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新時代のオフィス像は、場所の縮小と業務の効率化が鍵

コラムCOLUMN

2021.05.11

新時代のオフィス像は、場所の縮小と業務の効率化が鍵

テレワークが普及した今、改めてオフィスの在り方が問い直されています。働く場所や時間の選択肢が増えていく中で、これからのオフィスに求められることは、無駄を排したスマートさと、人に寄り添う働きやすい環境です。そのために、オフィス縮小やオフィス分散を行う企業も増えています。以下が調査から分かった回答です。

●経営層
オフィス面積を縮小した理由・目的は「オフィスコスト削減」71.6%
現在と比較して面積や座席数の必要性は「あまり必要ない」「まったく必要ない」39.6%
●一般社員
面積や座席数の必要性は「必要」「やや必要」37.1%

以上のように、経営層はオフィスコストや床面積の削減に肯定的な意見が多く見られました。一方で社員は、オフィス床面積の削減=オフィス分散でコミュニケーションが不足することを不安要素に挙げつつも、ワークライフバランスの向上を評価する結果となりました。

今まで不可欠と考えられてきたオフィス空間。ITインフラの進化や日常生活の変化により、いかに効率的に運用し不要なスペースを削減することで、業務の生産・効率性を向上させられるかが問われているのです。オフィスの未来像はどのようなものかを追っていきましょう。

1 次世代オフィスの目標は、コスト削減+人中心という潮流に

オフィス分散と社員の幸福感イメージ図表

オフィスの面積=事業の規模というのは、もう過去の話。毎日、大人数が本社1カ所に、同じ時間に集合することで生じるムダなコストや、通勤などで社員が感じるストレスは膨大なものです。そこで、リモートワークを活用しながら働ける環境を設計し、社員の生産性・効率性をアップさせることが求められています。オフィスのダウンサイジングは、シェイプアップされた強靭な会社の体質づくりに欠かせないことなのです。

オフィス縮小でコスト削減を目標に

大型オフィスと分散オフィスのコストシミュレーションの図

中小規模のサービスオフィスを活用しオフィス機能を分散することで、大型オフィスのみの利用よりも約1000万円ほどコスト削減を行える場合もあります

オフィスを開設するイニシャルコストや、維持・管理するランニングコストは、企業経営にとって大きな負担です。現在、オフィスの賃料は一般的に企業の粗利の1〜2割に上るといわれ、新たに物件を借りる場合には、賃料に加えて、敷金や仲介手数料なども必要になってきます。
また、デスクや事務用品などの社内インフラとそれにかかる光熱費、受付や清掃などの人件費、メンテナンス代など、オフィス面積に比例してかかる経費もどんどん増えていきます。
ICTやIoTの導入により、ある程度、人やコスト、スペースを減らすことも可能ですが、ニューノーマルな働き方が徐々に定着していくにつれて、従来のオフィスを維持したままでは経営を圧迫するだけ。オフィスの縮小など、抜本的な対策が必要になってきます。

オフィス分散で人中心の効率化を目標に

緊急事態宣言を機にオフィス分散思考層が増加した図

コロナ禍をきっかけに急増した在宅勤務やサテライトオフィスを活用したいという「オフィス分散志向層」など、働き方に対する考え方に変化が生まれています

新型コロナウイルスの感染拡大は、働く人々の意識を劇的に変えていきました。 ヒューマンファースト研究所による意識調査(2020年6月「調査分析レポート#1」)によると、在宅勤務の必要性について「とても必要」「やや必要」と答えた人は、緊急事態宣言以前は経営者・管理職では43.5%、一般社員では45.8%だったのが、宣言解除後は経営者・管理職が79.6%、一般社員が79.4%と、それぞれ36.1ポイント、33.5ポイント増えました。サテライトオフィスの必要性については、経営者・管理職で6.2ポイント、一般社員で15.7ポイントも増えています。
働く場所についても、「本社や支社オフィスを拠点に在宅勤務やサテライトオフィスを活用したいと」と回答したオフィス分散型志向の人が、宣言解除後には経営者・管理職で72.3%、一般社員で72.5%を占めています。
こうしたオフィス分散の効果として最も指摘されるのが、通勤時間の削減です。東京都の調査結果(2020年9月)では、テレワークの導入効果として「従業員の通勤時間、勤務中の移動時間の削減」を挙げた人が、実に91.3%もいました。その他、「育児中の従業員への対応」が64.6%、「介護中の従業員への対応」が44.1%と、多様な人々が活躍できる効果が上げられています。
通勤や移動にかかる時間やコスト、ストレスを省き、かつ育児や介護と仕事の両立を実現する場所や時間を選べる働き方は、効率的であり人にも優しいということが分かります。
参照:東京都産業労働局 「テレワーク導入実態調査」 2020年9月14日

