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オフィス移転は経営戦略。狙い時とタスクを管理し効率良く

コラムCOLUMN

2021.05.11

オフィス移転は経営戦略。狙い時とタスクを管理し効率良く

オフィスの移転は、会社にとっても社員にとっても一大イベントです。費用も十分な準備期間も必要ですが、雰囲気がリフレッシュされることで、社員のモチベーションがアップすれば、自然と生産性も向上しますね。またコスト削減や働き方を見直すための良い機会にもなり、経営の見える化を改めて行うことができます。ここでは効率的で効果的なオフィスの移転を解説します。

1 オフィス移転の決め時はいつ?

オフィス賃料を予想して移転時期を決める

東京都都市5区の空室率・賃料の長期予想の図

オフィス需要の増加により、2019年には空室率が1.6%と供給量がひっ迫、賃料も右肩上がり。2020年からはコロナの影響で賃料は下落に転ずると、三井住友トラスト基礎研究所により予想されていました
引用:『オフィス市場動向 大量供給が続く東京の賃貸オフィス市場 需給バランスが長期安定するための「条件」』 三井住友トラスト基礎研究所 副主任研究員 川村康人

オフィスの賃料は、需要と供給のバランスによって上下します。オフィスはおおむね5年サイクルで大量に建築され、近年では2018~2020年にかけて大量供給となりました。その後供給量は抑え気味になるものの、2023年以降、再び断続的に大量供給が続くと予測されています。

これに対し、需要の方は新型コロナウイルス感染拡大による経済活動の停滞の影響で、2020年には3.7%だった都内のオフィスの空室率は、2021年に4.5%まで上昇し高止まりとなりますが、その後の経済回復とともに2025年からは低下していく見込みです。このことから賃料は、2021年から下落していき、2024年までは下がり続けますが、2025年からは再び上昇に転じていくものと見られています。(グラフと本文内オフィス需要の推移と将来見通しは、実績値は三鬼商事データ(基準階面積100坪以上の総貸室面積)を基に三井住友トラスト基礎研究所作成 予測値は三井住友トラスト基礎研究所による、発行野村不動産 法人営業本部 2020年6月時点)

こうしたオフィスの需給動向から、アフターコロナの成長戦略に合わせたオフィス移転を考えるならば、まさに今こそプランを立てて実行に移すべきタイミングといえます。

2 オフィス移転とニューノーマルな働き方の相性が良いワケ

少人数の働き方×気軽な移転=ニューノーマル

オフィスの移転というと、これまでは全社員総出でビルからビルへ、ヒトもモノも中身が移動する大掛かりな事業というイメージがありました。しかしリモートワークが浸透した中、オフィスをダウンサイジングし、コストを削減しながらワーカーに働きやすい環境を提供しようと、より機能的なオフィスに移る企業が増えています。

スタートアップ企業だけでなく、大企業でもプロジェクトチーム単位での移転などが目立ってきました。無駄な空間を省き、さらにヒトに優しいオフィスとは何かという模索が始まっています。オフィスの移転がニューノーマルの働き方にどのようなメリットをもたらすのかを、考えてみましょう。

ワケ1 経営戦略にフィットしたコスト削減

オフィスを維持するためには、かなりのランニングコストが必要です。賃料だけでも会社の粗利の10~20%を占め、さらに事務機器とそれを稼働するための通信・光熱費、受付、清掃、配達などの社員にかかる人件費など、その負担はかなりのものになります。ましてやリモートワークの影響で、社内の遊休スペースが増加する現状を放置していると、やがて経営を圧迫していくことは間違いありません。特に賃料の高い都会では、見直しは必然です。

受付スタッフが常駐し、個室と共有スペースの両方がそろい、通信環境やセキュリティもしっかりしているサービスオフィスを利用すれば、オフィス開設にかかるさまざまな経費をカットできますし、入居初日からフル稼働が可能です。また、会社の成長に合わせてオフィスの規模も場所も自由に変えられるので、経営戦略や実績とリンクしたオフィスのランニングコストを調整できるのです。

