フリーアドレスを成功させるには？ メリット・デメリットや失敗する要因を解説

■フリーアドレスとは

フリーアドレスとは、従業員が自分の座席や机で仕事するのでなく、業務に合わせて自分の好きな席で仕事ができる働き方のことです。

テーブルと椅子のみ用意されているのが一般的なスタイルで、従業員は空いている席で、ノートパソコンなどを利用しながら作業します。大きなテーブルにいくつかの椅子が並んでいるカフェのようなスタイルと言えば想像しやすいです。

フリーアドレスを採用する企業と言えば、IT企業やスタートアップなどの企業が多いイメージもあるかもしれません。しかし、最近は総務省や環境省などの中央省庁がフリーアドレスを採用するなど、官民問わず多くの企業・団体で導入されています。

●フリーアドレスが導入される背景

フリーアドレスの採用が増加している背景の一つには、働き方の変化が挙げられます。政府が主導している働き方改革で、さまざまな企業がテレワークを採用するようになりました。

テレワークで働く場所の選択肢が増える中、新型コロナウィルスの影響により、オフィスで働く人数にも変化が生じました。そのため、従来のオフィスの中でも、人数の増減に柔軟に対応できるフリーアドレスが注目を集めています。

もう一つの背景は、情報通信技術の発展です。今やモバイルツール・無線LANが普及し、書類がクラウド上で管理できる時代となり、ペーパーレス化やクラウド化も進展しました。

そのため従来のように決まった席で固定電話を使って連絡を取り合い、紙の書類に向き合う必要性も少なくなっています。テクノロジーの進化がオフィス形式の自由化を加速させたと言えるでしょう。

■フリーアドレスと相性のよい企業とは

フリーアドレスの導入には相性のよい企業・職種と、相性の悪い企業・職種があります。それぞれを紹介しましょう。

●相性のよい企業

フリーアドレスと相性がよいのは、オフィスに常駐する従業員数が少ない業種です。得意先への訪問などで、外出している従業員が多い場合などは、そもそも従業員全員分のデスクを用意する必要がありません。在席率の高くない職種の席をフリーアドレス化すると、スペース効率を向上させられます。

部署の垣根を越えて流動的にプロジェクトを組む機会が多い企業も、相性がよいでしょう。働き方改革で自由な働き方を推奨している企業、従業員間のコミュニケーション改善などに力を入れ、組織の活気づくりに取り組んでいる企業などにもおすすめです。

ノートパソコンやタブレットがあれば業務ができる職種も導入に向いています。特にテレワークの導入にあたって、セキュリティ対策やデータ共有のクラウド化などが進んでいる職種は相性が良いです。導入できる環境がすでに整備されているため、適応も早いでしょう。

●相性がよくない企業

オフィスに常駐する従業員が多い業種は、固定された机・椅子を用意しておく必要があります。研究職のような、固定席で長時間集中して作業する従業員が多い場合も向かないかもしれません。

その他総務・人事・経理などの職種で従業員から頻繁に連絡や相談がある、あるいは書類を取り扱う場合は、固定席の方が業務を進めやすくなる傾向にあります。個人情報や機密事項の取り扱いが多い職種も、導入は慎重に検討した方が良いでしょう。書類の持ち運びによる情報漏洩のリスクを避けるためです。

■フリーアドレスのメリット

フリーアドレスを採用した場合、従業員が自分で集中しやすい場所を選んだり、業務に必要なものを用意したりして仕事に臨むようになります。そうした自立的な行動を繰り返すことで従業員の主体性を育めるでしょう。

固定席での業務、また隣席が一定であることに慣れている従業員にとっては当初、自由なスタイルに戸惑うかもしれません。しかし毎日、自分が働く席を自分で決めているうちに、自然と積極性も身につくでしょう。

積極性が身につくと、仕事にも前向きな態度で臨めるようになります。従業員に自律的な働き方の第一歩を踏み出すきっかけとなる可能性も秘めています。

●コスト削減ができる

テレワークを活用している会社がフリーアドレスを実施すると、コスト削減にもつながります。テレワークで出社しない従業員の分のオフィスコストをカットできるためです。オンライン会議を活用すればチームのメンバーが集まって打ち合わせる必要がなくなるため、会議室も不要になるかもしれません。

