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経営者や総務部、ファシリティマネージャー必見!サテライトオフィス導入のメリットとは

コラムCOLUMN

2021.05.11

経営者や総務部、ファシリティマネージャー必見!
サテライトオフィス導入のメリットとは

働き方改革や新型コロナウイルス感染症のパンデミックにより、オフィス選びはCRE(Corporate Real Estate、企業不動産)戦略上の重要なポイントとして捉えられるようになりました。中でも、本社以外を拠点とする「サテライトオフィス」が注目されています。

サテライトオフィスを選ぶときは、2つの分類を知ることが大切です。
立地で選ぶ:都市や郊外、ローカルの3タイプ
サービスで選ぶ:サービス、レンタル、シェア、バーチャルの4タイプ
立地条件はシンプルですが、複雑なのがサービス条件。一般的な違いは以下になります。

サービス
オフィス
共有スペース以外にデスクや事務機器がそろった専用スペースがあり、受付や郵便物の受取などのスタッフが常駐している
レンタル
オフィス
個室はあるものの常駐スタッフなどのサービスがない
シェア
オフィス・
コワーキング
スペース
一つのオフィススペースを複数の社で共有して利用する
バーチャル
オフィス
ワークスペースではなく、住所や電話番号をレンタルする


さらに、利用システムにより「一定の利用期間と料金を定めたタイプ」「利用した時間だけ料金を支払う従量課金タイプ」に分けられ、両方の利用システムを用意してあるタイプもあります。

ここでは、スタートアップ企業やオフィスの分散化目的などでもすぐに利用でき、初期費用が比較的少なくて済むサービスオフィスを中心に、企業が抱えるさまざまな課題にサテライトオフィスがどのような解決策をもたらすのか、その導入のメリットを解説します。

1 サテライトオフィス導入で解決する4つのこと

働き方改革のイメージ画像

働き方改革を推進するためには、全て横断的に取り組むことが必要です。近年、オフィス環境の整備も大きなウエートを占めるようになりました

経営戦略としてのサテライトオフィス

少子高齢化が進む中、生産・効率性の向上とともに、従業員満足度を上げ、優秀な人材の確保を強化することを目的に進められている「働き方改革」。その一環として、ICTやテレワークを活用し、働く時間・場所にとらわれないニューノーマルなオフィス環境である「サテライトオフィス」が注目されています。では、生産・効率性向上と社員のエンゲージメントをともに向上させ、人にも環境にも優しいというサテライトオフィスが経営戦略に与える効果とは何でしょうか。

働き方改革に効く、サテライトオフィス導入の4つの効用

1 社員の生産性向上・業務効率の改善
2 新たな・優秀な人材の確保
3 BCP(事業継続計画)対策によるリスク分散
4 コスト削減

従来型のオフィス勤務では、なかなか解消しにくい課題に対し、サテライトオフィスにはどのような効果が期待できるでしょうか。4つのポイントを交えて見ていきましょう。

その1 社員の生産性向上・業務効率の改善

出勤と在宅勤務で感じるメンバー同士のコミュニケーションの課題の図

ワーカー(出典元:一般職員)がオフィスに求める役割は多様で、通常のオフィスへの出勤と在宅勤務を比較するとメリット・デメリットが相反しています。それらの最適解としてサテライトオフィスの存在が考えられます

出典:ヒューマンファースト研究所「調査分析レポート(2020.06.04)」在宅勤務で感じたデメリット:オフィス分散志向による比較を元に作図

コロナ禍による緊急事態宣言で、急速にリモートワークが普及しました。リモートワークを導入した企業への意識調査では、業務パフォーマンスに対し、経営者・管理職の60%以上、一般職員の55%以上が好評価をしています。また、ワークライフバランスの実現、リラックスして仕事ができるという肯定的な意見もあります。一方、コミュニケーションへの不安や、通勤がないための運動不足というデメリットも見受けられました。