ワケ2 オフィス力がESを向上させる

生産性の向上にかかせないキーワードが「ES(Employee Satisfaction:従業員満足度)」です。ESが低いと、生産性が下がるだけでなく離職率が上がる結果にもつながります。その結果、サービスの質が落ち、「CS(Customer Satisfaction:顧客満足度)」に影響を与え、さらには将来の優秀な人材の確保が困難になってしまいます。

では、ES向上のために重視すべき点は何でしょうか。まずは待遇条件として報酬や福利厚生、企業ブランドなどがあります。それらがそろって働きがいが生まれ、ES向上へとつながります。見落としがちなのが、快適な職場環境、つまり「オフィス力」です。セキュアなどのインフラだけでなく、オフィスへの通いやすさがそろうことが大切なのです。本社だけではなく、在宅勤務やサテライトオフィスなどを組み合わせて、働く場所の選択肢を増やしオフィス力を向上させることが、今後大切になっていくでしょう。

ワケ3 ステップアップと出会いを創造できる

テレワークの普及で、企業の活用が増えているサテライトオフィスやサービスオフィス。そのメリットは、コストの削減やセキュリティの確保など、費用対効果が明らかなものばかりではありません。これら外部オフィスにある共有スペースが、実は異業種との交流によって新たなビジネスチャンスを生み出す場所となっているのです。

近年は特に、異業種間でパートナーシップが結ばれ、新しいサービスが数多く展開されています。これからのビジネスのヒントは、自社業界と違ったところにこそ存在しているのです。新しいフィールドと手助けとなる新しいパートナーを見つけるには、自社オフィスにどんと構えるだけでなく、外部オフィスという出会いの場を活用することが近道となるでしょう。

コラム “引っ越し上手”な織田信長に学ぶ

若い頃は“うつけ”と呼ばれ、戦国大名になってからは鉄砲や異国文化を取り入れ、天下統一に近づいた織田信長。そんな信長には、実は“引っ越し上手”な一面がありました。

尾張の勝幡城で生まれ、那古野城で育った信長は、尾張国を統一した後に清州城に入り、領内経営に力を入れます。しかし、隣国・美濃の斎藤氏と軍事衝突すると、戦いの前線となる美濃国境の小牧山城に移り、美濃を攻め滅ぼした後は同国の岐阜城へと引っ越して、支配領地を拡大します。

さらに足利将軍とともに京都へ上洛を果たすと、二条城を建築。天下布武を推し進めるためには、やはり政権中央の地がふさわしいと考えたのでしょう。そして最後は、北陸へとにらみを利かせ、琵琶湖の水上交通の要所でビジネス上でもメリットのある安土城に移りました。

有名な「楽市・楽座」で経済政策を行うなど、慣例や場所に縛られない織田信長。局面に合わせて目的達成に有利な場所を転々としたことが、その成功につながったのではないでしょうか。

3 オフィス移転のスケジュール

引っ越しの準備は1年前から

12カ月前 9カ月前 6カ月前 5カ月前 4カ月前 3カ月前 2カ月前 1カ月前 引っ越し月 1カ月後
タスク1
プランニング
ビジョンの確立 プロジェクト
チーム創設
- - - - - - - -
タスク2
現オフィスの解約から原状回復工事
- - 解約予約 原状回復
費用の確認
- - 原状回復工事発注 - 原状回復工事着手 現オフィスの鍵返還など
タスク3
移転先物件の選定から確定
- - 物件探し・
内覧
- 物件契約 - - 物件引き渡し - -
タスク4
オフィスレイアウト決め
- - - - レイアウト設計 レイアウト決定 - - - -
タスク5
内装工事
- - - - - 工事発注 - 工事着工 - -
タスク6
設備工事
- - - - - - 電気・通信・
空調の手配
電気・通信・
空調の工事
電話移設工事 -
タスク7
各種引っ越し業務
- - - - - オフィス家具の確認 引っ越し業者発注・
社内通知用の引っ越し
手順書など作成
- 引っ越し業務 -
タスク8
各種届け出
- - - - - - - - 郵便物届出変更届 5日以内:適用事業所名称/所在地変更届
10日以内:労働保険名称所在地等変更届
10日以内:雇用保険事業主事業所各種変更届
2週間以内:本店移転登記申請書
1カ月以内:変更異動届出書