2 オフィスの縮小はポジティブかネガティブなのか

オフィスの役割は、これまでの全員集合型から変わりつつあります。だからといって、全ての人々がオフィスの縮小に肯定的とは限りません。また、従来型オフィスのメリットを指摘する声もあります。調査資料を基に、ポジティブとネガティブそれぞれの意見をまとめてみました。

ポジティブな意見

ザイマックス総研が2021年1月に発表した「働き方とワークプレイスに関する首都圏企業調査」によると、オフィス面積を縮小した企業の理由・目的の1位は「テレワークによる必要面積の減少」で89.8%、次が「オフィスコスト削減」の71.6%、さらに「レイアウトの見直し(オフィススペース効率化)」の50.0%が続きました。

出典:「働き方とワークプレイスに関する首都圏企業調査 2020年12月」ザイマックス不動産総合研究所

また、先ほどのヒューマンファースト研究所のレポートでは、主たる拠点のオフィスの床面積や座席数の必要性を経営者・管理職に聞いたところ、現状の広さが「あまり必要ない」「まったく必要ない」という回答は39.6%で、「現状のまま」の29.6%、「必要」「やや必要」の30.0%を上回りました。

このことから、コロナの影響でテレワークが浸透する中、コストや生産性の面でオフィス面積の見直しが必要という意見が、主に経営サイドから出ていることが読み取れます。

また、オフィスの分散で社員が求めるものは、やはり何といっても「毎日の通勤の苦痛からの解放」です。在宅勤務のメリットとして「通勤時間が削減され、家族と過ごす時間や余暇の時間が増える」としたのは分散型を志向する人の84.1%、「疲労が減ったので仕事に良い影響がある」は70.8%という結果でした。61.9%が「ワークライフバランスが上がった」という答えでした。

ネガティブな意見

一方、先ほどのヒューマンファースト研究所のレポートでは、オフィスの広さに関して同じ調査を一般職員にも実施しています。その結果は、現状の広さが「必要」「やや必要」が37.1%、「現状のまま」が32.7%、「あまり必要ない」「まったく必要ない」が30.2%と、経営者・管理職と対照的な結果となりました。

社員にとって、オフィスを縮小して分散型に変える最大の不安要素は、やはりコミュニケーションの低下です。在宅勤務によるコミュニケーションの低下を訴える意見が59.1%、あるいはチームのコミュニケーションの低下を問題視する意見が50.8%と、半数以上のネガティブな意見が挙がっています。テレワークが進み、社員としてはメリットを感じながらも、コミュニケーションが不足しているという思いは拭えません。一方で経営陣としては、オフィスの遊休スペースが増えている現状を何とかしなければと感じているようです。

あえて本社機能を集約している企業もあります。みずほフィナンシャルグループでは、2020年11月から一部機能を2拠点に集約しました。その狙いは、グループ各社の連携強化により、一体感とスピード感をもってビジネスを推進していく体制を強化しようというものです。また、業務内容に合わせて自由に業務を行う場所を選べる「ロケーションフリーオフィス」の設置と併せて、リモートワークをよりいっそう推進し、リモートワークとリアルなオフィスワークのベストミックスを社員自身がチョイスできるようにしました。

このように、社内体制の強化とスピードアップを図ろうという目的で、オフィスを集約する企業もあります。ただ、それでもオフィスに一点集中するのではなく、働き方の多様性を担保した上でのオフィス拡大となっています。

オフィス移転で分かったホンネをリポート

会社の数だけ、オフィス移転の悩みや思いがあります。そこで、オフィス移転の体験者に、実際に「オフィスを移転して良かった、悪かった」という意見についてのアンケートを取りました(12社、複数回答可能)。また、それぞれの評価に対する理由も聞いてみました。移転の結果、どのような善しあしがあったのかを知り、一例として参考にしてみるのはいかがでしょうか。