現在のスペースが不要になり、より小規模なオフィスへ移転できると、大幅なコストダウンも期待できます。机やロッカーなどの備品が削減できるのも、コスト削減につながるでしょう。また、個人の荷物も減るため、その場所にかかるファシリティコスト（スペースコスト）も減少するはずです。

●オフィスの環境美化

フリーアドレスを推進していくと、社内の環境美化にもつながります。共有のデスクでは使用後に必ず整理整頓が必要となり、退社時に机上を何もない状態に戻さなければなりません。書類や荷物を置きっぱなしにできなくなるため、常に整理された状態が保たれやすくなります。

固定されたデスクがない場合は、従業員が私物をデスクに置くことも少なくなるでしょう。オフィスがすっきり片付いていると、訪問者にも好印象を与えられます。

●コスト削減ができる

一方で導入には、次のようなデメリットもあるため注意が必要です。

●初期投資が必要

●部下の管理が難しくなる

●集中力が低下する

●ルールの浸透不足が生まれる

●席が固定化しやすい

●新入社員の教育がしにくい

それぞれのデメリットを詳しく紹介しましょう。

●スペースを有効活用できる

スペースの有効活用が期待できるのもメリットです。フリーアドレスのオフィスには、原則として従業員全員分の座席を用意する必要がありません。例えば、得意先への外出が多い営業部員のためのスペースを削減するなど、スペースの使用実態に合わせて最適化できます。

空いたスペースをミーティングブースや集中作業用ブースなどに転用するとデッドスペースがなくなり、限られたオフィス空間を効率的に活用できるでしょう。

●初期投資が必要

フリーアドレスの導入には初期投資も必要です。レイアウトなどの内装を変更したり、机や椅子も個人用のものから共同で使えるものに変更したりしなければなりません。新たに電源を確保するための工事も必要になる可能性があります。

フリーアドレスはモバイルワークが基本です。パソコンをノート型に変更したり、ネットワーク環境の整備をしたり、クラウドの導入をしたりする初期コストも必要となるでしょう。また、モニターやプリンターなどのアウトプット環境も整える予算が必要です。

●部下の管理が難しくなる

部下の管理が難しくなることも考えられます。フリーアドレスでは、誰がどこで仕事をしているかが明確でなくなるためです。

結果、上司による部下の勤怠管理が難しくなります。報連相がスムーズでなくなると、マネジメントにも影響が出るかもしれません。上司と部下間でのコミュニケーションが減ることで、業務に支障をきたす可能性が出てくることもあるでしょう。

そのため、連絡の取り方やデータの共有方法などをあらかじめ決めておく必要があります。

■フリーアドレスが失敗する要因・理由とは？

部下の管理が難しくなることも考えられます。フリーアドレスでは、誰がどこで仕事をしているかが明確でなくなるためです。

結果、上司による部下の勤怠管理が難しくなります。報連相がスムーズでなくなると、マネジメントにも影響が出るかもしれません。上司と部下間でのコミュニケーションが減ることで、業務に支障をきたす可能性が出てくることもあるでしょう。

そのため、連絡の取り方やデータの共有方法などをあらかじめ決めておく必要があります。

●ルールの浸透不足が生まれる

フリーアドレスを導入すると、新たなルールを制定しても浸透するのに時間を要するケースも考えられます。部署の垣根を越えた交流は活発化しても、逆に部署単位でのコミュニケーションが希薄になり、意思伝達の阻害要因になる可能性があるためです。

●集中力が低下する

フリーアドレスの導入で従業員の集中力が低下する可能性もあります。壁やパーティションで仕切られていないオープンスペースで仕事をしていると、業務と関係のない会話や電話応対の声が聞こえてくることもあるためです。

集中力が低下すると生産性が低下してしまう恐れもあります。仕事に集中したい人のためのスペースを作ることも考えましょう。例えば、座席の三方に仕切りを設けた半個室タイプのスペースを設けるなどすると、業務に集中しやすくなるはずです。

●ルールの浸透不足が生まれる

フリーアドレスを導入すると、新たなルールを制定しても浸透するのに時間を要するケースも考えられます。部署の垣根を越えた交流は活発化しても、逆に部署単位でのコミュニケーションが希薄になり、意思伝達の阻害要因になる可能性があるためです。