オフィスの移転は個人の引っ越しと違い、A地点からB地点へヒトとモノを移すだけで完了というわけにはいきません。新旧それぞれのオフィスに対して契約の解除と締結、各種工事、関係官庁などへの報告や手続きなど、複雑かつ多様な実務が膨大にあり、一つの業務の遅れが全体の進行に大きな影響を与えることになります。そのため、事前にやるべき業務のスケジュールをしっかりと構築しておくことが大切です。

通常、賃貸オフィス移転のための実務は、おおむね実際の移転の半年前からスタートしますが、その前の準備期間を含めると、最短で1年前から動き始めることがスムーズな移転には必要です。ここでは、移転までの1年間に何をすべきなのか、また移転後に必要な業務は何かなど、それぞれのタスクについて解説します。

タスク1 プランニング

主なフェーズ
・12カ月前:ビジョンの確立
・9カ月前:プロジェクトチーム創設

オフィスを移転する理由は、会社によってそれぞれ違います。しかし、どのような移転であっても、成功させるためにはまず「何のために移転するのか」という目的とコンセプトを明確化し、プランニングを全社員が共有することが重要です。それに沿って、場所や賃料、必要ならば移転に合わせて組織の改編などが決まっていきます。

少なくとも1年前には、移転の目的やコンセプトをはっきりさせた上で、大体9カ月前をめどに社内に移転のためのプロジェクトチームを立ち上げた方がよいでしょう。プロジェクトチームでは、賃料の動向などビジネスの状況を見ながら移転時期を絞り、移転によって生じるメリットや課題の洗い出し、および社内調査を経て、移転の実際的な内容を検討します。

タスク2 現オフィスの解約から原状回復工事

主なフェーズ
・6カ月前:解約予約
・5カ月前:原状回復費用の確認
・2カ月前:原状回復工事発注
・当日:原状回復工事着手
・1カ月以内:現オフィスの鍵返還など

移転に際しては、現オフィスと新オフィスに対して行う業務があります。ここでは、現オフィスに対して行う業務を解説します。大きな作業は二つ、まず賃貸契約を解約すること、そしてオフィスを原状回復することです。移転の日が決まったら、現在のオフィスの賃貸契約を解約しなければなりません。契約の内容に基づきますが、おおむねそのオフィスを退去する6カ月前には、ビルのオーナーや管理会社に解約の予約をする必要があります。解約通知はもちろん、借りた時の状態に全て戻して明け渡すための原状回復の条件など、あらかじめ契約書を確認しておきましょう。

オフィスの原状回復についてはこちらで詳しく説明しています。
どこまで負担すべき? オフィスの原状回復

タスク3 移転先物件の選定から確定

主なフェーズ
・6カ月前:物件探し・内覧
・4カ月前:物件契約
・1カ月前:物件引き渡し

一方、新オフィスに関する業務で最初にしなければならないのが、物件探しです。これは半年前にはスタートしたいものです。物件を探し始める前に、以下の条件をはっきりさせましょう。

・エリア
・立地
・広さ
・賃料
・オフィスにあらかじめ必要な設備(電気容量、電話回線数、空調など)

上記を自社のプランニングに当てはめた条件で、不動産会社へ問い合わせます。物件候補を内見し、適合する条件なら、取り交わす賃貸契約書を法務部門の担当者に共有し、詳細を詰めていきましょう。

賃貸オフィスの選び方についてはこちらで詳しく説明しています。
何に注意すべき? 賃貸オフィスの選び方

タスク4 オフィスレイアウト決め

主なフェーズ
・4カ月前:レイアウト設計
・3カ月前:レイアウト決定

移転先の物件が決まったら、次は室内レイアウトの準備です。どんなオフィスにしたいのかというコンセプトを決定し、新しい社内体制や会社の方向性を全社的に共有しておく必要があります。