サービスオフィスの種類によるコスト削減の違い

とても良かった 10票 初期投資が抑えられた(未回答、2人、1カ月)
ヘルシーフードサービスなどがあり社員の出社意欲が高まった(製造、30人、3カ月)
セキュリティが整っていたため仕事以外の負担が減った(メディア、9人、2カ月)
人数に適した広さになり整理整頓もできた(旅行・輸入、7人、7カ月)
電気ガス水道などの手続きや掃除の手間が省けて支払いが一本化できた(情報・通信、3人、10カ月)
環境や社員モチベーション向上につながる(サービス、10人、1カ月)
良かった 2票 掃除サービスで手間が減った(全て未回答)
オフィス立ち上げに設備が整っていて助かった(未回答、5人、9カ月)
悪かった 2票 入居時の説明と異なることがあり困った(全て未回答)
建物や自室のセキュリティ権限がない(情報・通信、3人、10カ月)
とても良かった
10票
初期投資が抑えられた(未回答、2人、1カ月)
ヘルシーフードサービスなどがあり社員の出社意欲が高まった(製造、30人、3カ月)
セキュリティが整っていたため仕事以外の負担が減った(メディア、9人、2カ月)
人数に適した広さになり整理整頓もできた(旅行・輸入、7人、7カ月)
電気ガス水道などの手続きや掃除の手間が省けて支払いが一本化できた(情報・通信、3人、10カ月)
環境や社員モチベーション向上につながる(サービス、10人、1カ月)
良かった
2票
掃除サービスで手間が減った(全て未回答)
オフィス立ち上げに設備が整っていて助かった(未回答、5人、9カ月)
悪かった
2票
入居時の説明と異なることがあり困った(全て未回答)
建物や自室のセキュリティ権限がない(情報・通信、3人、10カ月)

3 ハイブリッド型の働き方へ導くためのポイント5

オフィスの縮小や効率化を、コストカットや最新テクノロジーの導入だけで推進しようとしても課題の解決にはつながりません。生産性を向上させるだけでなく、社員のエンゲージメントを高め、よりレジリエントな会社へと成長していくにはどうすればよいか、オフィスとリモートを活用しクリアするための5つのポイントを考えてみました。

ポイント 1 ビジョンの見える化

まず大切なことは、経営者と社員とが同じビジョンを共有しているか、という点です。オフィス環境を考えるとき、現在の課題は何か、未来に向かって何をすべきかが明確で、それに対して経営者・社員の両者が協力して取り組んでいくことが、事業の最適化にとって大切なことです。

そのためには、ビジョンの見える化・透明化が重要でしょう。単なる上意下達の一方的な指示ではなく、社内での双方向の対話を活発にしてビジョンの浸透を図り、共通のゴールに向かって進むことが課題解決には欠かせません。

ポイント 2 テレワークの導入

リモートワークでの在宅勤務の評価図表

テレワークでのパフォーマンスに関しては、経営・管理職および一般社員両者ともに約60%が高いと評価しています

緊急事態宣言が発せられ、手探り状態で始まった感のあるテレワーク。当初は従来のオフィスワークと比較してどこまでパフォーマンスが上がるかなど、懐疑的な見方もかなりありました。しかし調査結果では、経営者・管理職の60.8%、一般社員の55.2%が、よくできていると高く評価をしています。

さまざまなメリットの中でも、際立って評価が高いのが、通勤時間の減少により家族と過ごしたり余暇に使えたりする時間が増えたということ。宣言以前と比べて、解除後は経営者・管理職で25.0ポイント、一般社員で26.1ポイント急上昇しています。働き方の多様化によってもたらすことのできる、大きな効果です。

従業員、企業側のメリット・デメリットについてはこちらで詳しく説明しています。 テレワークを導入すべき?従業員、企業側のメリット・デメリットを解説

ポイント 3 セキュリティシステムの導入

リモートワーク導入におけるITインフラとセキュリティの問題の図表

テレワークのスムーズな導入に欠かせないのは、ITインフラの整備とセキュリティ。それらの確保が、大きなウェートを占めています

テレワークがスムーズに導入されるためには、いくつかの条件があります。そのうち最も重要なものが、会社でのITインフラの整備です。テレワーク導入がうまくいった会社では、経営者・管理職の70.1%が「インフラが整っていた」と答えたのに対し、うまくいかなかった会社の60.7%が「整備が不十分だった」としています。日頃からの通信環境の整備が、テレワーク推進の絶対条件であるといえましょう。

