2019年4月から順次施行が始まった「働き方改革」。個々の事情に応じて、働く人々が多様な働き方を選択できる社会を目指す中で注目されているのが「テレワーク」という就業形態です。

昨今では新型コロナウイルスの影響もあり、一気にたくさんの企業が「テレワーク」を取り入れました。

テレワークは、私たちにどのような働き方を提案してくれるのか。 従業員側、企業側それぞれにもたらすメリット・デメリットなどについて詳しく解説します。


INDEX
・テレワーク、リモートワーク、在宅勤務の違いとは?
・テレワークの従業員側のメリット
・テレワークの従業員側のデメリット
・テレワークの企業側のメリット
・テレワークの企業側のデメリット
・テレワークに欠かせないWeb会議のマナー
・まとめ

テレワーク、リモートワーク、在宅勤務の違いとは?

テレワーク(telework)は、「離れた場所」を意味するテレ(tele)と「働く」を意味するワーク(work)を組み合わせた造語です。インターネットなどの情報通信技術(ICT)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を指します。

ほぼ同義で「リモートワーク」という言葉がありますが、こちらはオフィス以外の遠隔地(リモート)で仕事をすることをいいます。二つの言葉に明確な使い分けはありませんが、テレワークの場合は、以下のような働く場所によって呼び方を変えた働き方の総称も兼ねています。

厚生労働省が実施している「働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)」は、テレワークの導入に取り組む中小企業事業主に対して、実施に要した費用の一部を助成しています。ただし支給対象となる事業主には条件があるため、厚生労働省のホームページなどで詳細を確認してください。

テレワークの従業員側のメリット

従業員がテレワークを利用するメリットはどのようなものでしょうか。代表的なものを4つご紹介します。

通勤時間がなくなる

車ならば渋滞にはまり、バス・電車ならば満員の車内で押しつぶされ……。そんな毎日の通勤に心身ともに疲れてしまう人も多いはず。オフィスから遠隔地に住んでいる人は、通勤に何時間も費やさなければいけません。しかし、テレワークなら出勤する必要がなくなるため、ストレスを緩和できます。さらに通勤時間を仕事やプライベートの時間に充てることができるのもメリットになります。

子育てや介護と両立がしやすい

育児や介護を理由にフルタイムで働くことが難しい人ほど、テレワークがおすすめです。 子育て中の人であれば、朝は保育園や幼稚園の準備に集中でき、見送った後すぐに仕事に取り掛かることができます。企業によってはテレワーク中、決められた業務内容をこなし、 成果物を納めれば、その過程や勤務時間を不問とする場合もあるので、そういった働き方で あれば子どもの発熱など不測の事態にも有給を使うことなくフレキシブルに対応ができます。

働く場所を選ばない

テレワークは時間と場所の制約がないため、住居がオフィスの場所に左右されなくなります。配偶者やパートナーが地方や海外へ転勤となっても、環境さえ整えることができれば、退職をせずに転居先でも業務を続けることができます。また、スムーズに通信ができれば渡航先でも仕事ができるため、繁忙期を避けて旅行を楽しむことができます。

作業に集中しやすく生産性を向上できる

オフィスでは作業に集中しようとしても、電話対応、会議、相談などで手が止まってしまうことが多々あります。話し声や呼出音、キーボードを叩く音など周囲から聞こえる音に気が散って集中しにくい人もいるかもれません。しかし、テレワークであれば自分の集中しやすい環境を選ぶことができるため、仕事の効率や生産性の向上につながります。

テレワークの従業員側のデメリット

ワークライフバランスを重視する人にとって、テレワークは大きなメリットを感じるかもしれません。では反対に従業員側に生じるデメリットはあるのでしょうか。

自己管理が不可欠

テレワークは人の目を気にせず仕事ができるため自由度が高い分、きちんと自己管理をしなければいけません。仕事に没頭しすぎて長時間労働になったり、休憩時間を長くとりすぎて仕事が終わらなかったり、効率、生産性が悪くなる場合もあります。一日のスケジュールやタスク管理、そしてタイマーを使って仕事と休憩時間のメリハリをつけるなどの工夫をしましょう。

