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2020.04.15 オフィスの「フリーアドレス」とは? メリット・デメリットと始め方

リモートワークやテレワークなどさまざまな働き方が認められている昨今では、オフィスのスタイルも多様化しています。その中でも特に注目されているのが、固定のデスクを設定しない「フリーアドレス」というオフィス形態です。

今回は、オフィスのフリーアドレスについて、そのメリットとデメリット、導入の方法について詳しく説明していきます。

オフィスの「フリーアドレス」とは?

従来のオフィスでは、社員一人ひとりにデスクが一台与えられていて、出社した社員は自分の席に座って仕事をするというのが一般的でした。この「自分の席」という概念を無くし、固定席を設けずに社員がそれぞれに空いている席や自由な席で仕事をするオフィス形態が「フリーアドレス」です。

日本での導入が始まったのは1990年代で、当初は営業など社外で活動する社員の多い企業が、社内の無駄なスペースやコスト削減のために導入するケースがほとんどでした。近年では導入目的が変わってきていて、在宅勤務やリモートワークなど多様化するワークスタイルの対応策のひとつとして取り入れたり、生産性の向上などを目指してフリーアドレスを採用したりする企業も増えています。

フリーアドレスのメリット

では、実際にオフィスでフリーアドレスを導入することによって、どのような効果が得られるのでしょうか。フリーアドレスの主なメリットを詳しく見ていきましょう。

コミュニケーションの活性化

個人の座席を設けないフリーアドレスでは、座る場所が固定されにくいため、さまざまな部署の人ともコミュニケーションがとりやすいというメリットがあります。また、一般的に座席と座席の間が区切られていないため、周りの人との会話がしやすいのも大きな魅力のひとつです。

オフィスの省スペース化

社員一人ひとりのデスクを配置する必要がないため、無駄なスペースを省くことができるのもフリーアドレスのメリットのひとつです。特に営業やテレワークなど、常勤のスタッフが少ないオフィスではその効果を発揮します。

セキュリティ意識の向上

自分のデスクを持たないことでパソコンや書類などをより適切に管理することが求められるため、社員一人ひとりのセキュリティ意識が向上します。

生産性の向上

座席を固定せずプロジェクトごとに必要なメンバーで集まって座ることで効率よく仕事ができ、生産性が向上します。

レイアウトの変更がしやすい

フリーアドレスでは基本的に電話やパソコンなどをおかず、PHSやノートパソコンなどコードレスの端末を使用するため、レイアウトの変更がしやすいというメリットがあります。

整理整頓の徹底がしやすい

仕事をする時だけデスクに座り、仕事が終わったときにはパソコンや資料などを全て片付けるため、整理整頓の徹底がしやすくオフィスの美化につながります。

フリーアドレスのデメリット

フリーアドレスは導入する企業によって解決すべき課題が発生する場合もあります。では、実際にフリーアドレスによってどのようなデメリットが生じるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

社員の居場所が把握しにくい

自由な席に座れる一方で、社員一人ひとりの居場所や行動を把握しにくいというデメリットもあります。

座席が固定化しやすい

フリーアドレスは個人の座席という概念が無いものの、毎回同じ席に座ってしまうリスクもあるため、その場合には座席が固定化してしまいフリーアドレスのメリットが生かされなくなってしまいます。

仕事に集中しにくい

デスク周りにパーテションなどがないことで、人によっては周りの動きが気になってしまい仕事に集中しにくいというデメリットも。

書類等の保管場所の確保

社員一人ひとりにデスクが割り振られている場合、パソコンや仕事に必要な資料は自分の机にしまっておくことができますが、フリーアドレスの場合には書類などの保管場所を別途設ける必要があります。

導入コストがかかる

フリーアドレスを導入するためには、ノートパソコンやPHSなどの端末などを揃える必要があるため、初期費用が比較的高額になってしまいます。

フリーアドレスに向いている企業・向いていない企業とは

多様な働き方が認められている近年では、フリーアドレスを導入する企業も増えていますが、その一方で企業によって向き不向きがあるのも事実です。一般的には、営業など外回りのスタッフが多く在籍率が少ない企業や、リモートワーク制度などを取り入れている企業はフリーアドレスとの相性がよく、反対に事務職がメインの企業や、紙ベースの作業が多い企業などの場合は、フリーアドレスの導入は難しいといえるでしょう。

フリーアドレスの始め方と成功の秘訣

フリーアドレスの導入で失敗しないためには、どうしたら良いのでしょうか。ここでは、フリーアドレスの始め方と成功のためのポイントについて詳しく見ていきましょう。

目的を明確にする

なぜ座席を自由にする必要があるのか、フリーアドレスを導入することによってどのような成果を期待しているのか、導入の目的を明確にし、共通の認識にしましょう。

ルールを決める

フリーアドレスを導入する際には、座席を選ぶルールや整理整頓のルールなどを事前に決めて全ての社員に周知しておくことが大切です。

小規模な試験導入から始める

いきなり全てのデスクをなくしてフリーアドレスに変更するのではなく、まずは小規模な範囲での導入から試験的にスタートしましょう。

フリーアドレスには多くのメリットがある一方で、企業によってはデメリットとなるケースがあるのも事実です。あなたの会社でもフリーアドレスを導入する場合には、上記でご紹介した内容を参考にして準備を進めていきましょう。

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