これに関連して、やはりセキュリティの面を不安視する声も多数ありました。うまくいかなかった会社の45. 5%もの一般職員が、セキュリティ上できない業務が多かったと回答。セキュアな環境の構築が、安心してテレワークに踏み切るためには必要です。

ポイント 4 コミュニケーションの方法

緊急事態宣言を機に在宅勤務でデメリットに感じたことの図表

緊急事態宣言発令前と解除後では、周囲に声掛けしにくくなったという人が17.5ポイントも急上昇

テレワーク最大の課題は、やはりコミュニケーションでしょう。ある調査によると、リモートで働くビジネスパーソンの約2割が、自分は孤独だと考えています。その反対に、良いコラボレーションとコミュニケーションの機会に恵まれた職場では、生産性が20%から25%も上昇するという数字も出ています。

今回の新型コロナウイルスの感染拡大に伴う緊急事態宣言前後の在宅ワークの実態を調べたヒューマンファースト研究所の調査では、オフィス分散を志向する社員でも、宣言解除後に62.6%もの人が、在宅勤務では周囲に気軽に声掛けがしにくいと回答。その数字は、宣言発令前から実に17.5ポイントも急上昇していました。

テレワークを導入するとき、単純にオフィスと在宅勤務の二択だけでは、コミュニケーションに関する不安や不満が大きなハードルとなるでしょう。また、他のチームメンバーや異業種の人々と交流する機会が減ることも、仕事のクリエイティビティの面で問題が出そうです。

ポイント 5 ウェルビーイングの検証

緊急事態宣言を機に、一般職員が適切な評価を気にするようになったことを示す図表

上司から適切な評価が受けられるのか、半数以上の人が不安を抱き、緊急事態宣言以前は42%、以後が53%と、11ポイント上昇しました

通信インフラの整備とともに、テレワーク導入の最大のハードルとされるのが労務管理の問題です。従来型のマネジメント方式と比べて、直接顔を合わせないテレワークでは、部下の業務内容や進捗状況を把握できないという点が指摘されています。

同時に、多くの社員からも不安の声が上がっています。オフィス分散型志向の社員の半数以上が、上司から適切な評価を受けられるのかを心配しているという数字が出ています。

その中で今、「ウェルビーイング(well-being)」な働き方が注目を浴びています。労働環境においては、社員のモチベーションやエンゲージメントが向上している状態を表す言葉とされています。
昨今では欧米を中心に、このウェルビーイングの発想を取り入れたオフィスが主流になりつつあります。アメリカのIT企業で働くビジネスパーソンの93%が、ウェルネスを重視したオフィス環境では長く働き続けたいと答えています。

自分への評価、仲間とのコミュニケーション、自分でワークスタイルを選択できる働き方、労使双方が同じゴール・目標へと向かって進んでいけるワンチームの会社、これらの課題に取り組むにあたって、オフィスが果たす役割はこれまで以上に大きくなるのです。

4 目指すべき未来のオフィスとは

2015年に国連が「SDGs(=Sustainable Development Goals:持続可能な開発目標)」を提唱して以来、わが国においても環境へ配慮したライフスタイル、具体的には地球温暖化の原因となる二酸化炭素の排出量削減への取り組みが求められるようになりました。それはオフィスにおいても同じこと。自然に優しい建物や都市の建設がデフォルトになりつつあります。その最新の事例をご紹介しましょう。

地球環境に寄り添う「ZEB」

オフィスビルにおけるZEB(ネット・ゼロ・エネルギー・ビル)の図

年間で消費する建築物のエネルギー量の削減、およびエネルギーの創出を行い、光熱費の削減や不動産価値の向上などを目指します

2017年4月より、延べ面積2000平方メートル以上の新築の非住宅建築物は、省エネルギー基準への適合が義務付けられました。その中で、「快適な室内環境を実現しながら、消費するエネルギーをゼロにすることを目指す」建物である「ZEB(=Net Zero Energy Building)」にスポットが当てられています。

ZEBは、建物内でのエネルギー消費量を最大限に減らすとともに、太陽光発電などでエネルギーを作り出し、エネルギー収支のプラスマイナスゼロを目指した建物です。世界的にもZEB産業は急速に市場が拡大しています。

