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2020.05.15 入退室管理の必要性と導入効果

企業では顧客情報をはじめ、日々さまざまな機密情報を管理しています。万が一これらの情報が外部に漏洩してしまった場合に企業が受けるダメージは大きく、失った信用を取り戻すのは容易なことではありません。そうしたリスクに備えるために、近年では情報セキュリティ対策に力を入れる企業が増えています。その効果的な方法のひとつがオフィスの「入退室管理」です。

今回は、入退室管理の必要性や役割、導入のメリットについて詳しく解説していきます。

入退室管理の必要性

機密情報や顧客の個人情報、社員のマイナンバーなど、企業は実にたくさんの重要な情報を管理しています。ハッキングなど外部からのサイバー攻撃による情報漏洩はネットワークのセキュリティ対策を強化することで防ぐことができますが、情報漏洩はオフィスに部外者が不法侵入して情報が盗まれてしまうことで発生するケースもあります。そうした不法侵入による情報漏洩を防ぐためにも、誰がいつ、どこの部屋に入ったのかを把握する入退室管理を実施することが大切というわけです。

入退室管理システムの役割

入退室管理システムの役割は主に「入退室の記録」と「部外者の侵入防止」の2つです。それぞれの項目を詳しく見ていきましょう。

入退室の記録

入退室管理システムの基本的な役割としては、まずは入退室の履歴を記録・分析することが挙げられます。「誰が」、「いつ」、「どの部屋に」入ったのか、何分間滞在したのか、いつ退出したのかを細かく記録することで、社内の人の動きを記録します。企業の内部統制としての役割はもちろん、従業員がオフィスに滞在した時間を把握することで、労働時間の管理をすることも可能です。

部外者の侵入防止

そして、入退室管理システムの最も大切な役割が「部外者の侵入防止」です。オフィスビルのエントランスに警備員を配置しているところもありますが、企業のセキュリティ対策としては決して十分とはいえません。価値のある商品や備品、機密情報などを管理している部屋に入退室管理システムを導入して入室を制限することで、部外者が立ち入ることを防ぐことができます。

また、入退室管理システムを設置しておけば各部屋に警備員を配置しなくても済むため、結果的に人件費などのコスト削減にもつながるのです。

入退室管理システムの仕組み

入退室管理システムを導入すると、対象となる部屋には許可された人しか入ることができません。その認証を行う方法はシステムによって異なりますが、主な仕組みとしては以下の通りです。それぞれの認証方法の特徴を詳しく見ていきましょう。

ICカード

ICカードを認証装置にかざすことで入退室を管理・記録する方法です。この認証方法のメリットは、SuicaやPASMOといった交通系のICカードを使い慣れている人が多いため、導入しやすいという点と、社員証とも兼用することができる点です。オフィスへの入退室を管理するだけでなく、情報漏洩防止のために、特定のパソコンやプリンターなどの使用をICカードで管理することもできます。

スマホ

スマホ対応の入退室管理システムもあります。ICカードの代わりにスマホを使って入退室を管理・記録する認証方法は少しずつ広まってきています。メリットはICカードなどを作成する必要がないため、導入のコストを抑えられるという点です。

生体認証

高いセキュリティを必要とする場合におすすめなのが、生体認証です。指紋や静脈、網膜、顔などで個人を判断する、最も精度の高い認証方法のひとつです。銀行口座や重要度の高い施設などでも導入されています。

暗証番号

古くから広く利用されている認証方法が、入室する人が直接暗証番号を入力する方法です。低コストで導入することができる一方で、暗証番号を周囲の人に見られてしまうなどの心配もあります。

入退室管理システムを導入するメリット

入退室管理によって人の出入りを把握することで、企業にとってはどのようなメリットがあるのでしょうか。入退室管理システム導入の主なメリットを詳しく見ていきましょう。

セキュリティ強化

最も大きなメリットのひとつが部外者の侵入を防ぎ、建物や部屋のセキュリティを強化することができる点です。鍵による施錠だけではピッキングや鍵の複製などのリスクがありますが、入退室管理システムによる認証はそうした心配もなく、また防犯カメラと連動することでさらに高いセキュリティを維持することができます。

内部不正の抑制

オフィスに潜むリスクは、部外者の侵入など外部の犯行だけとは限りません。機密情報や顧客情報などの持ち出しや、不正アクセスといった内部の人間による不正も実際に発生しています。入退室管理システムによる認証を行うことで、誰が、どの部屋に、いつ、どのくらいの時間滞在したかを把握することができるため、内部不正の抑止力となるのです。

ほかのシステムと連動も可能

入退室管理システムは、人事管理システムや防犯カメラなど他のシステムと連動することが可能です。入退室の履歴と防犯カメラの映像でセキュリティを強化したり、人事管理システムと連動することで社員の勤怠管理をしたりもできます。

入退室管理はオフィスのセキュリティ強化に有効な手段のひとつです。従業員が安心して働くことができる環境を整えるためにも、入退室管理システムの導入や、H1Oのように入退室管理システムがすでに入っているオフィスの利用を検討してみましょう。

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