通信に依存する

テレワークでは基本的にパソコン、タブレット、スマートフォンなどの端末を使用し、従業員同士や取引先とのやりとりはチャットやWeb会議などのコミュニケーションツールを通じて行います。そのため、いくら好きな場所で働くことができるとはいえ、電波がないところ、不安定なところでは仕事はできません。またICT端末を必要としない職種、医療福祉関係や交通機関、運送業、小売店、工場など「現場」に依存する職種はそもそもテレワークに適していないため、テレワークが可能な職種は限られてしまいます。

孤独を感じる

人とのふれあう機会が減ると、人は寂しさと孤独を感じます。テレワークでもメールやチャットを介して会話ができますが、業務連絡なのでお互い簡潔に物事を伝えようとします。

するとこれまで話し言葉の端々から伝わっていた熱量を感じなくなったり、なにげない 情報伝達や雑談がなくなったりすることも多く、孤独を感じる人も少なくありません。孤独を慢性的に感じるようになると、仕事へのモチベーションが下がり、生産性にも影響が出ると考えられます。

正当な評価を受けにくい

テレワーク中、業務に励む姿を上司に見せる機会がないため、仕事の結果や成果物でしか 評価を判断できなくなります。過程における努力や成長を把握しづらいため、正当な評価を受けられず、キャリアアップが難しくなるケースもあるようです。

テレワークの企業側のメリット

次に企業側が感じるテレワークのメリットを見ていきます。従業員にとってのメリットと重なる点もあり、雇う側・雇われる側双方にとってメリットがある働き方といえるでしょう。

生産性・効率性の向上

端末と通信環境が整えば、働きやすい時間や隙間時間にどこでも作業ができるため、生産性の向上と作業の効率化が見込めます。外出先でも事務作業が可能になるので、顧客対応に注力でき、営業力の強化や顧客満足度の向上にもつながると考えられます。

コスト削減

テレワークを導入すると、さまざまなコストを削減できると考えられます。まずは出社する従業員が減ることから通勤定期代などの交通費の削減、そしてオフィス縮小によって家賃や管理費の削減が期待できます。個人の執務スペースを設けずに、フリーアドレス制にすることでオフィスを効率的に利用できます。

例えばオフィス縮小に伴ってH¹Oのようなサービス付小規模オフィスに移転することもコスト効率化を考える上で選択肢の一つとなるでしょう。

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またテレワークでは社内資料へのアクセスも課題に挙げられます。業務に必要な書類関係をすべて電子ファイル化しクラウドに保存すれば、書類の保管スペースの縮小、印刷コストの削減を叶えることができます。

多様な人材の採用が可能になる

テレワークは、距離、労働時間、勤務地、スケジュールなどといった働き方の制約が減少するため、多様な人材を採用できる可能性が生まれます。

これまで育児や介護を理由に仕事を諦めていた人に対してはテレワークと時短勤務の併用を提案できます。また、就労意欲がありながらもさまざまな事情を抱えた人、障がいなどで通勤が困難な人や高齢者などには、テレワークによって就業機会を提供できます。多様な人材の確保により、彼らがもつスキル、ノウハウを戦力にでき、かつ企業の社会的責任を果たすことができます。

事業継続性の確保

東日本大震災以降、被災時における「事業継続性の確保」が企業の課題に挙がりました。 テレワークを導入しておくと、被災で通勤できなくとも在宅勤務やテレワークによって事業を継続でき、社員同士でも迅速な情報伝達と共有が可能となるため、被災後の損害を抑えることができます。感染症が流行した際にも人との接触を防ぎ、社内外での拡大を抑えることができます。

しかし非常事態にいきなりテレワークを活用することはできません。いざというときにスムーズに移行できるように、ICT環境を構築し、平常時からテレワークを運用して慣れておくことが大切です。

テレワークの企業側のデメリット

テレワークを導入するうえで、企業側が注意しなければいけない問題点はあるのでしょうか。代表的な4つのデメリットは、いずれも従業員の働く姿が見えないことと関係しています。