オフィス、在宅、サテライトオフィスの3カ所を比較した調査では、「集中力が維持発揮できる」「単純業務を効率的に遂行できる」「モチベーションが上がる」「知的生産業務に最適」という項目で、サテライトオフィスが突出したプラス評価を得ています。デメリットをフォローしながらもパフォーマンスを向上させるために、サテライトオフィスが最適という評価のようです。

その2 新たな・優秀な人材の確保

サテライトオフィス設置で働ける可能性のある人の図表

働きたくても働けない人の多くを占める介護者、育児する母親、シニア層。サテライトオフィスの活用で、130万人以上の人材の登用が可能となります

出典:パーソル総合研究所「136万人が働き手に変わる〝サテライトオフィス2.0〟の提言」

パーソル総合研究所の調査によると、2025年に不足する労働人口はなんと583万人と試算されています。現在、働きたいと思っていながら介護、育児、高齢のために働けない人が430万人いて、このうち自宅近くにサテライトオフィスがあれば働ける可能性のある人が130万人以上存在することが分かりました。

企業によるテレワーク導入目的でも、27.9%が「障害者、高齢者、介護・育児中の社員などへの対応」、18.5%が「人材の雇用確保・流出の防止」となっています。(出典:総務省「令和元年 通信利用動向調査報告書(企業編)」)

ダイバーシティが求められる中、オフィス拠点を本社のみに絞ってしまうと、幅広い雇用の実現だけでなく、市場に流入していない人材を集めるのは難しくなってしまいます。

その3 BCP(事業継続計画)対策によるリスク分散

事業継続・災害復旧計画の効果を感じた割合と、今後の強化を見直す企業の割合の図表

IT・デジタル投資の見直しの調査では、働き方改革、顧客接点業務、ITインフラ、事業継続・災害復旧対策、ビジネスモデルの見直し・新事業検討、経営管理業務、オペレーション業務の順番で回答が高くなりました

自然災害が頻発する日本では、「BCP(Business Continuity Plan、事業継続計画)」の重要性に企業は向き合わなくてはなりません。台風直撃による交通の寸断により、会社機能がまひするという事例が特に顕著です。また、本社オフィスと在宅の二つの勤務場所のみの選択肢しかない企業では、通信インフラやコミュニケーション、さらにセキュリティ面などが不十分となり、かえって業務が非効率になることもあります。

非常時のリスクマネジメント機能はもちろん、通常時の社員のアクティビティスペースや社員に寄り添った働き方の提供など、業務の持続可能性を確保できる選択肢としてサテライトオフィスを検討する傾向が見えました。

その4 コスト削減

通常オフィスとサテライトオフィスのコスト比較の図

サービスも提供されるサテライトオフィスでは敷金・保証金などの長期的なコスト、日常で消費される備品などの短期的なコストを主に削減することができます

スタートアップ企業やオフィスの分散化を図る企業がまず直面するのが、オフィスの開設コストです。賃料はもちろん、通信やオフィス事務機器などのインフラ代、日常のランニングコストなど、膨大な金額に上ります。

そこで、初期費用を抑え、契約したその日からPCなど必要最小限の私物だけで、すぐに営業モードに入ることができる法人向けのレンタルのサテライトオフィスを活用する動きが広がっています。事業の拡大、縮小に合わせてオフィスの規模も変えることができるので、自由に無駄なく活動できるのが大きなメリットです。

また自治体による、サテライトオフィスの整備、開設のための助成金活用もコスト削減につながります。例えば東京都では、整備・改修費の3分の2に当たる上限2,000万円まで、運営費の2分の1に当たる上限600万円までを補助(2020年11月30日で申請終了)などを行っていました。

サービスオフィスの種類によるコスト削減の違い

コスト削減度 特徴 相性の良いタイプ
サービス
オフィス
★★★★ 設備や通信などの環境が充実し、有人受付も常駐 起業、スタートアップ企業、大手企業、IT関連
レンタル
オフィス
★★★ セキュリティレベルは高い 中小企業、IT関連
シェア
オフィス
★★★★ 設備や通信などの環境は最低限 フリーランス
バーチャル
オフィス
★★★ セキュリティレベルは、場所による 中小企業、WEB関連、フリーランス