●席が固定化しやすい

せっかくコストをかけてフリーアドレスを導入しても、「毎日違う席を選ぶのは面倒だ」と感じて、固定の場所で仕事をする従業員が出てくるケースもあり得ます。特に上司がいつも同じ席に座っていると、部下も同じ席に座ってしまうでしょう。

同じ部署の従業員が同じ場所に集まってしまうと、従来の固定席と変わらないため、毎日違う席に座るなどのルールを導入前に従業員に周知しておく必要があります。

●新入社員の指導がしにくい

フリーアドレスを導入すると、新入社員の指導がしにくくなることもあります。従来の固定席であれば、ベテラン社員を新入社員の近くに配置して細やかな指導・サポートができました。しかし、フリーアドレスでは日によって座る席が異なるため、先輩や上司の目が届きにくくなってしまいます。新入社員にとっては様々な業務をサポートする必要があり、イレギュラーな対応や判断は、どんなに研修や報連相をしっかりと行っていても出てくるものです。そういった場面ではタイムリーに指導する必要がありますが、フリーアドレスでは、迅速に指導できなくなる可能性があります。

そのため、OJTの期間はフリーアドレスであっても、新入社員とインストラクター、サポーターとなる社員が隣り合う席にするといったルールを設けた方がよいでしょう。このような臨機応変な対策はフリーアドレスを実施しながらも統制しておくと、根本的に業務に支障をきたさないこととなります。

■フリーアドレスが失敗する要因・理由とは？

なぜフリーアドレスを導入しても、生産性やコミュニケーションの向上に失敗してしまう会社があるのでしょうか。主な原因・理由としては次のような要素が考えられます。

●導入目的が定まっていない

●旗振り役が不在

●書類の管理がうまくいかない

●オフィス外で仕事できる環境が整っていない

●セキュリティ対応ができていない

●従業員の居場所を把握できない

それぞれの失敗要因・理由を詳しくみていきましょう。

●導入目的が定まっていない

導入の目的が明確に定まっていないと、フリーアドレスは失敗しやすくなります。「他社が実施しているから」「流行っているから」などの不明瞭な目的で導入しても、効果は感じにくいはずです。

導入にあたっては、どのような課題をどう改善したいかを明確にするとよいでしょう。主な目的には次のようなものがあります

・コミュニケーションを活性化させたい

・オフィススペースの有効活用でコストの削減をしたい

・従業員に自由な働き方をしてもらいたい

自社の課題などに合わせて、明確な目標設定をしてください。

●旗振り役が不在

トップダウンで導入を決めても、推進役がいなければ、フリーアドレスが有効活用されづらくなってしまいます。トップ自らが旗を振る、あるいは責任者を決め、ルールの定着に向けて旗を振る必要もあるでしょう。

たとえ細かくルールを決めていたとしても、現場に任せきりでトップや責任者のフォローが不足していると、従業員から不満が出てしまうかもしれません。トップや責任者は組織にフリーアドレスが定着するまで、責任を持ってサポートする必要があります。

●書類の管理がうまくいかない

個人の固定席がなくなると当然、引き出しなどの収納スペースもなくなります。そのため紙の書類が管理できなくなってしまうケースもあるでしょう。

対策としては書類を、共有に至らない「個人書類」、チームで共有する「共有書類」、機密事項を含む「重要書類」などに分類して、適宜管理するなどの工夫が考えられます。個人書類はそれぞれのデバイスのクラウド環境で保管する、共有書類はメンバーがオンラインでいつでも閲覧できるようにするなどして、それぞれの書類を管理しましょう。

●チーム編成が容易

フリーアドレスは部署をまたいだプロジェクトなどのチーム編成を容易にします。メンバー同士が同じデスクに居るだけで素早く情報伝達できるようになるためです。

従来のチーム編成が必要な仕事では、ミーティングのたびに会議室を予約して各部署の従業員が集まっていました。しかし空間に垣根をなくせば、そうした手間がかかりません。急なメンバーの増減などにも臨機応変に対応できるようになるでしょう。