経済産業省では、補助金の支給のほか、ZEBに先進的に取り組んでいる事業者を「ZEBリーディングオーナー」に登録する認証制度もスタート。東京都千代田区をはじめ、各地の地方自治体でもZEB仕様の施設の建設が進められています。

地域・都市に新しい価値を生み出す「スマートシティ」

スマートシティの5つの課題の図

国土交通省が掲げる、スマートシティで具体的にマネジメントされる「交通(Mobility)」「自然との共生(Nature)」「省エネルギー(Energy)」「安全安心(Safety & Security)」「資源循環(Recycle)」の5つの課題です

スマートシティとは、国土交通省の定義によると「都市の抱える諸課題に対して、ICT等の新技術を活用しつつ、マネジメント(計画、整備、管理・運営等)が行われ、全体最適化が図られる持続可能な都市または地区」のこと。都市が抱えるさまざまな問題を、最先端のテクノロジーを利用して解決していこうとする課題解決型の未来志向都市です。2010年頃から世界中で建設が始まり、日本でも実証実験が各地で行われています。

スマートシティで特に重視されるのが、AIやICTなどの先端テクノロジーの活用と、自然との共生と省エネルギー。そこから新たな価値や雇用を生み出そうとしています。一方、国においても「国家戦略特別区域法の一部を改正する法律(通称・スーパーシティ法)」を施行し、スーパーシティに選定された自治体へは規制緩和や税制優遇などサポートを行っています。

このように今、スマートシティは官民一体となって取り組みが進められているのです。

●主な事例
名称:トヨタ「Woven City(ウーブン・シティ)」
事例概要:あらゆるヒト、モノ、コトがつながる「コネクティッド・シティ」。暮らしに自動運転、AIを実用化。2025年までに入居が始まる予定

名称:横浜市「横浜スマートシティプロジェクト(YSCP)」
事例概要:市と民間各社が連携してCO2排出量の29%削減や省エネ率17%を達成

名称:三井不動産株式会社「柏の葉スマートシティ」
事例概要:「スマートグリッド(次世代送電網)」を運用して約26%の電力ピークカットを実現。再生可能エネルギー、未利用エネルギーの積極的な活用などでCO2削減を図る

名称:熊本県荒尾市「荒尾ウェルビーイングスマートシティ」
事例概要:エネルギーの地産地消、テクノロジーを使った健康管理、AIオンデマンド相乗りタクシーなど、住民がウェルビーイングを享受できる快適未来都市

スマートシティ官民連携プラットフォーム
https://www.mlit.go.jp/scpf/

5 用語の振り返り

では、今回キーワードとなった用語などを簡単に解説しましょう。経営者なら知っておくべき、ビジネス上でよく使われる言葉です。

エンゲージメント:従業員が会社に対してポジティブに向き合い、組織と一緒になって成長していこうと積極的に取り組む関係性
レジリエンス:元々は「回復」や「弾力」を意味する心理学用語で、経営や社会的には災害などの困難をしなやかに克服することに使われる
ZEB(=Net Zero Energy Building):建物内でのエネルギー消費量をゼロにするとともに、太陽光発電などでエネルギーを作り出し、エネルギー収支のプラスマイナスゼロを目指すビル
スマートシティ:AI、ICTなどの活用で都市の諸問題の解決を目指すとともに、環境に配慮した未来志向型の都市

6 まとめ

ニューノーマルな時代のオフィスの形とは、何でしょうか。社員一人一人が最高のパフォーマンスを発揮して生産性が向上し、コスト削減が実現するなど、目指すものや解決すべき課題はさまざまです。ただ、効率のみを重視してオフィスの縮小やテレワークの導入を実施しても、思ったほどの効果は期待できないでしょう。

今、本当に求められているのは、チームと個人の両方をサポートできるウェルビーイングな環境、「ヒューマンファースト」で安心・快適なワークプレイスです。サービスオフィスH¹Oでは、さまざまなニーズに合わせて自分らしく働けるオフィスを提供しています。

H¹O(サービスオフィス) と通常オフィスとの違いについてはこちらで詳しく説明しています。
H¹O(サービスオフィス) と通常オフィスとの違い

働き方改革の推進が求められる中、人々の仕事や会社に対する意識も変化しつつあります。それに対して、会社はいかに社員に寄り添い、目標を共有し、それに向かって進むことができるのか。新しいオフィスに求められるのは、人と自然に優しい場所ではないでしょうか。