上記の表では、サービス、レンタル、シェア、バーチャルの各オフィスで、オフィスコストの削減にどのような違いがあるかをまとめました。単純にレンタル代だけを比較すると上から高い順となります。しかし、コスト削減への貢献度を見ると、オフィス利用の目的や企業規模によってかなり違いが出てきます。

コスト削減度が最も高いサービスオフィスの特徴は、全てがそろっている専用スペースと、専用スタッフの充実です。スペースだけを貸すレンタルやバーチャルオフィスでは、パソコン1台だけで仕事ができるならよいものの、自前でそろえなければならない備品、機器などのイニシャルコストがかさんでしまう場合が多いです。

守秘義務や機密性を考えると、レンタルやシェアオフィスでは対応が困難になります。さらに高いセキュリティレベルが求められる職種は、シェアオフィスでは難しいでしょう。

このように職種や企業規模、オフィス開設の目的などによって、コスト削減と開設により受けられるベネフィットを見極めることが重要になります。

コラム 今さら聞けない サテライトオフィスと立地の違い

サテライトオフィスのタイプの図表

顧客対応に便利な立地、社員が快適に働けるための立地など、フレキシブルに働くために最適解の場所がサテライトオフィスです

「サテライトオフィス」とは、テレワークの形態の一つで、本社オフィス以外の場所に設けてある小規模なオフィスのことです。

サテライトオフィスは、在宅勤務やカフェなどでのリモートワークに比べ、通信環境やコピーなどの事務インフラが整っている上に、何カ所かあるサテライトオフィスから自宅や営業回りなどの出先に近い場所を選べるので、通勤のコストや時間が削減され、出勤時間にとらわれない自由な働き方を自分で設計できる点などが大きなメリットとして挙げられます。またセキュリティにおいて、テレワークでは最も信頼性が高いのが特徴です。

冒頭でも触れたように、サテライトオフィス選びには立地条件が重要です。大きく分けて、本社近くにおいて顧客対応や業務の効率化を図る都市型と、従業員の住居の近くにおいて通勤時間、コストの削減を図る郊外型、さらに地方に設置して支社としての機能も持つローカル型の3種類があります。

2 我が家感覚で使える! サテライトオフィス導入のメリットを経営者に聞く

さまざまな活用法があるサテライトオフィスですが、やはり導入にあたって条件選定への不安を感じるという層が多く、立地や初動の速さ、拡充したサービスを受けられるサービスオフィスに期待が高まっています。特に、多様なベネフィットが得られる固定タイプのサテライトオフィスは、本社のような我が家感と、他社と気軽に触れ合えるご近所感が得られると注目されています。そこで、実際にサテライトオフィス(野村不動産「H¹O」)を活用する企業に、これまでの課題の解決だけではなく、さまざまなメリットや今後の可能性について聞いてみました。

IoTで時代をリードする「ユーシーテクノロジ」の場合


ユーシーテクノロジ株式会社 代表取締役 諸隈立志氏の画像 ユーシーテクノロジ株式会社
代表取締役 諸隈立志氏

移転前の懸念
・イニシャルコストとランニングコストなどの初期投資
・社員のABWに対する実現の可否
移転で解決
・ノートPC1台あれば働ける環境が整っている
・プライベートスペースと入居企業専用の共有ラウンジの両立

2020年1月より「H¹O日本橋室町」に入居しているシステム開発企業のユーシーテクノロジ株式会社。本社は東京都品川区西五反田にありますが、クライアントが集中している都心部での活動を強化し、効率的に仕事を進めるために、新オフィスの開設を決めました。