●書類の管理がうまくいかない

個人の固定席がなくなると当然、引き出しなどの収納スペースもなくなります。そのため紙の書類が管理できなくなってしまうケースもあるでしょう。

対策としては書類を、共有に至らない「個人書類」、チームで共有する「共有書類」、機密事項を含む「重要書類」などに分類して、適宜管理するなどの工夫が考えられます。個人書類はそれぞれのデバイスのクラウド環境で保管する、共有書類はメンバーがオンラインでいつでも閲覧できるようにするなどして、それぞれの書類を管理しましょう。

●従業員の居場所を把握できない

前述したように、大人数のオフィスをフリーアドレス化すると、誰がどこにいるかわからず管理が難しくなる可能性もあります。そのため業務に支障が生じてしまい断念するケースも少なくありません。

従業員の居場所を把握できなくて業務が滞る場合は、スマートフォンやパソコンで従業員の居場所を検索できるシステムなどを導入して、誰がどこにいるのかを把握できるようにするとよいでしょう。

■フリーアドレスを成功させるための6つのポイント

フリーアドレスのメリット・デメリットや、導入に失敗する原因を解説してきました。まとめるとフリーアドレスを成功に導くポイントは、主に次の6つです。

●目的を明確にして従業員へ説明する

●ペーパーレス化を進める

●従業員の在籍率を把握する

●電話や郵便物の取次ルールを決める

●位置情報・入退室管理システムの導入

●ABWを導入する

それぞれのポイントを詳しく紹介しましょう。

●目的を明確にして従業員へ説明する

導入前には、目的を明確にして従業員に説明しましょう。固定席からフリーアドレスに移行すると、自分の居場所が奪われたように感じて、不満を抱く従業員が出てくるケースもあるためです。不満が生まれる前に「何のために導入するのか」を全社で共有しておくのが大切です。

●ペーパーレス化を進める

従業員個別のデスクがなくなるため、従来のように紙の書類でやり取りしていると、保管場所に困るリスクが生まれます。

それを防ぐにはペーパーレス化の推進が必要です。書類を「個人書類」「共有書類」「重要書類」などに分類して、電子ファイルで共有するなど、ペーパーレス化を進めてください。

●目的を明確にして従業員へ説明する

導入前には、目的を明確にして従業員に説明しましょう。固定席からフリーアドレスに移行すると、自分の居場所が奪われたように感じて、不満を抱く従業員が出てくるケースもあるためです。不満が生まれる前に「何のために導入するのか」を全社で共有しておくのが大切です。

●ペーパーレス化を進める

従業員個別のデスクがなくなるため、従来のように紙の書類でやり取りしていると、保管場所に困るリスクが生まれます。

それを防ぐにはペーパーレス化の推進が必要です。書類を「個人書類」「共有書類」「重要書類」などに分類して、電子ファイルで共有するなど、ペーパーレス化を進めてください。

●従業員の在籍率を把握する

フリーアドレスでは、全員分のデスクを用意しないことでコスト削減を実現します。不在者のスペースを有効活用するには、従業員の在籍率を把握する工夫が必要です。在籍率を把握してスペースを最適化させるほど、コストを削減できます。

在籍率を把握するには勤怠管理システムを利用して、従業員の出退勤時刻を把握するとよいでしょう。

●電話や郵便物の取次ルールを決める

電話や郵便物のルールも明確にしておきましょう。電話の取次で混乱する場合は、全従業員に社内携帯電話を支給して内線電話として使ったり、全ての電話が子機として利用できるデジタルコードレス電話を導入したりして、電話の取次を行う方法があります。

郵便物の取次ルールも定めましょう。個人ロッカーに郵便を入れる、郵便を部門ごとに分類して取りに来てもらうなど、スムーズな受け渡しができる仕組みを考えてください。

●入退室管理や位置情報などICTシステムの導入

どこに誰が居るか、部外者が居ないかなどを確認するには、ICT技術を活用した屋内位置情報測位システムや、入退室管理システムの導入を検討するのも選択肢の一つです。入退室管理システムは第三者の出入りなどを監視するセキュリティ強化に役立つだけでなく、システムによっては出社率・在籍率の把握も可能です。

位置情報システムがあると、誰がどこにいるのか把握できます。スケジュール管理ソフトも活用して、従業員のスケジュールを把握できるようにしておくと、いつどこに誰が居るかを管理できて混乱を招きません。