レイアウトの設計では、初めから細かく指定していくのではなく、最初は「ゾーニング」という大まかな間取りから始めます。各部署に要望や課題を聞いてゾーニングした後に、具体的なレイアウトに入ります。業務内容や会社の規模、社員数などを考慮し、最も快適に仕事ができるレイアウトを選びます。その際、通路のスペースも十分に取ることを忘れないように。1人の人間が通れる幅は60~80センチメートルほどですから、人がぶつからずにすれ違うには、その倍の幅が必要になります。

オフィスレイアウトの基本についてはこちらで詳しく説明しています。
快適で働きやすい環境にしよう! オフィスレイアウトの基本

タスク5 内装工事

主なフェーズ
・3カ月前:工事発注
・1カ月前:工事着工

内装工事の発注は、移転の3カ月前には施工業者に発注しておいた方がよいでしょう。工事にかかる費用は坪当たり10万~30万円が相場といわれていますが、ケースバイケース。業者に見積もりを取って比較・検討するようにしましょう。内装工事の内容と流れは、次のようになります。

内装工事の内容と流れ

工事1 工事2 工事3 工事4
仮設工事 軽鉄工事 内装工事 建具工事 表装工事 パーテーション工事
床や壁などに養生
を行ったり、足場を
組んだりする準備工事
壁や天井の骨組み
や石膏ボードを設
置する工事
床や壁などに養生
を行ったり、足場を
組んだりする準備工事
ドア、窓の工事 内装工事の一部。エン
トランスの壁にロゴ
を付けたり、意匠を凝
らす仕上げ工事
室内の間仕切りを作
る工事で、軽鉄工事と
違って移動や変更が
可能


以上は、内装を全部剝がして原状回復した「スケルトン物件」の流れです。それに対し、空調設備や照明が残された「居抜き物件」では、最初の仮設工事や、この後に行われる電気設備工事が省略されるため、工事費用をかなり抑えることができます。

タスク6 設備工事

主なフェーズ
・2カ月前:電気・通信・空調の手配
・1カ月前:電気・通信・空調の工事
・移転当日:電話移設工事

設備工事には、電気、通信、空調、給排水、消防の工事などがあります。居抜き物件の場合は元の設備を使え、費用をカットすることができますが、スケルトン物件ではコンセント一つから新たに付けていかなければなりません。ここで気を付けなければならないのが工事費用についてです。ビルの内装工事には、A〜Cの3種類があります。

内装工事の区分

発注者 業者の選定 費用負担 該当箇所 該当箇所 備考
A工事 オーナー オーナー オーナー ビル外壁、共用施設 テナント入居では関係ない
B工事 入居者 オーナー 入居者 空調、排水、防水設備、etc. ビル全体に関わり、入居者
が要望を出して指定業者や
オーナー承認で工事を行う
C工事 入居者 入居者 入居者 テナント内部 入居者が自由に工事をできる


設備工事は、B工事になることが多く、入居者側で自由に業者を選ぶことができないので、費用を負担する際に思わぬ金額に上るケースがよくあります。物件の契約を結ぶ前に、このB工事部分の見積もりをとって確認しておかないと、のちのちトラブルの元になります。指定業者以外からも見積もりを取っておき、指定業者が提示した金額とあまりにかけ離れているようであれば、値下げの交渉をするか、B工事ではなくA工事にしてもらえないかなど相談することをおすすめします。

また、ビル全体の電気容量はあらかじめ決まっています。事前にオフィスで必要な電気容量を割り出しておかなければなりません。

電話の移設は、NTTが交換機工事や屋内配線工事を、移設工事業者が設置工事や電話配線、電話機の設定工事などを行います。そのため、この両者の工事日程を調整する必要があります。また、事前に使っている通信会社に、移転先でも電話番号を変えずに使えるか、また電話機器がそのまま使えるかも確認してください。

オフィス移転に伴う電話移設の流れについてはこちらで詳しく説明しています。
何をすればよい? オフィス移転に伴う電話移設の流れ

タスク7 各種引っ越し業務

主なフェーズ
・3カ月前:オフィス家具の確認
・2カ月前:引っ越し業者発注・社内通知用の引っ越し手順書など作成
・当日:引っ越し業務

移転先が決まったら、プロジェクトチームがやるべき業務はめじろ押しです。レイアウトに合わせた新たな家具や事務機器などの確認と購入、さらには社内での移転マニュアルも作成しなければなりません。移転のXデーまでに各社員がやっておくべきことや当日の作業手順、役割の分担を割り振っておき、当日に混乱が生じないように準備しておきます。