代表取締役の諸隈立志氏によると、H¹Oを選ぶ決め手になったのがイニシャルコストとランニングコストになるといいます。「企業が新たに拠点を自前で持とうとすると、コストがかかるだけでなく、スペースや事務機器の整備、人の配置などを考えなければならず、本業に集中できずに生産性が低下するという状況に陥ってしまいます。その点、H¹Oには有人の受付が設置され、備品も全てそろっているので、ノートPC1台を持って行けばすぐにでも働くことができる環境が整っている。ロケーションと利便性を考慮すれば十分にペイできます」

さらに、プライベートスペースに加えて共有ラウンジもあるので、社員の顔を見ながらコミュニケーションが取れ、セキュリティのしっかりした個室空間で仕事ができ、気分を変えたいときにはラウンジも利用できます。社員のパフォーマンスの向上やストレスの軽減に寄与するABW(Activity Based Working)の実現に貢献していると実感しているようです。
「H¹Oのようにコスト効果や利便性が高い物件が提供されれば、小規模な企業でも拠点の分散が容易になり、働き方改革をより進めることが可能になるはずです」

ユーシーテクノロジ株式会社
情報通信、IoT機器のシステムの設計、開発、制作および販売、ソフトウェアの設計、開発および販売、コンサルティングなどを幅広く手掛けるシステム開発会社。クラウドベースのスマートビル管理システムの開発も担当している。

https://www.uctec.com/

ソフトバンクイノベンチャー発「ユビ電」の場合


ユビ電株式会社 代表取締役 山口典男氏の画像 ユビ電株式会社
代表取締役 山口典男氏

移転前の懸念
・オープンなスペースは、IT企業には集中しづらい
・ガラス張り個室でのセキュリティ面
移転で解決
・専用個室空間と、共用ラウンジにちりばめられ快適
・3D顔認証によるセキュリティが導入されていて安心

外資系大手のコワーキングスペースから「H¹O日本橋小舟町」に移ったユビ電株式会社。
「それまでの開放的でオープンなスペースは、私たちIT企業には集中しづらく、ガラス張りの個室はセキュリティ面で不安がありました。ですので、新しいオフィスには『ビジネスを展開する上で基礎となる環境』『通信環境の整ったオフィス空間』『セキュリティ』『ビジネスパートナーを迎えるにふさわしい接遇』を求めていました」と代表取締役社長の山口典男氏。

H¹Oに入居してみると、専用個室が窓に面した設計で、部屋ごとに個別にネットワークをコントロールできます。またABWの考え方を基に、ワーカーが働く時間や場所を自由に選べるように、共用ラウンジも開放的なラウンジと集中型のパーソナルなラウンジの2タイプ用意されていて、快適さを裏付けるH¹Oならではの工夫がよく分かったと言います。3D顔認証によるセキュリティが導入されている点も、大きなポイントなのだそうです。「もともと在宅勤務を全社的に取り入れていましたが、コロナ禍の影響で常に在宅勤務になりました。しかし朝から夜までオンライン会議の連続で、合理的ではありますが、やはり深刻な運動不足の上、精神衛生上良くありません」

経営者としては、社員にこれまで以上のパフォーマンスが発揮できるウェルビーイングな環境を整えたいと常に考えていた山口氏は、在宅勤務オンリーから本社、在宅、サテライトオフィスを組み合わせるワークスタイルを取り入れました。その結果、会社全体の機動性の高まりを感じました。「私たちにとって、H¹O日本橋小舟町のオフィスの位置付けは〝みんなで安心して集まれる場所〟。いろいろな使い方ができることを期待しています」

ユビ電株式会社
充電サービスの企画開発・管理運営、温室効果ガス排出権、環境価値の取引など、エネルギーに関するIoTサービス、環境価値創出事業を行う。

https://www.ubiden.com/

官民で進むサテライトオフィスの活用事例

業種を問わず、さまざまな企業で導入が進むサテライトオフィス。その事例をいくつかご紹介しましょう。

建設大手「清水建設株式会社」では、2020年12月より首都圏6カ所にあった社員寮の中にサテライトオフィスを設置しました。今後は社外に700席分のサテライトオフィスを整備し、それとともに本社内でのフリーアドレス化も推進するようです。
事務機器大手「コクヨ株式会社」は、新型コロナウイルスが蔓延する以前からサテライトオフィスを展開。スマートワークの拡大を推進するため、自社のサテライトオフィスをテレワーク体験の場として、期間限定で提供するなど普及活動も行っています。