●ABWを導入する

フリーアドレス化と並行して、ABWを導入すると効果的です。

ABWとは、Activity Based Working（アクティビティ・ベースド・ワーキング）の略で、時間と場所を自由に選択できる働き方を意味します。グローバル企業で定着している働き方ですが、最近は日本でも採用する企業が増えてきました。ABWで働く場所を選べると労働生産性を向上させるとされています。

ABWを意識した働き方にシフトしたいときも、フリーアドレスは有効です。働く場所を自由に選べる点が共通するためです。ABWを推進するための最初のステップとしてフリーアドレスを導入すると効果的でしょう。

■フリーアドレスの導入の手順

ここからはフリーアドレスを導入するまでの流れを紹介します。次の手順に沿って進めてみましょう。

ステップ1：導入目的を明確にする

解説してきたように、フリーアドレスの導入は、まず目的の明確化から始まります。目的の設定は以下のステップで行います。

1.自社にどのような課題があるのか

2.課題をフリーアドレスがどう解決するのか

3.従業員にどのようなメリットがあるか

3つのステップで明確に目標設定をしてください。決めた目標は全従業員で共有しましょう。

ステップ2：対象者を決定する

次にフリーアドレスで働く対象者を決めます。最初から全部門を対象とするのではなく、相性のよい部署からフリーアドレス化していくとよいでしょう。代表的な相性のよい部門・相性のよくない部門をまとめると、次のとおりです。

〇：外出の多い営業部署・会議の多い企画部署・モバイルのみで働ける部署など

✕：総務・人事・経理などのバックオフィスの部署、機密情報を扱う部署など

ステップ3：レイアウトを決める

フリーアドレスの対象者が決まったら、座席数を検討します。対象者の頭数だけ用意するのでなく、出社率や在籍率を考慮しながら、必要なスペースと座席数を設定しましょう。

適した座席数が決まったら次にレイアウトを決めます。どの場所にどれくらいのテーブルと席を設定するかを決めるのがレイアウトです。必要な座席を効率的に用意できるレイアウトを考えましょう。

ステップ4：実現のための環境を整備する

導入には環境整備が重要です。Wi-Fiや無線LANなど通信環境が不足しているなら整備してください。必要に応じてスマートフォンやタブレット、ノートパソコンなども補充しましょう。

固定デスクを廃止した対象者に、個人用ロッカーを用意するケースもあります。必要ならば、誰がどこで仕事しているかを把握できる位置情報システムや、セキュリティ対策としての入退室管理システムも準備してください。

ステップ5：運用ルールを策定する

次に運用ルールを作成します。例えば、席を決める際の取り決めです。席を固定化させないためは「同じ席を3日以上使用しない」「週単位でエリアを変える」などのルールを決めるとよいでしょう。「退社時は席に荷物を残さない」なども基本的なルールです。

郵便物の受け取り方法や電話の取次方法も決めておきます。共有スペースでは「大声での雑談は避ける」「ドリンクはOKだが食事は飲食スペースでとる」なども決めておくとトラブルにつながりません。

ステップ6：社内にルールを浸透させる

ルールを策定したら、最後にルールを社内に浸透させましょう。ルール浸透のためには「運用マニュアルを作成しオンラインで公開する」「オンライン説明会を実施する」などの方法があります。

また従業員にルールを周知して徹底させるだけでは不満の声も上がりやすくなります。実際に利用した従業員の声にも耳を傾け、必要に応じてルールを改善し続けていくことが大切です。

■まとめ

フリーアドレスでは、従業員が自由に場所を選んで働けるようになります。結果、コミュニケーションが活性化でき、自主性や積極性が育まれて生産性が向上するだけでなく、イノベーションを生み出す効果も期待できます。

フリーアドレスの実現には、レンタルオフィスを借りるのも有効でしょう。レンタルオフィスであれば、初期費用を抑えてフリーアドレス化を進められるためです。

レンタルオフィスを選ぶ際は、野村不動産グループが運営するサービスオフィス「H¹O」をご検討ください。「H¹O」は高品質で多彩なサービスを備えたレンタルオフィスです。どのような物件があるか、気になる方はぜひ「H¹O」のホームページをチェックしてみてください。