引っ越し業者の選定と発注も大切です。オフィス移転の際には、不用品が思った以上に出てきますし、戦略的なオフィスの縮小のためにも社内の整理整頓は欠かせないのですが、それらをどう処分するかを考えておかないと、当日慌てふためくことになります。
自治体によって違いはありますが、木製家具は事業系一般廃棄物、スチール製の家具は産業廃棄物として専門業者に委託処分を依頼しなければなりません。委託料金が発生しますので、廃棄物によってはリサイクル業者に買い取ってもらい、費用の削減を図るのも手です。

会社の粗大ごみの処分方法についてはこちらで詳しく説明しています。
オフィス移転で大量の不用品が! 会社の粗大ごみの処分方法

タスク8 各種届け出

主なフェーズ
・移転直後:郵便物届出変更届
・5日以内:適用事業所名称/所在地変更届
・10日以内:労働保険名称所在地等変更届
・10日以内:雇用保険事業主事業所各種変更届
・2週間以内:本店移転登記申請書
・1カ月以内:変更異動届出書

オフィス移転の際の届け出は、提出期限が限られている上に、事前に必要書類を取り寄せなければならないものもあります。漏れがないように、チェックリストを作って確認しながら行う方がよいでしょう。

オフィス移転の届け出チェックリスト

届け出の名称 届け出先 必要書類 届け出期限 インターネットでの届け出
郵便物転送サービス 郵便局 - -
移転登記 法務局
(旧住所の管轄内)
登記簿謄本、定款、印鑑証明
書、株主総会議事録か取締
役会議事録
本店は移転後2週間以内
支店は移転後3週間以内
×
異動届出書 法務局
(旧住所の管轄内)
移転手続き完了後の登記簿
謄本
- ×
給与支払事務所等
の開設・移転・廃止届出書
税務署 登記簿謄本か登記する事項
の変更の事実を証明できる
書類の写し
移転後1カ月以内 ×
健康保険・
厚生年金保険適用事業所名称/
所在地変更(訂正)届
年金事務所 移転の条件により異なる 移転後5日以内
労働保険名称・
所在地等変更届
労働基準監督署 都道府県により異なる - ×
雇用保険事業主
事業所各種変更届
公共職業安定所 移転後の登記簿謄本写し、
労働保険名称、所在地等変
更届
移転後10日以内
自動車保管場所証明申請書 警察署 - - -


移転後1年間、郵便物を無料で転送してもらえるサービスは、届けてから実際にサービスが開始されるまで数日はかかります。その期間を見越して届け出るようにしましょう。届け出は郵便局だけでなく、インターネットでも受け付けてもらえます。

これら官公庁への届け出以外に、口座のある銀行やクレジットカード会社への住所変更手続きもお忘れなく。

会社移転で必要な各種手続きについてこちらで詳しく説明しています。
登記はいつすべき?会社移転で必要な各種手続きについて詳しく解説

コラム サービスオフィスを活用すると効率的

オフィスの移転先を、通常の物件ではなくサービスオフィスなどにする場合、どのような流れになるのかを見てみましょう。

タスク1 移転コンセプトの構築
タスク2 プランニング、プロジェクトチームの発足
タスク3 現オフィスの解約、原状回復工事
タスク4 移転先サービスオフィスの選定、交渉、契約
タスク5 不用品の廃棄
タスク6 各種届け出

大きな違いは、移転先の内装工事、設備工事がないことで、移転業務全体において費用も時間もかなりのウエートを占めています。また厄介な社内レイアウトや家具の購入の必要もなく、場合によっては自前のPC1台さえあればよいので、引っ越し業務すら不要になります。そのため、サービスオフィスに移転する場合は、移転先が決まったらすぐにでも移転できます。またコストも大幅に削減できます。移転した当日からフル稼働で営業できるのも、サービスオフィスならではのメリットなのです。