こうした動きは、企業だけでなく行政サイドでも積極的に行われています。東京都では都内の協力企業を対象に、三鷹駅周辺エリアのサテライトオフィスを無償で貸し出す、働き方改革モデル実証事業を行いました(募集期間終了)。また、総務省でも「おためしサテライトオフィス」プロジェクトを実施。勤務地を選んでローカルのサテライトオフィスで働く企業を募集しています。
官民一体となって展開されるサテライトオフィス。新しいワークスタイルが模索される今、熱い視線が注がれています。

東京都 https://telework-project.jp/
総務省 https://www.soumu.go.jp/satellite-office/

3 サテライトオフィスの今とこれから

ニューノーマルな働き方が模索される中、本社に全ての機能を集中する集約型ではなく、分散型のオフィスが世界的に求められています。BCPや生産・効率性の向上に加えて、新しい働き方や自然環境の保護など、サテライトオフィス活用による働き方が今後も求められていくでしょう。

なぜ今、サテライトオフィスなのか

これまでのような長時間労働や決まった場所、時間帯での勤務は、仕事の生産・効率性を下げ、働く人が得られるより良い環境を狭めてしまっていました。国の旗振りの下、多様で柔軟な働き方を選択できる「働き方改革」が進められていますが、サテライトオフィスはその推進に大きく貢献する働き方の一つといえるでしょう。

今後求められる、地域と人に優しいサテライトオフィス

全地域的なテレワークイメージ図表

本社以外に拠点を作ることで、地域への価値を創造することができます。また、新しい価値や人材を発掘できるという企業側のメリットもあります

これまでの都市への一極集中型の本社機能では、ヒト、モノ、情報の全てが極端に中心部へと集まっていました。これに対し、サテライトオフィスが郊外や地方へと展開されれば、それに伴って周辺地域へも人が移動し、商圏が拡大します。また新たな出会いによってビジネスの創造的な発展も期待できるでしょう。サテライトオフィスには、そのようなシャワー効果を生み出すことが大いに期待できます。

4 用語の振り返り

これまで本文中に出てきた用語などを、簡単に解説します。どれもビジネス上でよく使われる言葉なので、覚えておけばさまざまなシーンで活用できます。

CRE(Corporate Real Estate、企業不動産)戦略:土地や建物など企業が所有または賃貸している不動産を管理・運用し、企業価値を高めていく経営戦略の一つ
エンゲージメント:従業員が会社に対してポジティブに向き合い、組織と一緒になって成長していこうと積極的に取り組む関係性
レジリエンス:元々は「回復」や「弾力」を意味する心理学用語で、経営や社会的には災害などの困難をしなやかに克服することに使われる
BCP(Business Continuity Plan、事業継続計画):災害やトラブルの発生時に、被害を抑えて事業を継続させるための計画
ABW(Activity Based Working):オランダ発祥のワーキングスタイルで、自分の仕事の内容に合わせて自由に働く場所を決める働き方。フリーアドレスがオフィス内限定なのに対し、ABWは社内、社外を選ばない
シャワー効果:デパートの最上階に魅力的な売り場やイベントを配置することにより、客が上に行く途中で下の階にも立ち寄る可能性を高める売り方で、中心から周辺に人やモノの流れを誘導するテクニック

5 企業と人が求める新しい働き場所

少子高齢化が進み、人手不足がさらに深刻化するこれから、企業が生き残っていくには多様な働き方に対応していくことが必要不可欠です。社員にとって働く場所と時間の選択肢が増えることで、生産性やエンゲージメントを向上させ、クリエイティブな発想を生み出すことはさまざまな調査データが表しています。そうした中、今後さらにサテライトオフィスへの需要が高まっていくことは間違いありません。