セキュリティリスクが高まる

カフェや図書館など公共の場所で仕事をするモバイルワークは、離席した際に画面の盗み見や端末自体の盗難などによって、情報漏洩のリスクが高まります。そのため、テレワークが推奨される一方で、社用パソコンの外部への持ち出しを危険視する声もあります。こうした対策にはセキュリティ対策ツールの導入のほか、研修による従業員の意識向上、ルールの設定が必須です。

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従業員のマネジメントが難しくなる

従業員にとってテレワークで仕事を行う際、上司の目が届かない点はメリットにもなりえますが、企業側としてはデメリットといえます。従業員の労働実態を把握しにくい分、従来のマネジメントとは性質が異なるため、勤怠管理、業務構築、目標・評価基準の再設定など、テレワークする従業員に対するサポート体制を提供しなければいけません。特に評価においては基準を明確にすることで、従業員のモチベーションの維持に努めましょう。

チームワークを感じなくなる

それぞれ別の場所で働いていると、従業員同士の直接的なコミュニケーションが減少します。するとオフィスで日常的に行われていた雑談や相談がメールや電話を介さなければいけなくなるため、情報共有が円滑に進まず、業務効率が落ちてしまいます。

コミュニケーション不足は、互いの人間関係を築く機会を減らすため、組織やチームとしての一体感を共有しにくくなります。これを防ぐためにも企業側は、従業員同士が簡単に連絡を取り合えるコミュニケーションツールを導入しましょう。特に雑談ができるチャットツールや社内SNSなどを活用して、業務連絡以外のコミュニケーションの活性化を図りましょう。

従業員間で不公平感が出る

職種によってはテレワークとの相性の良し悪しがあるため、一部の従業員に限定して導入をすると、従業員の間に不公平感が生じることもあります。またテレワークの「通勤しなくてよい」「好きな時間、場所で働くことができる」といった部分を、“楽をしている”と捉えられると、テレワークが出来ない従業員が不満を覚えることも考えられます。

テレワークに欠かせないWeb会議のマナー

テレワークの普及に伴い、各社がWeb会議を導入するようになりましたが、対面する会議とは気を付けるべき点が異なるようです。Web会議ならではの基本的なマナーと、円滑に進めるコツをご紹介します。


・事前に資料・議題を共有しておく

通常の会議と同様に、何を目的とした会議かを事前に明確にします。また資料を事前共有する場合、会議までに読んでおく資料なのか、会議中に使用するものか、もしくは両方か、用途を伝えておくとよいでしょう。


・騒音に注意する

パソコン内蔵のマイクは音を広く拾うため、周囲の音は会議相手にも伝わります。また騒音があると相手の発言を聞き取れないため、なるべく静かな場所で会議に参加し、在宅で同居人がいる場合はWeb会議があることを伝えておきましょう。


・イヤフォンマイクで参加する

会議の内容を外に漏らさず、自分の声をクリアに相手に届けるために、イヤフォンマイクを使用しましょう。Bluetoothは接続不良や、パソコンのスピーカーは聞き取りにくくなる可能性があるので、有線のものが望ましいです。


・発言時以外はミュートにする

キーボードの叩く音や周囲の音などが会議相手に届かないように、発言するとき以外は自分のマイクをオフにしミュート状態にするのがマナーです。


・発言は一人ずつ

Web会議だと話し出しそうな雰囲気を感じ取れないため、複数人数が発言してしまう場合もあります。他の人の発言にかぶらないように、発言する際は周りに配慮したり、一言入れてから話すのがよいでしょう。


・聞き手は大きくリアクションをする

対面とは違って、Web会議は空気感や熱量が伝わりにくいものです。真面目に話を聞いても、画面越しにはボーッっとしているように見えることもあります。そのため、聞き手は大きく頷いたり、拍手をしたり、オーバーなくらいリアクションをして相手に聞いていることを伝えましょう。

まとめ

テレワークはすべての職種に導入できる働き方ではありません。あくまで多様な働き方のひとつであり、選択肢のひとつです。導入に向けてのシステム構築や社内ルール改訂などの課題はありますが、従業員だけでなく、企業側にも与えるメリットは大きいと考えられます。コロナ禍で一時的にテレワークを導入した企業は、業種によってはサテライトオフィスを導入するなど、環境を整えて今後も継続をするとよいかもしれません。

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