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2020.07.21 何をすればよい? オフィス移転に伴う電話移設の流れ

オフィスが移転することになり、インフラ関連の担当者となったものの、何から始めたらよいのか分からない!という方は意外と多いものです。特に電話の移設は、移転後速やかに企業活動を開始するためにも欠かせないものですので、ミス無く準備を進めていく必要があります。今回は、オフィス移転に伴う電話移設について、必要な工事の種類や移設時の流れを詳しく解説していきます。

オフィス移転における電話移設のポイント

オフィス移転をする際にはやるべきことがたくさんありますが、その中でもインフラの移転は重要な項目のひとつです。特に電話は企業にとって欠かすことのできないインフラですので、オフィス移転が完了した時点ですぐに使えるようにしておく必要があります。

では、実際にオフィス移転によって電話の移設が必要となった場合、どのような点に気をつけたら良いのでしょうか。電話移設の際の大切なポイントは以下の通りです。

移設には時間がかかる

オフィス移転に伴う電話の移設は、一般家庭の引越しとは異なり時間がかかる場合があります。移転先で企業活動を再開する日程を踏まえた上で、計画的に準備を進めていきましょう。

電話番号の変更は必要な場合と不要な場合がある

電話番号は移転によって変わる場合とそうでない場合があります。必ず事前にキャリアへ連絡をして確認をしておきましょう。

主装置の設置が必要なケースもある

移転と同時に家庭用電話機からビジネスフォンに変更する場合には、主装置の設置が必要になる場合もあります。

オフィスの電話回線の種類

オフィスの電話回線は主に「アナログ回線」、「ISDN回線」、「IP電話回線」の3つの種類に分類されます。ここではそれぞれの回線の特徴について詳しく見ていきましょう。

アナログ回線

アナログ回線というのは、アナログ信号によって通信をする電話回線のことを意味します。昔から家庭で使われている一般的な回線で、電話機を銅線でつなぎ、糸電話のように通話の音声をそのまま銅線にのせて伝えるのが特徴です。アナログ回線には2つの種類があり、黒電話の時代からある「ダイヤル回線」と、現在主流となっているプッシュボタン式の電話に使われる「プッシュ回線」とで区別されています。

また、アナログ回線は1つの回線で1つの着信が原則のため、インターネットを利用する際には、別途インターネット回線を契約しなくてはいけません。

ISDN回線

ISDN回線はデジタル回線の一種で、アナログ回線と同じように銅線を使用していますが、アナログ回線が音声をそのまま銅線に乗せて伝えるのに対し、デジタル回線では音声をデジタル信号に変換しデータとして送るのが特徴です。また、アナログ回線が1つの回線に対して1つの着信しかできなかったのに対し、ISDN回線では1つの回線で同時に2つの着信ができます。

IP電話回線

IP電話回線というのは、電話の受話器に向けて発せられた声を電気信号または光信号に変換し、インターネット網を伝って相手の電話機に送ることで通話をする通信方法のことです。一般的に広く知られている「ひかり電話」などもこのIP電話の一種で、インターネット網を通って相手とやりとりをするため、アナログ回線のように距離によって通話料が加算されることはありません。

電話移設にはNTTと移設業者の工事が必要

オフィス移転に伴う電話移設をする場合には、「NTTが行う工事」と「業者が行う工事」の2つの工事が必要になります。NTTが行う工事というのは、主にNTTの局内で行われる交換機工事と、電話回線を引き込むための屋内配線工事のことで、業者が行う工事は内線と外線を使えるようにするための主装置の設置工事や電話配線工事、電話機の設定工事のことです。オフィスの電話を移設する際には、両方の業者の工事日程をうまくスケジューリングする必要があります。

オフィス移転に伴う電話移設の流れ

では、実際に電話移設を行う場合、どのようなスケジュールで進めていけば良いのでしょうか。オフィス移転に伴う電話移設の流れと、それぞれのポイントを詳しく見ていきましょう。

利用中のキャリアに連絡をする

オフィスの移転が決まったら、まずは現在利用しているキャリア(通信会社)に連絡をしましょう。遅くとも1ヶ月前までには連絡をするのが理想的です。

移転先でも旧電話番号か使えるかどうかを確認する

次に、現在使用している電話番号が移転先の住所でも継続して使えるのかどうかも確認します。例えば、同一市区町村内での移転であっても、電話番号が変更になるケースもあるので注意が必要です。オフィス移転で電話番号が変更になると、名刺やホームページ、販促資材なども作り直さなくてはいけないため、できるだけ早い段階で確認することをおすすめします。

電話機器が移転先で利用できるかどうか確認する

現在使っている電話機器を移転先でも使用する場合、それが可能かどうかの確認も必要です。例えば、移転に伴い電話機器を増設しようと思っても、現在使っている電話機器が増設に対応していないケースもあるため注意しましょう。

移設工事会社に連絡する

具体的な移転の日程が決まったら、移設工事会社に連絡をして工事の依頼をしましょう。工事には時間がかかる場合もあるため、できるだけ早い段階で調整を始めるのが理想的です。

電話というのは企業にとって最重要インフラのひとつです。オフィス移転の際に使用できない期間が発生することがないように、上記でご紹介した内容を参考にして、計画的に準備を進めていきましょう。

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