通常の移転は、決定してから決行するまで1年ほどかかります。しかし、トレンドが目まぐるしく変化し、先行きもなかなか読みづらい現在のビジネスシーンで、1年間というタームは貴重な時間です。それよりも、よりスピーディに市況に対応し、ビジネスチャンスを逃したくないという場合は、効率的に活用できるサービスオフィスも視野に入れて移転を検討することもおすすめします。

サービスオフィスについてはこちらで詳しく説明しています。
サービスオフィスとは? レンタルオフィスやシェアオフィスとの違いも解説

4 さまざまなオフィスタイプ、サポートサービス

このようにオフィス移転は、社内でもノウハウが蓄積されづらい業務であり、とても長い期間にわたる円滑なタスク管理が求められます。多少でも移転業務担当者の負担を減らすためには、アウトソーシングを活用するとよいでしょう。

オフィス移転リアルアンケート! 役に立ったサービスとは!?

移転業務担当者なら知りたいであろう、オフィス移転の体験者に、実際に「オフィス移転で役立ったサービス」のアンケートを取りました(12社、複数回答可能)。その結果、「OA機器やオフィス用具のリースサービス」が最も多く、また、「特にサービスを使わなかった」が次点となりました。

オフィス移転で役立ったサービス

OA機器やオフィス用具のリースサービス 4票
特にサービスを使わなかった 3票
未回答 3票
業者が出している移転タスクリストなどのツールサービス 2票
オフィス選定から移転プランを相談できる仲介サービス 2票
関係各省への提出書類の代行サービス 2票

オフィス移転の便利ノート

リモートワークの普及が増えるにつれ、多彩なサービスを提供する企業も増えてきました。そこで、オフィス移転に関するサービスを提供している例をピックアップしてみました。こういったサービスも、移転業務担当者が自社の移転プランニングにフィットしたものを選ばなくてはなりません。

estie https://www.estie.jp/corp/ 日本最大級のオフィス移転プラットフォーム
CLAS https://clas.style/ 家具のサブスク
ヒトカラメディア https://hitokara.co.jp/ スタートアップ中心のオフィス移転仲介
トビタツ https://www.tobitatsu.net/ オフィス移転の代行

記載されている情報は、当編集部が独自に選定したものですが、利用促進やサービス内容を保証したものではありません。予告なく変更される場合があります。利用に関する最終判断は、ご自身の責任でお願いいたします。

5 用語の振り返り

では、今回キーワードとなった用語などを簡単に解説しましょう。ビジネス上でよく使われる、経営者なら知っておくべき言葉です。

スタートアップ:新しいビジネスやイノベーションで急成長した企業、事業の形態。ベンチャーと違い、市場開拓の可能性があり、成長スピードも早い。シリコンバレー由来のビジネスワード
ES(Employee Satisfaction:従業員満足度):報酬や待遇だけでなく、働きがい、職場環境、福利厚生など、社員が会社で働くことへの満足度。ESが低い会社は生産性の低下、顧客への悪影響、人材不足を引き起こす
CS(Customer Satisfaction:顧客満足度):顧客が商品やサービスにどれだけ満足しているかを数字などで可視化した評価基準
A工事、B工事、C工事:ビルなどにテナントを出店する際に行う工事の区分で、発注者、費用負担者、業者の指定権によってA、B、Cの3つの区分がある。事前に確認しておかないと、トラブルになるケースが多い

6 まとめ

会社が成長したからオフィスを拡大し、逆に厳しくなったら縮小する。かつてのオフィス移転は、会社の規模=社員数=オフィスの延べ床面積、という単純な図式の中でしか語られませんでした。しかし今や、生産・効率性の高い会社=社員のES、モチベーションが高い会社であり、ワークライフバランスや働く選択肢の豊かさが会社の推進力になっています。そんな会社のオフィスに求められるのは、面積ではなく、ワーカー・ファーストな設計や働いていて心地良い空間です。

そのため、会社の生産性が上がり、成長カーブを描いていく中で、あえてスモールオフィスを選ぶ、またサービスオフィスに切り替えるというチョイスが出てきているのです。これからオフィスは、経営戦略や人材確保の面からもますます重要な要素となっていくことは間違いありません。