオリティの高いオフィスに勤務することで、社員のモチベーションが維持され、業務の効率化を図れるのが少人数向けオフィスのメリットです。
最新システムのセキュリティと安全性
セキュリティは最新システムを導入しています。建物入口から個室前まで、生体認証による多段階セキュリティ管理を導入し、非接触でスムーズな入館が可能です。キーレスのセキュリティを採用していることから、鍵の紛失や偽造のリスクを低減できます。「H¹O」のオフィスは特定の人しか入れないため、高いセキュリティレベルが確保されています。
もちろん、感染対策にも配慮しています。専有部の個室には、自然換気できる開閉可能な窓の設置や、全個室内の壁塗装に抗菌・抗ウィルス、基準階廊下に抗ウィルス壁紙を採用するなど対策を講じています。またラウンジなどの共用部にも、光触媒除菌・脱臭デバイス、空気殺菌装置を設置しています。
※一部設備や仕様はご用意のない物件もございます。詳しくはH¹O各物件のホームページよりご確認ください。
まとめ
効率を上げるオフィスの形をつくるため、プロジェクトによってオフィスを分散させることは生産性の向上に大きな効果があることがわかりました。なかでもサービスオフィスは社員数に応じてフレキシブルに調整できる点で、プロジェクト事務所の設置に適しています。
さまざまな点でリスクが多い時代、かつてのように本社オフィスに大量の社員が密になって働くスタイルはそぐわなくなってきました。多様な働き方が求められる社会になり、今後少人数オフィスの需要は増々高まっていくでしょう。もし、プロジェクトを立ち上げる予定があれば、この機会にオフィスの分散を図るのも会社発展のために有効な選択肢といえるかもしれません。
